新時期如何做好檔案管理(文件)
【正文】 字化加工方面： 截至 9月底，已完成文書、科研、勘探開發(fā)、單井井史等近240萬頁的數(shù)字化加工任務(wù)，基本實現(xiàn)了館藏常用檔案數(shù)字化。 數(shù)字化工作中發(fā)現(xiàn)的問題 一年多來，根據(jù)數(shù)字化加工情況，結(jié)合系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)還存在很多問題： 一是由于歷史原因，造成同類別檔案下二級類目過多，不僅使檔案整理工作復(fù)雜化，也造成檔案信息的統(tǒng)計、利用存在一定困難。 四是存在部分檔案錄入信息錯誤、內(nèi)容不齊全、電子文件命名與目錄不符等現(xiàn)象。 數(shù)字化加工方面： 對技術(shù)檔案館基建類檔案以及各二級單位制發(fā)文件進行數(shù)字化加工。 為了保證項目的正常開展，在數(shù)字化加工工作正式開始之前，各單位要提前做以下幾方面的工作： 一是全面核對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的著錄信息，對錯誤、遺漏的信息進行改正和補充完善。 數(shù)字檔案館項目的建設(shè)任務(wù)艱巨、繁重，數(shù)字化加工的工作量大，耗時長，需要公司協(xié)調(diào)解決大量經(jīng)費，需要各單位辦公室密切做好配合工作。 三是按照數(shù)字檔案館建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案實體的整改工作。 數(shù)字檔案館二期建設(shè)的主要任務(wù) 軟件開發(fā)方面： 開發(fā)相應(yīng)的電子文件保護技術(shù)，包括 PDF文件水印保護、文件加密、在線安全瀏覽、在線識別和生成等內(nèi)容。 下步工作安排 數(shù)字檔案館建設(shè)項目一期任務(wù)已經(jīng)基本完成，即將開展系統(tǒng)的上線運行、系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣應(yīng)用工作。 二是各單位檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存在不同的分類和管理方式。 系統(tǒng)軟件開發(fā)方面： 完成了數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，建立了統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，基本實現(xiàn)了檔案采集、整理、檢索、借閱、鑒定、統(tǒng)計、打印、在線歸檔等功能。 吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)主要任務(wù)是：建設(shè)數(shù)字檔案館硬件平臺；完成館藏檔案的數(shù)字化加工；搭建檔案信息系統(tǒng)軟件平臺。 第三，要求合同部門在簽訂項目、設(shè)計、施工等各類合同時，必須要有專門的電子文件歸檔條款，從源頭把好電子文件的形成關(guān)。 四是部分歸檔資料沒有制作和移交電子文件。 電子文件的特殊性，要求檔案部門建立相應(yīng)的利用管理制度，嚴(yán)格使用權(quán)限審核，采取電子文件加載水印保護、加密技術(shù)、訪問控制、在線安全瀏覽等手段，確保電子信息利用的安全。 七、電子文件的管理 電子文件已成為機關(guān)、各單位文件產(chǎn)生的主要形式，是油田檔案資源的重要源頭，重點做好電子文件的檔案信息資源建設(shè)，是今后檔案管理的主要任務(wù)。 檔案管理人員要強化服務(wù)意識，強化市
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