【正文】 用友財(cái)務(wù)軟件； 5)多媒體類： Realone player、 Windows media player； 6)病毒安全類： Norton AntiVirus、金山毒霸； 7)圖形類： AutoCAD R1 coreldraw9； 8)物業(yè)管理信息軟件； 9)其他應(yīng)用軟件： Winzip、金山詞霸。物管企業(yè)網(wǎng)絡(luò)一般由廣域網(wǎng)、管理處內(nèi)部網(wǎng)及社區(qū)網(wǎng)三個(gè)子網(wǎng)組成： 廣域網(wǎng) 。 如 業(yè)務(wù)拓展， 管理 物業(yè) 、服務(wù)項(xiàng)目、質(zhì)量規(guī)范、服務(wù) 標(biāo)準(zhǔn)等； 3） 物業(yè)管理 網(wǎng)上營(yíng)銷 。如網(wǎng)上人才招聘等。 社區(qū)網(wǎng)（ Home） 。目前國(guó)內(nèi)較多物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況，自行組織開(kāi)發(fā)或直接購(gòu)買成熟的物業(yè)管理軟件系統(tǒng) 應(yīng)用于管理服務(wù)工作。 顧問(wèn)書 32 管理處各部門 各部門 主管 對(duì)本部門人員使用電腦及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。 各部門指定電腦設(shè)備責(zé)任人，未經(jīng)設(shè)備責(zé)任人及部門 主管 同意，任何人不得使用電腦設(shè)備。 非本機(jī)責(zé)任人，經(jīng)同意使用該電腦后，要注意清理使用后留下的文檔記錄，若修改了設(shè)置的要恢復(fù) ,不得用電腦干私活，不得拷貝本機(jī)中資料。 未經(jīng) 綜合管理部 同意、授權(quán)，任何人員不能隨意運(yùn)用 Foxpro、或其它工具直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改。 對(duì)于 WEB 系統(tǒng)，每周備份主目錄；各部門負(fù)責(zé)備份部門子網(wǎng)站； 對(duì)于用戶密碼，每三月更換一次，若有人事變動(dòng)情況，則在變動(dòng)后立即更換用戶及密碼； 選擇性能價(jià)格比較高的品牌網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 ,為網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定提供硬件保障 。 電腦病毒防治： 殺病毒軟件磁盤由 綜合管理部 統(tǒng)一提供，殺病毒軟盤須隨時(shí)處于寫保護(hù)狀態(tài)；請(qǐng)勿使用非 綜合管理部 提供的軟件殺病毒。 定期清潔電腦設(shè)備，在擦拭時(shí)，應(yīng)在電腦完全斷電狀態(tài)下，用擰干的布清潔。 在辦公位飲用茶水時(shí)，請(qǐng)遠(yuǎn)離辦公設(shè)備，勿將液體灑在電腦設(shè)備上，引起短路。 顧問(wèn)書 35 下期顧問(wèn)書預(yù)告 一、下期顧問(wèn)書內(nèi)容： 《 ******冊(cè)》 二、下期顧問(wèn)書提交時(shí)間： ?200*年 **月 深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司 （項(xiàng)目名稱）顧問(wèn)組 項(xiàng)目經(jīng)理： *** 二○○ *年 **月 **日 。 電腦整機(jī)及外設(shè)的申購(gòu)流程： 各部門對(duì)電腦整機(jī)的需求按如下評(píng)估流程操作，即部門提出申請(qǐng) —— 綜合管理部 提出意見(jiàn) —— 確定購(gòu)買，由 綜合管理部 填寫《物 資 申請(qǐng)報(bào)告》 —— 依次報(bào)批。在 UPS 斷電報(bào)警時(shí)，應(yīng) 及時(shí)保存操作中的文件并按關(guān)機(jī)程序關(guān)機(jī)。 數(shù)據(jù) 等有可能導(dǎo)致電腦病毒入侵的，更不得瀏覽黃色網(wǎng)站，若擅自行動(dòng)導(dǎo)致病毒感染的，要給予通報(bào)批評(píng)。 使用對(duì)相應(yīng)信息文件密碼頁(yè)保護(hù)，重要文件均設(shè)有密碼保護(hù) 。 服務(wù)器數(shù)據(jù)由 綜合管理部 代為備份，管理處內(nèi)各部門數(shù)據(jù)采取個(gè)人用戶同步備份和定期（每二月一次）光盤刻錄備份相結(jié)合。 