日常事務(wù)管理郵件事務(wù)值班事務(wù)概述-全文預(yù)覽
【正文】 郵件和書報(bào)雜志。 有時須用簡明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。它主要包括以下內(nèi)容： 列出值班時限和具體值班時間。作為單位窗口的辦公室，通常要負(fù)責(zé)組織安排或參與值班工作。 （ 3）慶祝公司成立 20周年的晚會即將舉行，今天，你要通過電子郵件發(fā)給各大與公司有合作關(guān)系的個人和公司一封邀請信，請演示。 26 發(fā)送電子郵件注意事項(xiàng) 認(rèn)真填寫收信人地址，仔細(xì)檢查； 主題詞信息要一目了然； 注意電子郵件的保密； 信文簡潔，注意禮儀。 領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，秘書仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時請示匯報(bào)，處理過的各種來信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后，請他逐一閱讀處理。 可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國內(nèi)、國外）、明信片、印刷品、掛號信、包裹、特快專遞。 ? 如果附件比郵件大，比如說小冊子、說明書等其他印刷材料或其他物品，則不能使用一般的商業(yè)信封，而應(yīng)使用較大的信封。 14 郵件傳閱單 順序 傳閱人 簽名 簡單意見 日期 15 小貼士 ? 可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行性備忘錄，用藍(lán)色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函。 在收文登記簿上，對重要的郵件進(jìn)行登記，內(nèi)容包括收到日期、郵件主題、收閱人或部門、處理辦法等。 （ 3）核對郵件上標(biāo)明的附件，如有缺失，應(yīng)在郵件上標(biāo)明。 沿上端開啟信封，不要破壞郵票、郵戳和信封上的文字。 請指出鄧小姐拆信過程中的不當(dāng)之處。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。 小王處理郵件的做法是否正確？ 4 ● 了解郵件的收取 ●掌握正確處理郵件的方法和技巧 ● 能夠分發(fā)郵件，并會發(fā)送和接收電子郵件 辦公室接收郵 件后處理的基 本程序 郵件的簽收 郵件的分揀 郵件的拆封、登記 郵件的分辦 （一）簽收郵件 6 簽收 認(rèn)真清點(diǎn)所收文件的件數(shù)，檢查實(shí)收件數(shù)與投遞清 單上的件數(shù)是否相符。正好銷售科 的小李走過辦公室，小王說： “ 小李，把這封信交給 你們科長 ” ，小李把信帶走了。項(xiàng)目 4 日常事務(wù)管理（ 2） 郵件事務(wù)、值班事務(wù) 冼嘉欣 一、郵件事務(wù) 某年 3月 5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這 次的期限是從 3月 5日至 3月 12日，預(yù)定 12日上午回來。其中有一封寄自河南分公司的 信，總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。心 想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打 電話讓研發(fā)中心的人取走了。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。 要使用開封刀或者用自動拆封機(jī)，切勿用手撕，并仔細(xì)檢查里面的物件是否全部取出。 （ 2）如無意拆了不該拆的郵件，應(yīng)標(biāo)明 “ 誤拆 ” 后封好。 10 登記 最好為郵件建立一個登記簿，建立登記簿進(jìn)行登記的目的有兩個：可以作為查詢依據(jù)；可以作為回復(fù)郵件的提示條。 (4)如果一份郵件需要呈送多個領(lǐng)導(dǎo)傳閱，可在呈送時附上郵件轉(zhuǎn)送單和郵件傳閱單。 ? 假設(shè)你是小張，說說你會怎么做？ 辦公室寄發(fā)郵件的 基本程序 郵件的查對 郵件的登記 郵件的封裝 選擇寄發(fā)方式 （二）寄發(fā)郵件 18 查對 名址 標(biāo)記 保密件、親啟、急件 簽名 領(lǐng)導(dǎo)簽名 附件 19 正確填寫信封 查對附件的注意事項(xiàng) ? 可以用醒目的標(biāo)記標(biāo)在郵件的附件說明，提
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