【正文】 時(shí) 間 管 理 的 具 體 方 法 （一） 此事花多少時(shí)間 ?取決于該項(xiàng)工作的重要性 該項(xiàng)工作何時(shí)完工 ?取決于該項(xiàng)工作急迫性 管理今天的時(shí)間 ?運(yùn)用第四代時(shí)間管理， 4象限管理法 管理明天的時(shí)間 ?運(yùn)用第二象限大石頭管理法 總結(jié)昨天的時(shí)間 ?總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，改進(jìn)措施 運(yùn)用時(shí)間管理表記錄你的時(shí)間 計(jì)算你的時(shí)間 平衡你的時(shí)間 分配你的時(shí)間 時(shí) 間 管 理 的 具 體 方 法（二） 集中時(shí)間，解決第二象限的重要事項(xiàng) 善于運(yùn)用零星時(shí)間，增加時(shí)間利用效率 系統(tǒng)管理你的時(shí)間，善于用好別人的時(shí)間 以人為本使用時(shí)間，主管在“人的管理”上要舍得花時(shí) 間 充分運(yùn)用現(xiàn)代管理工具，例如電腦、信息管理系統(tǒng)提高 時(shí)間利用效率 組 織 好 部 屬 工作 關(guān)鍵 具體 工作 行動(dòng) 目標(biāo) 年終 ?獎(jiǎng)勵(lì)系統(tǒng) 職責(zé) ?結(jié)果 ?標(biāo)準(zhǔn) ?目標(biāo) ?計(jì)劃 ?控制 ?評(píng)估 ?發(fā)展系統(tǒng) ? ? ? ? ? ? 職務(wù) 主要 目標(biāo) SMART 目標(biāo) HRM ? 分析 目標(biāo) 標(biāo)準(zhǔn) 要求 任務(wù)書(shū) 考評(píng)系統(tǒng) ? ? ? 職務(wù) ?時(shí)間管理 ?績(jī)效管理 ?考評(píng)目標(biāo) 說(shuō)明 ?分主次 ?績(jī)效伙伴 ?考評(píng)項(xiàng)目 ?抓緩急 ?在職輔導(dǎo) ?考評(píng)技術(shù) ? ?考評(píng)程序 援權(quán) 人的管理 團(tuán)隊(duì)管理 目 標(biāo) 管 理 目標(biāo)管理是根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃，組織目標(biāo)運(yùn)用系統(tǒng)化的管理方式，把各項(xiàng)管理事務(wù)展開(kāi)為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動(dòng)，激勵(lì)員工，共同參予，以實(shí)現(xiàn)組織和個(gè)人目標(biāo)，努力工作的過(guò)程 。 怎樣處理并減少工作中的“救火”現(xiàn)象（二） 方法三 對(duì)已出現(xiàn)的“救火”問(wèn)題 ?及時(shí)處理，不要拖延 ?及時(shí)總結(jié)，將倒外問(wèn)題轉(zhuǎn)入例內(nèi)管理 案 例 分 析 第六步 系統(tǒng)思維 面對(duì)變化的環(huán)境 ?應(yīng)變能力要強(qiáng) ?突出第二象限管理法牢牢抓住關(guān)系企業(yè)持續(xù)發(fā)展 ,價(jià)值創(chuàng)造的大事 ,上下左右系統(tǒng)思維 ?步調(diào)一致 上 中 下 時(shí)間管理理論使用范圍 第一代時(shí)間管理 : 備忘錄 ,適用于小作坊 ,小店管理 ,對(duì)突發(fā)事件 無(wú)助 第二代時(shí)間管理 : 計(jì)劃效率手冊(cè) ,但與工作價(jià)值脫節(jié) 第三代時(shí)間管理：當(dāng)公司進(jìn)一步擴(kuò)大，管理范圍擴(kuò)大時(shí)， 價(jià) 值觀的問(wèn)題 ,步調(diào)一致的問(wèn)題突出了 ,所以 ,必 須抓授權(quán)、抓規(guī)劃。少花時(shí)間 。 重要 重要，不急 重要，緊急 緊急 不重要，不急 不重要，急 四象限工作性質(zhì)分析 急 迫 不 急 迫 重 要 I ? ? 緊急狀況 迫切的問(wèn)題 限期完成的會(huì)議或工作 II ? ? 準(zhǔn)備工作計(jì)劃 ? ? 預(yù)防措施 ? ? 價(jià)值觀的澄清 ? ? 人際關(guān)系的建立 ? ? 增強(qiáng)自己的能力 不 重 要 III ? ? 造成干擾的事、電話 ? ? 信件、報(bào)告 ? ? 會(huì)議 ? ? 許多迫在眉睫的的急事 ? ? 符合別人期望的事 IV ? ? 忙碌瑣碎的事 ? ? 廣告函件 ? ? 電話 ? ? 浪費(fèi)時(shí)間 ? ? 逃避性活動(dòng) 案例分析 第三步 對(duì)王的工作定位，并分析其工作現(xiàn)狀 重要 ?共進(jìn)午餐，討論促銷(xiāo)會(huì)策略 與華金公司討論定價(jià) 3H ?商討索賠案處理 1H 中實(shí)公司的合作意向書(shū) 2H 天際公司的貨未到問(wèn)題 ? 上級(jí)要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)表 2H 周五業(yè)務(wù)會(huì)提前 1H 不急 急 ?閱讀內(nèi)部刊物 1H 人事部明天要上報(bào)新員工試工期表現(xiàn) ?打電話給 12客戶(hù) 30分鐘 結(jié)果報(bào)告 ?聆聽(tīng)電話留言 10分鐘 ?