【正文】 我們正式用戶的唯一標(biāo)識(shí)。當(dāng)產(chǎn)品碼發(fā)生變化的時(shí)候，您就需要安裝加密鎖，加密鎖成功安裝后，產(chǎn)品碼就會(huì)回復(fù)原來的產(chǎn)品碼（實(shí)際上就是加密鎖設(shè)置保存的產(chǎn)品碼） 。加密鎖丟失是不能補(bǔ)發(fā)的。? 放入我們的軟件安裝光盤，按提示安裝加密鎖驅(qū)動(dòng)程序。? 計(jì)算機(jī)提示找到新硬件，并按提示操作完成驅(qū)動(dòng)程序的安裝。如果你有其它 USB 設(shè)備（如 USB 鼠標(biāo)、 U 盤等）的話也可以試一下，來判斷 USB 口的好壞。特殊情況：加密鎖使用一段時(shí)間后，發(fā)現(xiàn)加密鎖的燈是綠色的，但是軟件不能啟動(dòng)（出現(xiàn)一個(gè)軟件的 Logo 的圖后軟件沒有任何反應(yīng)就退出了） ，這種情況表明加密鎖并沒有損壞，只是加密鎖里面的信息丟失了（由于突然停電、電壓不穩(wěn)、機(jī)箱漏電等原因） ，你可以致電我們，我們會(huì)指導(dǎo)您修復(fù)加密鎖的數(shù)據(jù)。12 / 126第四章 首次運(yùn)行軟件和創(chuàng)建第一個(gè)帳套在“桌面”或者“開始”程序菜單點(diǎn)擊我們的系統(tǒng)圖標(biāo)，運(yùn)行軟件。我們確認(rèn)你的資料后，會(huì)給你一個(gè)注冊(cè)碼，請(qǐng)輸入注冊(cè)碼并點(diǎn)擊[注冊(cè)] ，就可以成為我們的正式用戶。點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)會(huì)為你創(chuàng)建這個(gè)企業(yè)的帳套。系統(tǒng)完全支持新舊兩種會(huì)計(jì)制度，你可以按你自己的實(shí)際需要選擇不同的會(huì)計(jì)制度。 （請(qǐng)參考操作員管理章節(jié)）提示你一下，在這個(gè)窗口可以備份數(shù)據(jù)，還可以封結(jié)帳套，封結(jié)后只有超級(jí)管理員才能進(jìn)入，以防止操作員誤修改了往年的帳套數(shù)據(jù)。17 / 126第六章 帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃在正式為一個(gè)企業(yè)使用本系統(tǒng)建帳前，請(qǐng)先了解以下原則：1． 如果你并不需要使用本系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)核算功能，而只是使用進(jìn)銷存、出納、工資等其他的模塊，你可以對(duì)以下幾點(diǎn)不必關(guān)注。同時(shí)，如果要核算數(shù)量的話，你需要設(shè)置這些科目的核算數(shù)量屬性，包括一級(jí)、二級(jí)…科目都需要設(shè)置核算數(shù)量屬性（除非你并不考慮要對(duì)貨品的數(shù)量進(jìn)行核算） 。這樣，系統(tǒng)可以支持 10 萬(wàn)個(gè)往來單位都沒有問題，而且非常方便地使得進(jìn)銷存和會(huì)計(jì)核算模塊、往來模塊、出納模塊的鏈接起來共享往來單位資料進(jìn)行使用。18 / 126? “小金柜”也在這個(gè)帳套中進(jìn)行核算是不適合的，你需要另外建立一個(gè)帳套進(jìn)行“小金柜”的核算，如果這個(gè)帳套的數(shù)據(jù)都是內(nèi)部核算數(shù)據(jù)則不在此列。如果會(huì)計(jì)憑證分錄做的細(xì)，出納就可以“偷懶” ，只要從會(huì)計(jì)系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)就可以了。這是不對(duì)的，理由很簡(jiǎn)單：出納人員是不會(huì)知道也不會(huì)管會(huì)計(jì)分錄是怎么做的（對(duì)應(yīng)科目是什么） ，比如，出納付出了 100 元車費(fèi)，出納根本不知道這個(gè)支出應(yīng)該是管理費(fèi)？還是招待費(fèi)？還是…？。請(qǐng)你不要?jiǎng)h除固定資產(chǎn)和累計(jì)折舊這兩個(gè)一級(jí)科目。8． 部門員工、外幣幣別資料和項(xiàng)目資料在整個(gè)系統(tǒng)里面都是共享的資料。? 數(shù)據(jù)錄入更為方便。? 通過設(shè)置，也可以轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的操作模式，以適應(yīng)一些用戶固有的使用習(xí)慣。