《秘書(shū)辦文工作》ppt課件(文件)
【正文】 上海市 區(qū)教育局歸卷類(lèi)目 一、辦公室 1－ 1. 本局 2022年度局辦公會(huì)議記錄 永久 1－ 2. 本局召開(kāi)學(xué)校校長(zhǎng)會(huì)議記錄 永久 1－ 3. …… 二、中教科 2－ 1. 本局關(guān)于調(diào)整中學(xué)布局、新設(shè)、撤并、 改名等請(qǐng)示和上級(jí)的批復(fù) 永久 2－ 2. 本局關(guān)于中學(xué)招生工作的計(jì)劃總結(jié) 永久 2－ 3. …… 三、幼小教科 3－ 1. 本局關(guān)于小學(xué)視導(dǎo)工作情況報(bào)告 永久 3－ 2. 本局關(guān)于小學(xué)招生工作計(jì)劃和總結(jié) 永久 3－ 3. …… 四、總務(wù)科 4－ 1. 2022年度教育經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算表 永久 4－ 2. 2022年各類(lèi)學(xué)校核定年度預(yù)算表 長(zhǎng)期 4－ 3. …… 條目 類(lèi)別設(shè)置： 按組織機(jī)構(gòu)和按問(wèn)題設(shè)類(lèi)兩種，可設(shè)置屬類(lèi)。 注意的問(wèn)題： 類(lèi)按照本單位檔案類(lèi)別排列； 類(lèi)內(nèi)條目按文件內(nèi)容重要程度分主次； 保持歷史聯(lián)系，內(nèi)容相近的條目排列在一起； 排列完畢，編號(hào)時(shí)一般采用分類(lèi)小流水號(hào)，方便根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)增加或拆分條目。 注意： 使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；應(yīng)準(zhǔn)確劃分 “ 問(wèn)題 ” 。 優(yōu)點(diǎn)： 由于不同名稱(chēng)的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱(chēng)特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。 注意： 跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不同的文件。 優(yōu)點(diǎn)： 有利于了解兩個(gè)單位就解決某一具體問(wèn)題的要求與態(tài)度 （一）“六個(gè)特征”立卷法 地區(qū)特征 即將 內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件 組合成一個(gè)案卷。 （一）“六個(gè)特征”立卷法 （二）文件組卷應(yīng)注意的問(wèn)題 結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上特征組卷 除通訊者特征外，結(jié)合特征越多，形成案卷的專(zhuān)指性越強(qiáng)。 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列： 批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。 專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)用法： 案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲?wèn)題的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來(lái)往文書(shū)，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間。 圖表和聲像材料： 在裝具上或材料背面逐件編號(hào)。 卷內(nèi)備考表位置： 卷尾。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。 備注 保管期限 頁(yè)數(shù) 年度 題名 檔號(hào) 歸檔號(hào) 編制方法根據(jù)具體情況而定。 編制案卷目錄 由目錄說(shuō)明、案卷?xiàng)l目、封皮、備考表構(gòu)成。 卷內(nèi)備考表 本卷情況說(shuō)明： 立卷人： 檢查人： 立卷時(shí)間： 填需要加以說(shuō)明與解釋的情況，如文件是否完整，有無(wú)破損，是否有重要價(jià)值或特別意義等。 卷內(nèi)文件目錄位置： 案卷首頁(yè)。 不裝訂的案
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