【正文】 審批董事總經(jīng)理審批（2個工作日） 總辦根據(jù)領導意見分發(fā)（即日）催辦 承辦部門辦理（5個工作日）承辦部門向交辦人反饋情況立卷、歸檔26 / 26。XXXX。（1）XXXX。 關于XXX的通知各單位：正文內(nèi)容正文內(nèi)容正文內(nèi)容正文內(nèi)容正文內(nèi)容正文內(nèi)容正文內(nèi)容正文內(nèi)容。（一）XXXX。第二十三條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。（二）對處理公文不注意保密，致使酒店及下屬各部門秘密泄露者，罰款100元—500元，并作相應的行政處分。進行歸檔時必須將電子文件和相應的紙質(zhì)文件一并歸檔。個人不得保管應歸檔的公文。（五）催辦 對重要的和有時限要求的文電，酒店總經(jīng)理辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。凡涉其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商辦理。對于涉及多個部門協(xié)調(diào)的工作，需要酒店多個部門辦理的重要公文，應先送董事總經(jīng)理“閱示”，再送相關部門。（一）登記各部門接到外部門來文，特別是紙張類的原件，都必須先在收文登記薄上進行登記（可建立WORD文檔或EXCEL表格，分日期、來文單位、字號、標題、序號、處理結果欄目便于查詢），再送交部門負責人。第十六條 內(nèi)部文件的擬稿、審核及簽發(fā)要按本規(guī)定的有關要求做好印發(fā)的把關工作，確保文件的質(zhì)量。第六章 內(nèi)部郵件第十三條 內(nèi)部郵件是指各部門以部門的名義，在日常工作中向董事總經(jīng)理或酒店內(nèi)其他相關部門利用辦公自動化系統(tǒng)印發(fā)的一般事務性、知照性的工作往來文書（一般指不使用“廣東南美大酒店文件”標識，屬各部門審批權限內(nèi)且不需經(jīng)過總經(jīng)理辦公室核稿和董事總經(jīng)理簽發(fā)程序的各類公文）。收件工作人員應對公文進行文件、文號、秘字等的核定。 以部門名義發(fā)布的一般業(yè)務或事務性通知，由部門負責人簽發(fā)，重要的須經(jīng)董事總經(jīng)理同意。酒店公文依審批權限按照下列規(guī)定簽發(fā)： 發(fā)文先送主管領導審核后，再送董事總經(jīng)理簽發(fā)。 （三）會簽 使用“廣東南美大酒店文件”標識印發(fā)的公文且發(fā)文內(nèi)容涉及酒店多個部門的，由主辦部門負責組織有關部門負責人會簽。 （3）總經(jīng)理辦公室進行核稿時，如認為無需行文，提出意見后與文稿一起報董事總經(jīng)理，按董事總經(jīng)理批示辦理；如需對文稿作較大修改，要與原起草部門協(xié)商或請其修改；修改后的文稿經(jīng)總經(jīng)理辦公室復核后送呈董事總經(jīng)理會簽、簽發(fā)。 （4）公文格式如標題、主送單位、發(fā)文單位、成文日期等的擬寫是否合乎要求，文種的選擇是否適當?shù)?。總?jīng)理辦公室有權將不符合要求或規(guī)范的發(fā)文草稿退回擬稿人修改或重辦。 （6）應當使用國家法定計量單位。 （4）正確使用文種，符合公文格式要求。起草以酒店名義發(fā)文的文件，應在認真研究和取得酒店董事總經(jīng)理意見的基礎上，由業(yè)務主辦部門領導親自動手或親自指導、主持進行。第五章 發(fā)文辦理 第十二條 酒店公文的發(fā)文處理程序一般分為擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、登記、分送等階段。 （六）某項工作方針已經(jīng)明確，執(zhí)行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號召或重申已有的規(guī)定、要求，不要再行文。 （三）酒店各部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)調(diào)一致，不得各自行文。格式見附件八。第十條 處理公文的表格（一）發(fā)文稿紙酒店各類通知性公文正式送審前均應填寫發(fā)文稿紙，并隨正式文件一起送董事總經(jīng)理簽發(fā)。（2）發(fā)文字號：廣東南美函 〔XXXX〕X號，以酒店名義行文。發(fā)文字號：廣東南美 〔XXXX〕X號，總經(jīng)理辦公室發(fā)文字號，以總經(jīng)理辦公室名義行文；南美董 〔XXXX〕X號，集團董事會發(fā)文字號，以集團董事會名義行文。 抄送部門不能在版心出現(xiàn)時，應設單獨一頁放在最后。 附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。其他紙質(zhì)公文需加蓋印章，印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。 附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。（2）其它簡稱：集團內(nèi)其他酒店：如上海南美水療會館簡稱“上海會館”，機場路水療會館簡稱“機場路會館”。各部門負責人：是指酒店各部門正職或持全面工作的副職。各部門：指酒店各營業(yè)及后勤部門。主送部門指公文的主要受理部門（或個人），應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （二）主體一般由公文標題、主送部門、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識和附注組成。酒店的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、合同、協(xié)議為機密級。秘密等級和緊急程度由擬稿人提出，核稿人和簽發(fā)人審定。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字，正確標識如“廣東南美〔2006〕X號”。 （一）眉首依需要由秘密等級、緊急程序、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。會議紀要適用于酒店經(jīng)營或重要工作會議記錄。一般情況下，制度、規(guī)定、重要工作計劃、部門和人事異動、對外發(fā)布酒店信息、轉(zhuǎn)發(fā)國家和行業(yè)主管機構的有關政策和規(guī)定以及有關酒店權益的投資、資產(chǎn)重組等事項的決定，用紅頭文件（機構和人事異動具體指酒店各部門的設立、撤消、合并，酒店中層及以上人員的人事調(diào)整）。（九）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求相關部門共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀要”。（五）章程、制度、規(guī)定、條例：酒店董事會、總經(jīng)理辦公室制定的，載明機構的設立、職責以及運作程序等內(nèi)容的文本用“章程”；對各部門工作事務進行原則性的規(guī)范和約束用“制度” 、“規(guī)定”或“條例”，一般而言，原則性的規(guī)范用“制度”，實施細則和具體管理措施用“規(guī)定”或“條例”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。第二條 本規(guī)定適用于酒店總辦及各部門。 附件：廣東南美大酒店公文管理制度 二00六年九月二十三日抄送：