完成文件歸檔 1H 不重要 案 例 分 析 第四步 問(wèn)題與措施 第一象限 : 抓緊做 。 特點(diǎn)：明確價(jià)值觀，制定中、長(zhǎng)、短期目標(biāo)，將每天的活動(dòng)排出 優(yōu)先順序，有詳盡的計(jì)劃表、組織表。 主管了解部屬的工作風(fēng)格，便于工作安排，把合適的人 放到合適崗位。 主管的四種工作風(fēng)格 工作風(fēng)格想象設(shè)計(jì)者E人際關(guān)系者A辦事系統(tǒng)者S激勵(lì)行動(dòng)者G優(yōu)點(diǎn) 新穎的、富有想象力的，有創(chuàng)造性的，善于探索，規(guī)劃，能縱觀全局。 3. 善做具體業(yè)務(wù)工作 —— 做管理、領(lǐng)導(dǎo)工 作 ,反之花較少的時(shí)間做具體業(yè)務(wù)工作。 主管工作現(xiàn)狀調(diào)查 ?喜歡抓業(yè)務(wù)工作 ?責(zé)任心強(qiáng)，習(xí)慣依靠個(gè)人努力去完成任務(wù) ?事無(wú)巨細(xì)，不善于授權(quán) ?雖有工作目標(biāo)，但缺乏目標(biāo)控制 ?不善于、不習(xí)慣做計(jì)劃 ?救火現(xiàn)象普遍 ?未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的管理技能培訓(xùn) ?不善于建立有效的工作網(wǎng)絡(luò)、工作團(tuán)隊(duì) ?認(rèn)為對(duì)人的管理是人事部門(mén)的事 ?不善于招聘、選拔、培訓(xùn)、發(fā)展激勵(lì)等人力資源管理工作 工 作 風(fēng) 格 測(cè) 定 總分 平均分?jǐn)?shù)面世對(duì)象 人數(shù)情境E A S G E A S G正常9 8 5 9 7 7 9 4 4 8 3 8 1 8 . 9 1 8 . 8 1 8 . 2 1 6 . 1管理人員 52有壓力9 7 4 8 1 0 1 1 4 4 8 1 6 1 8 . 7 1 5 . 6 2 2 . 1 1 5 . 7正常5 2 5 5 1 4 5 5 5 4 9 4 1 8 . 2 7 .7 1 9 . 1 17縣經(jīng)委主任29有壓力5 7 2 12 6 1 8 4 8 6 1 9 . 7 1 4 . 2 2 1 . 3 1 6 . 8正常5 1 4 4 8 8 4 8 2 4 6 0 19 1 8 . 1 1 7 . 9 17企業(yè)廠長(zhǎng)、經(jīng)理27有壓力4 9 4 4 0 2 6 2 1 4 2 7 1 8 . 3 1 4 . 9 23 1 5 . 8正常5 5 2 5 9 1 5 4 0 4 7 7 1 8 . 4 1 9 . 7 18 1 5 . 8各方面的干部30有壓力5 2 8 4 4 1 7 1 7 4 7 4 1 7 . 6 1 4 . 7 2 3 . 9 1 6 . 4正常2 5 7 6 2 5 7 0 2 5 2 1 2 2 6 9 1 8 . 7 1 8 . 6 1 8 . 3 1 6 . 4總計(jì) 138有壓力2 5 6 8 2 0 6 5 3 1 0 0 2 2 0 3 1 8 . 6 15 2 2 . 4 16 管理者的角色轉(zhuǎn)換 1. 專(zhuān)才 —— 通才 2. 依靠努力 —— 依靠團(tuán)隊(duì)建立工作網(wǎng)絡(luò)， 利用他人的手去實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。正常環(huán)境的工作行為與壓力環(huán)境下的工作行為是 不同的。 創(chuàng)造和諧的工作氣氛，同事間揚(yáng)長(zhǎng)避短，團(tuán)隊(duì)協(xié)作。 ?第三代時(shí)間管理 —— 規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，、操之在我。 第二步 根據(jù)各項(xiàng)工作的完工期限，遠(yuǎn)近分為 4為急迫的； 3為不急迫的。為明天準(zhǔn)備 第三象限 : 不花時(shí)間 。 15項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間的主要因素 控制 電話打擾 不速之客、順便來(lái)訪 信息資料不全 缺乏自我約束 不善于拒絕 計(jì)劃 試圖完成過(guò)多的工作或不切實(shí)際的時(shí)間預(yù)算 “消防救火”式或“危機(jī)型”管理 沒(méi)有目標(biāo)、優(yōu)先次序、每日計(jì)劃 擱置為完成的任務(wù) 信息傳遞 頻繁的會(huì)議 信息不足、或不清、或過(guò)多 決策 優(yōu)柔寡斷或拖延 組織 混淆職責(zé)與職權(quán) 辦公桌雜亂無(wú)章 指揮 無(wú)效的授權(quán) 人力 0 怎樣處理并減少工作中的“救火”現(xiàn)象（一） 方法一 科學(xué)全面做計(jì)劃 ?將易出現(xiàn)的問(wèn)題在計(jì)劃階段做出預(yù)見(jiàn)，分析原因，制定對(duì)策 ?嚴(yán)格信息管理，盡量采取預(yù)防措施，防患于未然 方法二 嚴(yán)格計(jì)劃控制過(guò)程 ?明確計(jì)劃控制電（尤其是關(guān)鍵控制點(diǎn)）設(shè)立控制檢查人 ?檢查計(jì)劃進(jìn)展情況，健全各類(lèi)檢查信息反饋表 ?預(yù)測(cè)可能發(fā)生的問(wèn)題，做好必要的應(yīng)急計(jì)劃。