辦公電腦軟件管理規(guī)定： 管理處統(tǒng)一安裝的軟件包括： Windows、 Office、 WINZIP 等 。 未經(jīng)管理處 綜合管理部 許可，使用部門或個(gè)人不得擅自維修電腦設(shè)備，不得格式化電腦硬盤，所有電腦設(shè)備的維修均由 綜合管理部 負(fù)責(zé)。 綜合管理部 負(fù)責(zé)監(jiān)督、實(shí)施。 設(shè)備 及維修 管理 建立設(shè)備臺(tái)帳，對(duì)設(shè)備維修從申請(qǐng)， 到派工、維修、驗(yàn)收等實(shí)現(xiàn)過(guò)程化管理，自動(dòng)提示到期需保養(yǎng)的設(shè)備，監(jiān)控外包方保養(yǎng)質(zhì)量，統(tǒng)計(jì)設(shè)備維修合格率、及時(shí)率； 安全 、消防 管理 外來(lái)人員車輛、郵件收發(fā)、物資出入、安全巡查、突發(fā)事件、車行管理、消防檢查等安全消防信息的記錄和統(tǒng)計(jì)； 綠化清潔管理 綠化植物名稱、品種、數(shù)量及工程施工、改造記錄；清潔工作標(biāo)準(zhǔn)及檢查記錄等信息； 客 戶服務(wù) 開(kāi)展 社區(qū)文化活動(dòng) 記錄 ； 處理業(yè)主建議、投訴和回訪信息，統(tǒng)計(jì)有效投訴率及滿意率； 8． 倉(cāng)庫(kù)管理 物資從申購(gòu)，到入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等過(guò)程化管理 ， 實(shí)時(shí)更新物料庫(kù)存數(shù)量，查詢領(lǐng)用、 采購(gòu)物料的詳細(xì)記錄，提示安全庫(kù)存； 行政管理 管理處架構(gòu)、職責(zé)、文件、會(huì)議、工作計(jì)劃、總結(jié)等管理職能信息記錄； 人事管理 人員資料、招聘、考核、培訓(xùn)、薪資福利、員工關(guān)系等信息管理。其 作用 主要有： 1） 社區(qū) 電子公告欄，進(jìn)行如小區(qū)規(guī)章 、 服務(wù)項(xiàng)目、重要活動(dòng)、社區(qū)文化等小區(qū)管理服務(wù)信息的發(fā)布 ； 2） 交互式物業(yè)管理與服務(wù)：自助查詢水電氣、管理費(fèi)、社區(qū)內(nèi)消費(fèi)等費(fèi)用；網(wǎng)上 預(yù)約社區(qū)消費(fèi)、家政、維修等服務(wù)； 3） 網(wǎng)上投訴、意見(jiàn)及建議受理服務(wù)； 4） 社區(qū)電子商務(wù)，如費(fèi)用結(jié)算、網(wǎng)上市場(chǎng)等； 5） 網(wǎng)上社區(qū)生活：網(wǎng)上交流、信息、休閑、教育、消費(fèi)等； 6） 接入互聯(lián)網(wǎng)或其他局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)，信息傳遞。是物業(yè)管理處及 子 管理處 、各部門 的內(nèi)部 工作 網(wǎng)。 接受投訴、建議，加強(qiáng)與業(yè)主的溝通交流，了解客戶需求； 5） 行業(yè)環(huán)境的 觀察與 燎 望 ，行業(yè)信息交流，網(wǎng)絡(luò)教育培訓(xùn) 。其 作用 主要 有 ： 1） 物業(yè)管理處 外部形象、 品牌宣傳。網(wǎng)絡(luò)化管理方式是物業(yè)管理企業(yè)走上社會(huì)化、專業(yè)化和市場(chǎng)化，持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。 一、 辦公電腦軟硬件環(huán)境 根據(jù)物業(yè)管理處具體情況，辦公電腦的配置應(yīng)選用目前已較成熟，使用穩(wěn)定的硬軟件產(chǎn)品。 三、 工作記錄一覽表 序號(hào) 文件名稱 保存時(shí)間 1 合同登記表 合同失效后 1年 2 借閱登記表 至少 2 年 3 文件資料存儲(chǔ)清單 至少 2 年 4 文件處理表 同該文件保存期 5 公章證照登記表 永久 6 公章證照使用申請(qǐng)表 至少 1 年 7 物資申請(qǐng)報(bào)告 至少 3 年 8 物資申請(qǐng)單 至少 1 年 9 CI 制作申請(qǐng)表 至少 1 年 10 消殺工作記錄表 至少 3 年 11 洗手間定時(shí)清潔記錄表 至少 1 年 12 泳池、泳樂(lè)設(shè)施運(yùn)行記錄表表 至少 1 年 13 安全管理員交接班記錄表 