報(bào)表并不像手工做帳或者其他財(cái)務(wù)軟件那樣從帳上取數(shù)，它是直接從憑證21 / 126動(dòng)態(tài)匯總而得。當(dāng)然，你也可以把軟件設(shè)置為嚴(yán)格管理的模式，在嚴(yán)格的管理模式下，所有的改動(dòng)將變得不再容易（或者不再允許改動(dòng)） ，錯(cuò)誤的輸入將不能直接修改，需要采用沖銷的方式進(jìn)行，或者通過層層授權(quán)的方式進(jìn)行。2. 憑證的輸入和相關(guān)操作我們的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是依賴憑證的，所以輸入好憑證是關(guān)鍵。摘要可以只輸入第一行分錄的摘要，其他行的分錄會(huì)自動(dòng)按照上一行的分錄進(jìn)行自動(dòng)填充（在保存的時(shí)候自動(dòng)檢查并填充） ，所以你無(wú)需每行分錄都輸入相同的摘要，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你補(bǔ)充。我們還設(shè)計(jì)了模板憑證功能，在我們的日常帳務(wù)中，有很多憑證的分錄是相似的，或者，幾乎每個(gè)月都可能會(huì)錄入分錄類似的憑證，如提現(xiàn)金的憑證。憑證模板的功能操作和對(duì)應(yīng)在“新建”按鈕中位置請(qǐng)看下圖。溫馨提示：我們的系統(tǒng)特有一個(gè)叫“習(xí)慣”的設(shè)置功能，請(qǐng)看上圖中的“習(xí)慣：保存后立即新建” ，這個(gè)功能是為了適應(yīng)不同的使用者的使用習(xí)慣?？颇康目偨缑嫒缦拢合到y(tǒng)可以允許你設(shè)置最長(zhǎng)為 10 級(jí)的科目，建議你合理的為你的科目進(jìn)行分類，一般科目在 4 級(jí)以內(nèi)的時(shí)候，操作人員感覺比較便利，太多的級(jí)數(shù)容易讓人產(chǎn)生混亂。4. 數(shù)據(jù)初始化點(diǎn)擊設(shè)置按鈕，進(jìn)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)初始化。年初金額——指該企業(yè)在本年初的該科目金額。 28 / 126輸入后單擊保存。 ? 如果不是從一月份開始使用電腦做帳，比如 6 月份才用電腦處理帳務(wù)，那么：非損益類科目 期初數(shù)=5 月底余額損益類科目 期初數(shù)＝1 到 5 月的累計(jì)數(shù)。這樣可以讓你選做好主科目的帳，明細(xì)科目你可以在以后業(yè)務(wù)理順后再補(bǔ)進(jìn)來。例如：假設(shè)應(yīng)收帳款科目設(shè)置了往來核算屬性，我們就需要為每一個(gè)往來單位的應(yīng)收余額進(jìn)行初始化。? 輔助核算初始化是條件混合，多條件約束的。如果某個(gè)科目確實(shí)是需要多種核算的，你就需要為每一種單一的條件輸入一個(gè)初始化數(shù)據(jù)，還需要為混合條件輸入初始化數(shù)據(jù)。31 / 1267. 輔助核算設(shè)置和輔助核算分錄輸入有些科目我們需要進(jìn)行輔助核算，比如按部門核算或者按項(xiàng)目核算，又或者核算外幣等。設(shè)置好后，以后每個(gè)月你只要點(diǎn)擊一下生成固定資產(chǎn)折舊憑證，系統(tǒng)就會(huì)執(zhí)行折舊操作并生成相應(yīng)的憑證。35 / 1269. 月末結(jié)轉(zhuǎn)系統(tǒng)可以自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益，并且生成相應(yīng)的憑證，你還可以自行定義更多的結(jié)轉(zhuǎn)。如果只是把部分金額“結(jié)轉(zhuǎn)”到某個(gè)科目請(qǐng)不要設(shè)置為自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。 （實(shí)際上是“?本月”或者“? 本期”公式失效，當(dāng)然，你可以把利潤(rùn)表里公式更改為“? 借方 ”或者 “?貸方”來取數(shù)）? 假設(shè)以上的定義的本年利潤(rùn)科目的科目代碼錯(cuò)了，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報(bào)表的本月數(shù)反映也不正確。