安徽省郵政公司檔案業(yè)務(wù)管理制度（試行）(文件)
【正文】 （型號、品種）分類， 類型和品種設(shè)置可參照 《歸檔范圍和保管期限表》。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性，編制方法和要求見《檔號編制規(guī)則》（ DA/T13）。 （四）紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。 （二）受損檔案應(yīng)進行及時修復(fù)補救。 第二十 六 條 檔案庫房管理 （一）檔案庫房是保管檔案實體的機要重地，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度。 （五）庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符，庫藏檔案數(shù)量 14 發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。會計業(yè)務(wù)類檔案的保管期限按照《 安徽省 會計檔案管理辦法 實施細則 》執(zhí)行。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。 （三）《銷毀清冊》應(yīng)永久保存。 （二） 各級郵政 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限，超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 16 （二） 宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。 （二）郵政企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理 并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則，將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)同步建設(shè)。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 （四）電子文件應(yīng)經(jīng)過鑒定、整理、審核后歸檔。 第三十 五 條 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化 （一）數(shù)字化是用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程，對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化是檔案信息化資源建設(shè)的一項重要內(nèi)容。 第三十 六 條 電子檔案保管 （一）電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。應(yīng)定期檢查載體的保存情況，避免數(shù)據(jù)的損壞丟失，保證電子檔案的真實性、完整性。 （二）對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng) 19 按照各部門的工作內(nèi)容設(shè)定利用權(quán)限，并根據(jù)利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 （六）各信息系統(tǒng)應(yīng)生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。 （二）檔案館建筑應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（ JGJ252020）的要求，一般應(yīng)滿足日后 20 年檔案存儲需要，并可根據(jù)需要設(shè)置接 20 收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微、監(jiān)控等檔案業(yè)務(wù)技術(shù)用房和 檔案 閱覽 室 、陳列室。 （二）非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)需要選 擇有專用保護功能的柜架。 （三）有條件的企業(yè)可配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào) 控、監(jiān)控、滅菌等設(shè)備。 第十章 附則 第四十 三 條 本制度適用于各級郵政企業(yè)。 附件 : 文件歸檔基本范圍和保管期限表 。 第四十 五 條 本制度由 安徽省郵政公司 辦公室負責(zé)解釋。 （二）配備檔案保護、利用工作所需的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機 等設(shè)備。 第四十 一 條 檔案保護設(shè)備 （一）檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施 。 第四十 條 檔案裝具 （一）檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。 （二）各級郵政企業(yè)在使用檔案管理系統(tǒng)的同時，應(yīng)注重與本企業(yè)各信息系統(tǒng)之間的銜接，使之更加適應(yīng)本企業(yè)信息化發(fā)展需要。 （四）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施 。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 （三）脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 （ 三）各類傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化應(yīng)符合國家相關(guān)技術(shù)要求，紙質(zhì)檔案數(shù)字化符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T312020）的要求，縮微膠片數(shù)字化符合《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 18 （ DA/T432020）的要求，音像檔案數(shù)字化符合 《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（ DA/T322020）附錄 B 文件格式的要求。 （五）加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 （三）歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。 第三十 四 條 電子文件歸檔 （一）各級郵政企業(yè)要將企業(yè)各信息系統(tǒng)電子文件歸檔要求及歸檔功能嵌入文件生成系統(tǒng)。 （四） 可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。 （四）可采 用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件 和電子檔案。 （二）應(yīng)建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館 (室 )藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。 第 二十九 條 到期檔案的鑒定銷毀 （一）各級郵政企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒 定。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家、社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。 第二十 八 條 檔案保管期限劃定 （一）檔案保管期限根據(jù)文件對企業(yè)、國家、社會所具有的現(xiàn)實和今后工作的查考、憑證作 用以及歷史研究價值確定。 （三）檔案庫房的溫、濕度應(yīng)符 合各類檔案載體的保管要求，應(yīng)按日填寫《溫濕度
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