【正文】 修人員部門考核評分表 員工離職后 1年 88 員工過失通知書 員工離職后 1年 89 員工警告通知書 員工離職后 1年 90 員工獎勵通知書 員工離職后 1年 91 解除勞動合同審批表 員工離職后 1年 92 解除勞動合同通知書 員工離職后 1年 93 離職人員完善手續(xù)表 員工離職后 1年 94 業(yè)務管理部綠化 (地 )養(yǎng)護巡查周記表 至少 2 年 95 保潔工作檢查記錄表 至少 1 年 96 緊急集合情況記錄表 至少 2 年 97 顧客投訴（建議）記錄表 永久保存 98 緊急事件登記表 永久保存 99 緊 急事件處理表 永久保存 100 物資領 (借 )用單 至少 2 年 101 倉庫物資盤點表 至少 2 年 102 工作記錄存儲清單 至少 2 年 103 工作記錄檢查情況記錄表 至少 2 年 104 工作記錄報廢申請表 至少 2 年 105 新員工試用情況反饋表 員工離開后 1年 106 培訓 (會議 )記錄表 至少 1 年 107 崗位證書登記表 失效后 1 年 108 培訓計劃 至少 2 年 109 社區(qū)文化活動記錄表 至少 2 年 110 管理報告 至少 5 年 附工作記錄表格： 《工作記錄存儲清單》 《工作記錄檢查 記錄表》 《工作記錄報廢申請表》 顧問書 25 附 1： ****物業(yè)管理處 工作記錄存儲清單 部門： 序號 : 工作記錄類別 序號 編號 名稱 生成 時間 歸檔人 保存 期限 可報廢 日期 備注 顧問書 26 附 2： ****物業(yè)管理處 工作記錄檢查情況記錄表 序號： 部門 檢查時間 檢查人 序號 工作記錄名稱 問題描述 糾正措施 復查人 復查時間 復查結(jié)果 顧問書 27 附 3： ****物業(yè)管理處 工作記錄報廢申請表 部門： 序號 : 序號 工作記錄編號 工作記錄名稱 工作記錄生成時間 備注 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 申請報廢原因： 申請人簽名： 年 月 日 部門主管意見： 簽名： 年 月 日 顧問書 28 （三）計算機、網(wǎng)絡應用 現(xiàn)代物業(yè)管理發(fā)展的一個顯著特征是計算機、網(wǎng)絡等高新技術在物業(yè)管理企業(yè)的廣泛應用。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準后作報廢處理。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。并在《工作記錄存儲清單》上進行登記。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強的工作記錄，每年歸檔一次，于每年一月份進行；對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強的工作記錄，每月或每季歸檔一次，于每月或每季 15 日前進行。 文件管理員應檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性，防止過期表格的誤用，并對已失效的表格即時進行作廢處理。 3. 現(xiàn)場工作記錄的管理 顧問書 21 現(xiàn)場的工作記錄應裝在文件夾中，并在文件夾上標明該記錄名稱。 1. 工作記錄的定義 各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。 顧問書 19 3) 在文件夾（盒 /袋）封面或側(cè)面應有標識，上面注明目錄號、文檔標題等。對于物業(yè)管理處文檔庫的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務管理的實際情況， 編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進行各類文檔管理的規(guī)范基礎。 在計算機技術廣泛應用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對在各項活動中形成的全部文檔進行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用，此信息管理方式對于物業(yè)管理企業(yè)仍是進行信息管理工作的重要形式。 4． 8 對于流行性疾病，綜合管理部應指定人員聯(lián)系防疫部門，獲得防疫方法， 顧問書 11 并以通知的形式向顧客和員 工傳達，落實防疫措施。 4． 7 險情有可能發(fā)生前，經(jīng)理親臨現(xiàn)場組織協(xié)助搶險工作，綜合管理部負責巡視各部門應急措施落實情況，各部門主管指揮所屬人員落實應急措施。 4． 4 部門的信息受理人應在《值班記錄本》上登記信息來源、時間和內(nèi)容，并將接收到的預警信號在 5 分鐘內(nèi)通知本部門主管，各部門主管應及時將信息傳遞給本部門所有人員。 4。 六、 公共預警信息發(fā)布程序 1．目的 為加大對自然災害、流行性疾病等公共預警信息的監(jiān)控力度，提高防范及應付緊急事件的能力，避免因預警信息的疏漏，造成客戶和管理處財產(chǎn)及人身的損害。媒體播發(fā)有關新聞時，如為電視或電臺，應安排專人進行錄像或錄音進行存檔；如為報紙、雜志等，應進行剪輯后存檔。 管理處與媒體交流程序 管理處設媒體發(fā)言人一人，負責與媒體接觸時的各種發(fā)言；管理處形象宣傳、重要新聞發(fā)布由管理處經(jīng)理或指定授權(quán)人 發(fā)言。 《半月信息統(tǒng)計表》：每半月對管理處各部門各項工作統(tǒng)計和匯總，編制工作半月報，內(nèi)容包括：半月管理處要聞、業(yè)務管理信息、內(nèi)部管理、投訴及建議處理、前期重要工作跟進及疑難問題、需協(xié)調(diào)解決問題及下半月工作重點等內(nèi)容，供內(nèi)部交流及領導審閱； 按照管理處職能和業(yè)務管理要求，在管理處內(nèi)部進行反饋和發(fā)布的計劃、總結(jié)、紀要等各類信息； 管理處網(wǎng)站 電子公告：在管理處內(nèi)、外部網(wǎng)上進行反饋和發(fā)布各類信息。 顧問書 8 四、 信息反饋與發(fā)布 物業(yè)管理管理處日常經(jīng)營管理工作中 進行信息的反饋和發(fā)布內(nèi)容主要有： 《管理服務報告》：在每季度末將該季度物業(yè)管理服務情況對業(yè)主進行公告。 不得利用 INTERNET 及 Email 信箱從事危害國家安全 ,泄露國家秘密等犯罪活動。 員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。 各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時反饋給經(jīng)理。 報批程序 由單一部門審批的文件，由報批部門直接報相應審批部門審批； 批，由經(jīng)理綜合 協(xié)調(diào)負責轉(zhuǎn)發(fā)相關部門（人員）和跟蹤。 顧問書 6 三、 文件報批和信息傳遞程序 管理規(guī)定 目的： 為規(guī)范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。 ****物業(yè)管理處 綜合管理部：負責管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導、監(jiān)督及信息流程的制定，所有管理處相關經(jīng)營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作； 顧問書 5 部門主管：負責部門內(nèi)業(yè)務信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理，根據(jù)職能指定專人對信息進行分析、反饋工作； 全體員工：對個人涉及到的管理處相關信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務，對信息在流程中出現(xiàn)任何問題，有權(quán)及時反映或提出合理化建議。信息是人們從事某項工作或行動所需要的依據(jù)，它和人的行為密切相關，并通過信息接受者的決策或行動來體現(xiàn)它所具有的價值。信息本源于企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境，它反映了某種事物的現(xiàn)實狀態(tài)．體現(xiàn)了人們對事實的認識和理解程度。 本冊《信息管理冊》顧問書主要是針對物業(yè)管理的行業(yè)特點，對物業(yè)管理企業(yè)在信息資源管理工 作中的基本知識及操作方法介紹。 ****物業(yè)管理 顧問書（十四） 信息管理冊 顧問書 2 目 錄 一． 緒言 ???????????????????????????