我們舉一個(gè)例子來說明自動(dòng)憑證的使用和設(shè)置方法：我們假設(shè)有一個(gè)企業(yè)每個(gè)月不管“風(fēng)吹雨打”都會(huì)從銀行提 5000 元現(xiàn)金作為備用金，因此我們每個(gè)月都要做這樣的提備用金業(yè)務(wù)的憑證：37 / 126借 現(xiàn)金 5000貸 銀行存款 5000我們可以設(shè)置它為自動(dòng)憑證，這樣以后每個(gè)月只要點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)就可以自動(dòng)生成這張憑證。例如我把上面的例子擴(kuò)展一下，我們現(xiàn)在這個(gè)企業(yè)只要它的銀行存款大于1000 元，我們都會(huì)提現(xiàn)金，保證銀行存款只有 1000 元錢。a 產(chǎn)品分配制造費(fèi)用=2022*250/1000=500、b 產(chǎn)品分配 =2022*350/1000=700、c 產(chǎn)品分配 =2022*400/1000。以上只是一個(gè)月的數(shù)據(jù)，實(shí)際上每個(gè)月的產(chǎn)品金額和費(fèi)用都不一樣?？芍^一勞永逸。這種情況我們客戶時(shí)有發(fā)生，解決的方法是刪除你做哪幾張的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，讓系統(tǒng)自動(dòng)幫你生成，或者把結(jié)轉(zhuǎn)憑證和其他業(yè)務(wù)憑證分開來，不要做到同一張憑證里。例如：我們定義了結(jié)轉(zhuǎn)損益： 從 5 開頭的科目全部結(jié)轉(zhuǎn)到 3131 本年利潤(rùn)科目。所有符合這種概念的操作，你都可以定義結(jié)轉(zhuǎn)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)處理這種情況。彈出以下窗口：32 / 126選中你要輔助核算的方式，保存設(shè)置就可以了。利用憑證工具箱的功能可以：檢查斷號(hào)，自動(dòng)理順憑證編號(hào)，插入憑證等憑證工具箱還可以刪除整年或者整月的憑證，請(qǐng)你慎用這些功能。這種情況下，你在輔助核算里面就必須有三筆初始化數(shù)據(jù)：1). 應(yīng)收帳款 只是往來 A 公司（核算往來）作為條件的2). 應(yīng)收帳款 只是銷售 I 部（核算部門）作為條件的3). 應(yīng)收帳款 A 公司和銷售 I 部同時(shí)作為條件的如果你只輸入了 3). 中的一條數(shù)據(jù)，你可能發(fā)現(xiàn)當(dāng)你看 A 公司的往來帳簿的時(shí)候，沒有了期初數(shù)（或者看報(bào)表的時(shí)候，該公司或者部門數(shù)據(jù)不對(duì)） ，原因就是往來帳簿是只以 往來單位（A公司）作為條件的，而 3.)則要求往來單位和部門同時(shí)能對(duì)應(yīng)的時(shí)候這條數(shù)據(jù)才有效。比如，我們的應(yīng)收帳款的各個(gè)往來單位的數(shù)據(jù)我們都在輔助核算初始化中輸入了，它們的匯總數(shù)并不會(huì)反應(yīng)到 ，而且也不會(huì)檢查它們的匯總數(shù)是否和 。5. 輔助核算初始化當(dāng)某些科目設(shè)置了輔助核算屬性的時(shí)候，你可以還需要對(duì)這些科目進(jìn)行輔助核算初始化。? 很多企業(yè)還可能碰到一種情況是：一級(jí)科目的數(shù)據(jù)是清晰的，但是某些二級(jí)科目（如應(yīng)收應(yīng)付或者一些費(fèi)用科目）可能一下很難分出來，很難理順。初始化數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“確定” ，系統(tǒng)會(huì)彈出初始化檢查數(shù)據(jù)表，幫助用戶檢查數(shù)據(jù)的正確與否。 年初數(shù)量——指該企業(yè)在本年初的該科目數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時(shí)輸入） 。單擊“銀行存款” ，表示選擇現(xiàn)金科目。當(dāng)你選中一個(gè)科目的時(shí)候，你留意一下科目窗口的底部，會(huì)顯示這個(gè)科目的即時(shí)余額供你參考。你可以按照自己的需要選擇和你習(xí)慣相適應(yīng)的選項(xiàng)。例如：某張憑證我們想暫時(shí)刪掉它，我們可以先把它另存為憑證文件，以后在需要這帳憑證的時(shí)候再導(dǎo)入。