至少 1 年 14 安全管理員巡查記錄表 至少 1 年 15 安全管理員巡邏簽到表 至少 1 年 16 裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄表 至少 1 年 17 出入卡 不存 18 來(lái)訪人員登記表 至少 1 年 19 物資搬運(yùn)放行條 至少 3 年 20 管理處進(jìn) 出人員登記表 至少 1 年 21 裝修申請(qǐng)表 永久保存 22 裝修管理責(zé)任書 永久保存 23 裝修施工人員登記表 永久保存 24 裝修許可證 永久保存 25 裝修違章通知書 至少 1 年 26 停車場(chǎng)車位租用協(xié)議書 失效后保存 1年 27 停車場(chǎng)管理協(xié)議書 失效后保存 1年 28 停車場(chǎng)車輛情況登記表 至少 2 年 29 駛出車輛異常情況記錄表 至少 3 年 30 停車卡 不存 31 車輛進(jìn)出憑證 至少 1 月 32 未收費(fèi)車輛登記表 至少 1 年 顧問(wèn)書 23 33 拾遺物品登記表 處理后保存 1年 34 監(jiān)控中心交接班 記錄表 至少 1 年 35 值班記錄表 至少 5 年 36 消防演習(xí)情況記錄表 至少 2 年 37 消防設(shè)施清單 永久保存 38 公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄表 至少 3 年 39 停水 /電 /氣 /試消防設(shè)施通知 至少 1 年 40 分承包方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表 失效后保存 1年 41 設(shè)備（工具）匯總表 失效后保存 1年 42 設(shè)備（設(shè)施）檢查記錄表 至少 5 年 43 機(jī)電設(shè)備年度檢修計(jì)劃 至少 5 年 44 設(shè)備搶修（大修）記錄表 永久保存 45 分承包方保養(yǎng)效果評(píng)估表 至少 3 年 46 電力運(yùn)行記錄表 至少 3 年 47 智能門禁系統(tǒng)檢查表 至少 1 年 48 電纜絕緣測(cè)試記錄表 永久保存 49 閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄表 至少 1 年 50 業(yè)主 (住戶 )資料卡 永久保存 51 委托銀行代收款協(xié)議書 永久保存 52 ____房屋交付驗(yàn)收表 永久保存 53 物品領(lǐng)用登記表 永久保存 54 租戶管理協(xié)議書 永久保存 55 工程遺留問(wèn)題處理記錄表 至少 5 年 56 求職表 員工離職后 1年 57 轉(zhuǎn)正審批表 員工離職后 1年 58 面談表 員工離職后 1年 59 家庭服務(wù)情況記錄表 至少 5 年 60 代客購(gòu)物登記表 至少 5 年 61 郵件簽收登記表 至少 1 年 62 家庭服務(wù)協(xié)議書 至少 5 年 63 客戶服務(wù)情況統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告 至少 5 年 64 家庭服務(wù)回訪記錄表 至少 5 年 65 前期介入情況周記錄表 N01— NO9 至少 2 年 66 入住須知 永久保存 67 夜間查崗計(jì)劃安排表 至少 2 年 68 夜間查崗情況登記表 至少 2 年 69 鑰匙配制申請(qǐng)表 至少 3 年 70 鑰匙使用登記表 至少 3 年 71 鑰匙清單 至少 3 年 72 商戶管理協(xié)議書 至少 5 年 73 商鋪消防管理責(zé)任書 至少 5 年 74 商鋪從業(yè)人員情況登記表 至少 5 年 75 商鋪設(shè)施檢查記錄表 至少 5 年 顧問(wèn)書 24 76 員工申訴表 至少 1 年 77 調(diào)動(dòng)通知書 員工離職后 1年 78 人員編制申請(qǐng)表 至少 2 年 79 交接清單 至少 2 年 80 房屋移交驗(yàn)收情況通報(bào)表 至少 5 年 81 房屋驗(yàn)收記錄表 永久保存 82 職員（工）即時(shí)獎(jiǎng)懲通知書 至少 2 年 83 普通員工考核評(píng)分匯總表（月） 至少 2 年 84 __年 __季度職員（工）考核評(píng)分表 員工離職后 1年 85 內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表 至少 1 年 86 技術(shù)維修類人員等級(jí)考核個(gè)人申報(bào)表 員工離職后 1年 87 技術(shù)維