【正文】 事長 （三） 會議安排 1． 公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排 2． 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容 3． 秘書須提前四小時(shí)以上書面通知與會人地址、時(shí)間、內(nèi)容 4． 秘書負(fù)責(zé)會場安排與整理 5． 開會期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 會議流程 四 辦公設(shè)備管理 1． 電腦 行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)； 根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄 員工不得私設(shè)電腦密碼 2．傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)： 由公司行政部統(tǒng)一管理與使用 會議計(jì)劃 秘 書 通 知 安 排 記 錄 摘要備案 會議計(jì)劃單 會議通知 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 建立嚴(yán)格的使用登記制度 未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用 3．可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù) 行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī) \復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng) 和維修 ,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài) 五 文書作業(yè) （一） 打印 1． 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。附《收、發(fā)文登記表》 秘書處理 委辦校核 保密標(biāo)志 文書委派單 文書委派單 各部門 復(fù)印委托 復(fù)印裝訂 各部門 核準(zhǔn) 保密標(biāo)識 復(fù)印委托單 復(fù)印裝訂登記 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。 6. 文件傳真的發(fā) 文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。 10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 ,對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。 2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。 圖書管理流程 （二）專業(yè)資料 1． 資料分類： 公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件； 公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)； 公司各類剪報(bào) 。 訪客接待流程 十 辦公用品 （一） 文具 1． 行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記 2． 行 政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封訪客 總臺詢問 推銷商 總臺應(yīng)對 客戶 電話業(yè)務(wù)員 出迎進(jìn)專案室 文員上茶 朋友 電話受訪人 出迎進(jìn)接待室 董事長 /GM 朋友 電話秘書 出迎進(jìn)辦公室 秘書上茶 責(zé)任人：總臺、秘書、文員 監(jiān)督人：各級主管 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行 （二） 茶、水 1． 行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記 2． 定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序 3． 公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行 十一 采購 1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。合同文本交行政管理部門備案。如為出售則暫時(shí)存檔。 2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日 ,行政管理部得以公司名義安排祝賀。 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 十五 午餐 第三章 業(yè)務(wù)支持 一 公司主頁 1． 行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜 2． 企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要 ，負(fù)責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改 3． 行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理 4． 行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜 5． 行政部負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜 二 商業(yè)秘密保護(hù)制度 （一） 目的 保護(hù)公司與客戶的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。 前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括： （ 1） 公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法； （ 2） 公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。 （四）保護(hù)原則 保護(hù)商業(yè)秘 密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項(xiàng)工作的原則。 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 2． 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項(xiàng)的保密承諾書。 6． 行政部負(fù)責(zé)根據(jù)《文件檔案管理制度》進(jìn)行對各類載體設(shè)置警示標(biāo)識的工作。 三 文件檔案管理制度 （一） 意義 （二） 文件檔案的類別與形式 公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。維護(hù)英達(dá)仕公司的利益和聲譽(yù)；積極服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的開展；保障外界關(guān)系的渠道暢通，最大限度的節(jié)省開支是對外公共關(guān)系工作的原則。 2. 行政管理部門根據(jù)公司服務(wù)的定位特點(diǎn)，對廣告策劃方案進(jìn)行審查、審批，確保廣告的效益。 。 4. 財(cái)務(wù)部是廣告費(fèi)用支付執(zhí)行的審查者和把關(guān)部門，它依據(jù)批準(zhǔn)的廣告方案、廣告計(jì)劃、廣告費(fèi)用來審查費(fèi)用支出的合理性。附《客戶意見反饋表》 五 廣告宣傳 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 1. 廣告是極其重要的業(yè)務(wù)活動。附《客戶溝通登記表》 2． 公共關(guān)系主要體現(xiàn)在各部門開辦及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行所需的對外事務(wù)性及手續(xù)中建立的長期、友好的關(guān)系。 （七）泄密應(yīng)急 1． 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí)，均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防范措施； 2． 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采取補(bǔ)救措施； （八）泄密責(zé)任追究 1． 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé) 任； 2． 根據(jù)情況，公司同時(shí)可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。 4． 行政部對傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。 2 公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。 公司商業(yè)秘密的來源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定義者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （ 3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 （三）定義 公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 4. 公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政管理部申請補(bǔ)助或救濟(jì)。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。 3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián) ,經(jīng)核準(zhǔn)后 ,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。 3. 行政部須對固定供應(yīng)商建 立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。附《圖書登記冊》 公司章 合同章 法人章 財(cái)務(wù)章 用印申請 GM 秘書 GM 簽準(zhǔn) 用印 GM 秘書 申請單歸類 申請人 責(zé)任人： GM 秘書 監(jiān)督人： GM 用印申請單 4/F, WideForm Commercial Building 669 Beijing West Road Shanghai 20xx41, PRC T: (8621) 6271 7711 F: (8621) 6272 7095 3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。 2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請 (匯簽 )經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。對公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。 7. 對一些機(jī)密文件 ,需在文件頁首加蓋印章 ,以防止隨意傳播。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。英達(dá)仕顧問管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 三 會議管理 會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。 4 《日工作時(shí)間控制表》是公司對外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。 5 月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。 年度計(jì)劃流程