憑證模板是一個(gè)文件，保存的時(shí)候你需要輸入一個(gè)合適文件名稱，以便在下次需要使用的時(shí)候容易找到這個(gè)模板。 自動(dòng)調(diào)平功能也可以在借方(或者貸方 )金額的單元格里面輸入等于號(hào) (=)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入這一行的金額，這樣整張憑證的借貸金額就自動(dòng)平衡了。請(qǐng)看我們的操作說明圖例：22 / 12623 / 126注意：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你增加行（一直按回車鍵或者把鼠標(biāo)點(diǎn)擊到其他行其他位置） ，如果最后一行的行頭為*號(hào)，說明這行是新增加的行但是還沒有輸入任何數(shù)據(jù)，你沒有必要把這一行刪除（除非系統(tǒng)提示這行有錯(cuò)誤）請(qǐng)你先理解憑證的布局，完整的憑證可以看作下圖：我們可以看到，每一行分錄實(shí)際上都各自可以對(duì)應(yīng)不同的數(shù)量、單價(jià)、項(xiàng)目、部門、外幣等，例如，我們可以輸入不同部門的管理費(fèi)用在同一張憑證里作為不同的分錄：分錄一：借 管理費(fèi)用—辦公費(fèi) （部門：銷售部）分錄二：借 管理費(fèi)用—辦公費(fèi) （部門：生產(chǎn)部）分錄三：…..24 / 126一般簡(jiǎn)單的核算情況下單價(jià)數(shù)量項(xiàng)目部門外幣等等，是不需要輸入和理會(huì)的，如果該科目設(shè)置了輔助核算，會(huì)彈出相應(yīng)窗口讓你選擇。你可以根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際需要來進(jìn)行設(shè)置。加快解決問題的速度。我們還可以看到，我們對(duì)初始化數(shù)據(jù)和憑證輸入是對(duì)等關(guān)系，不需要你必須先做好數(shù)據(jù)的初始化才能輸入憑證，你完全可以先輸入憑證，再慢慢調(diào)整和輸入初始化的數(shù)據(jù)，這種設(shè)計(jì)為你贏得了時(shí)間，也給你最大的方便，也為全動(dòng)態(tài)的帳簿和報(bào)表提供了可能。? 同步實(shí)時(shí)運(yùn)算，一經(jīng)更改，所有改變將馬上在帳簿和報(bào)表中反映。往來單位、貨品資料也是共享的（但是，如果作為明細(xì)科目在科目表設(shè)置的話，只作為科目進(jìn)行共享，而不是作為獨(dú)立的往來單位或者貨品資料）9． 如果你的計(jì)算機(jī)知識(shí)不太好或者是一個(gè)會(huì)計(jì)軟件的初學(xué)者，以上的說明你可能不太理解，沒有關(guān)系，可以對(duì)以上說明不加理會(huì)，統(tǒng)統(tǒng)把它忘掉，進(jìn)入我們的帳套，你喜歡怎么做，你認(rèn)為怎么做方便就怎么做！19 / 126第七章 會(huì)計(jì)帳務(wù)處理1. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)我們先來對(duì)比一下會(huì)計(jì)帳務(wù)處理中，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的結(jié)構(gòu)和我們系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)： 審 核 登 帳 結(jié) 賬 匯 總 報(bào) 表 憑 證 初 始 化 數(shù) 據(jù) 建帳 賬 簿 A． 傳 統(tǒng) 的 財(cái) 務(wù) 軟 件 的 設(shè) 計(jì) 20 / 126 憑 證 實(shí) 時(shí) 實(shí) 時(shí) 報(bào) 表 (動(dòng) 態(tài) ) 初 始 化 數(shù) 據(jù) 基 本 數(shù) 據(jù) 賬 簿 (動(dòng) 態(tài) ) B． 我 們 系 統(tǒng) 的 獨(dú) 特 設(shè) 計(jì) 這種設(shè)計(jì)對(duì)比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)擁有以下特點(diǎn)：? 巨大的靈活性，和現(xiàn)在的國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)的事務(wù)操作更為貼近。7． 