【正文】 換回影本。(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。() (二)檔案分類應(yīng)力求切合實用。 (四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。第四十三條 檔號編定(一)案件如系新案，應(yīng)就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(三)5年保存：；。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。調(diào)卷單則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 第四十八條 調(diào)卷管理(一)調(diào)卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。□ 機密文件第四十九條 范圍(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨特性之機械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。第五十一條 外來機密文件處理(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，?quot。(三)主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。(二)前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的工作計劃表寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機密性質(zhì)的文件，造具機密文件銷毀表呈報總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二)保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之調(diào)卷單，應(yīng)即開立文件傳遞記錄卡一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。第五十八條 文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。(五)擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。(三)電報以電報專用紙。16 / 16。第六十一條 文件處理之稽查各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。□ 附則第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(一)各收發(fā)人員根據(jù)收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具文件處理統(tǒng)計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的文件處理統(tǒng)計表應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機密情事者。第五十七條 副本機密文件需影、復(fù)印時，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記?quot。(三)機密文件應(yīng)單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。(二)內(nèi)部自行建立之機密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入機密文件送件單，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，機密文件送件單退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入機密文件保管備查簿。(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。() \pnb0(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機密性之資料。(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于調(diào)卷單填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。Ⅳ.調(diào)卷第四十七條 調(diào)卷程序(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具調(diào)卷單經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：(一)永久保存：；；；；；；；；。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。第四十一條 檔案分類() \pnb0檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。Ⅱ.整理與分類第三十九條 文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 ，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。（二)印信換發(fā)的申請，由監(jiān)印人員填具請(換)發(fā)印信申請表一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十一條 印信蓋用(一)行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第