如果你需要使用我們的往來核算跟蹤系統(tǒng)，你就一定不要?jiǎng)h除應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款這兩個(gè)一級(jí)科目?？赡芸吹竭@里，還有一些用戶堅(jiān)持認(rèn)為，出納可以做會(huì)計(jì)憑證！好的，沒有問題！你開放給你的出納人員一個(gè)憑證輸入的權(quán)限，讓出納直接輸入會(huì)計(jì)憑證（不是出納憑證）就可以了，出納系統(tǒng)這邊的數(shù)據(jù)就可以不輸入了。除非你是代理記帳或者是會(huì)計(jì)和出納分開本來就不明確的情況。具體論述請(qǐng)看 5。4． 你還應(yīng)該了解，出納的銀行（或者現(xiàn)金）帳戶實(shí)際上來源于會(huì)計(jì)的現(xiàn)金和銀行存款科目的二級(jí)科目，比如必須在會(huì)計(jì)科目的銀行存款科目設(shè)立了“工商銀行”這個(gè)帳戶，出納系統(tǒng)才會(huì)有這個(gè)帳戶可以使用，也就是說，在系統(tǒng)中，出納和會(huì)計(jì)在現(xiàn)金和銀行存款科目方面的帳戶是共享的。3． 當(dāng)建帳企業(yè)的往來單位眾多（設(shè)置二級(jí)科目核算不方便） ，或者，需要我們的進(jìn)銷存系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用（進(jìn)銷存的銷售和采購(gòu)、領(lǐng)料等等相關(guān)業(yè)務(wù)需要自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算憑證，進(jìn)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)）時(shí)，請(qǐng)不要設(shè)置往來核算科目（比如：應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款等）的下級(jí)科目。因?yàn)楫?dāng)二級(jí)科目或者三級(jí)科目多的時(shí)候，您的會(huì)計(jì)帳簿會(huì)因?yàn)槊骷?xì)帳繁多而變得不清晰，同時(shí)在日常的業(yè)務(wù)中，如果比較多的話，不使用進(jìn)銷存模塊的核算方式會(huì)導(dǎo)致你的庫(kù)存相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證非常的多，不利于你管理你的帳證。另外，請(qǐng)你慎用帳套和企業(yè)資料的功能，數(shù)據(jù)一經(jīng)刪除，除非你有刪除前的數(shù)據(jù)備份，否則是無(wú)法恢復(fù)的。我們系統(tǒng)自己設(shè)置了一個(gè)最高權(quán)限的用戶――超級(jí)管理員，這個(gè)用戶具有所有的操作權(quán)限，一開始的時(shí)候是沒有密碼的，你需要自己為這個(gè)用戶設(shè)置密碼。這些資料都是可以在以后修改的，并且可以把這些資料插入到以后的報(bào)表中。原來試用的數(shù)據(jù)也無(wú)需重新輸入，可以承接試用的14 / 126數(shù)據(jù)繼續(xù)使用。13 / 126當(dāng)你需要正式購(gòu)買我們的軟件的時(shí)候，請(qǐng)你把這個(gè)窗口的內(nèi)容（包括使用者名稱、地址、電話等） ，并利用窗口上的打印按鈕打印出來，傳真給我們。以財(cái)務(wù)為基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)獨(dú)立，具有最大的靈活性，可以方便的進(jìn)行功能擴(kuò)展。并且在該窗口的左下方會(huì)出現(xiàn)這樣的一個(gè)圖標(biāo)：這個(gè)圖標(biāo)說明你已經(jīng)完全安裝好了我們的加密鎖和軟件。 如果計(jì)算機(jī)一直沒有提示找到新硬件或者提示“找到 USB 設(shè)備 ”，燈的顏色是黃色（或者紅色） ，請(qǐng)你換一個(gè) USB 接口試試。? 插入加密鎖(特別注意：請(qǐng)最好使用一根 USB 延長(zhǎng)線，而不是直接把加密鎖插入到電腦機(jī)箱的后面，實(shí)際中，很多機(jī)箱存在漏電的情況，很容易導(dǎo)致加密鎖局部損壞。一年后損壞，我們包修，我們承諾修理費(fèi)用最多不超過 RMB120 元(含我們回寄給您的單向快遞費(fèi)用)，如果實(shí)在無(wú)法修復(fù)，我公司可以為你更換一個(gè)新加密鎖。因此，如非必