【正文】 行負(fù)責(zé)人填寫相應(yīng)的工作報(bào)告和工作日志；計(jì)劃的制訂人員（發(fā)布人）可隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況及其相關(guān)費(fèi)用情況，對(duì)員工完成的任務(wù)進(jìn)行檢查，考評(píng)和管理；當(dāng)員工執(zhí)行完某個(gè)工作計(jì)劃時(shí)，可提出完成申請(qǐng)，由計(jì)劃的發(fā)布人負(fù)責(zé)核準(zhǔn)。其中審批請(qǐng)假單、加班申請(qǐng)審批在辦公事務(wù)里完成。功能包括：信息欄目管理、信息發(fā)布管理、信息中心、常用鏈接管理、常用鏈接、BBS欄目管理、航班管理、郵編區(qū)號(hào)管理。. 系統(tǒng)功能 信息中心信息中心是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、部門之間進(jìn)行信息交流與共享的公共平臺(tái)。l 具有良好的適應(yīng)性，客戶端零維護(hù)，避免了C/S模式麻煩的系統(tǒng)維護(hù)過(guò)程，系統(tǒng)管理員從此不再需要兩頭奔波。辦公助手采用純WEB技術(shù)，即：在客戶端不必安裝專用代碼，系統(tǒng)功能全部在服務(wù)器端集中實(shí)現(xiàn)和管理，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)難度和工作量明顯降低，真正做到客戶端零維護(hù)，使系統(tǒng)可用性和易維護(hù)性與傳統(tǒng)方式相比有了質(zhì)的飛躍。圍繞“政府上網(wǎng)”、“企業(yè)信息化工程”兩大主題，我們推出了辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件 Office Assistant。 操作手冊(cè)O(shè)A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)說(shuō)明二○○四年十二月331. 前言. 團(tuán)隊(duì)簡(jiǎn)介本團(tuán)隊(duì)由系統(tǒng)分析工程師（1人）、程序研發(fā)工程師（2人）、視覺(jué)設(shè)計(jì)工程師（1人）構(gòu)成。該軟件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平臺(tái)，針對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的管理流程，設(shè)計(jì)而成的一套方便、穩(wěn)定、實(shí)用的辦公自動(dòng)化軟件。系統(tǒng)設(shè)計(jì)使各模塊可獨(dú)立存在；整個(gè)軟件易拆分，易組裝，靈活方便；良好的系統(tǒng)開(kāi)放能力和可擴(kuò)展性，同時(shí)可根據(jù)各個(gè)不同企事業(yè)特點(diǎn)，為其量身定制其業(yè)務(wù)模塊。l 方便的系統(tǒng)流程和配置管理。在這里，用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機(jī)關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲通報(bào)。 人事機(jī)構(gòu)人事機(jī)構(gòu)是對(duì)組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。 工作計(jì)劃工作計(jì)劃管理可針對(duì)整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、部門或具體的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。 公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理。功能包括：會(huì)議室管理、會(huì)議室查詢、會(huì)議登記、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息查詢。用款的申請(qǐng)和審批分別在個(gè)人事務(wù)和審批登記模塊中完成。 辦公用品辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫(kù)存、采購(gòu)、庫(kù)存報(bào)警功能以及庫(kù)存、采購(gòu)、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購(gòu)和領(lǐng)用申請(qǐng)?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。 資料管理資料管理部分用于單位內(nèi)資料的借閱、使用，庫(kù)存管理等功能。 資產(chǎn)管理本功能模塊的主要功能是對(duì)公司固定資產(chǎn)的管理，包括固定資產(chǎn)的卡片維護(hù)、使用情況維護(hù)及相應(yīng)的查詢打印。 系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個(gè)機(jī)構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個(gè)職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過(guò)建立員工與相應(yīng)職位的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。當(dāng)用戶輸入完‘用戶名’和登錄‘密碼’后，按‘登錄’按鈕（或Enter鍵），此時(shí)系統(tǒng)將檢查輸入的‘用戶名’和登錄‘密碼’是否正確，如果輸入正確，將進(jìn)入系統(tǒng)的主界面（個(gè)人桌面），登錄后的主頁(yè)面（個(gè)人桌面）如下圖：3. 系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個(gè)機(jī)構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個(gè)職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過(guò)建立員工與相應(yīng)職位的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。在這里，您可以通過(guò)機(jī)構(gòu)配置所提供的一系列功能結(jié)合您單位的實(shí)際情況來(lái)完成如下設(shè)置：?jiǎn)挝粰C(jī)構(gòu)體系、人事結(jié)構(gòu)的組成、職位的建立、職位的分配。3． 輸入各部門中的相應(yīng)員工信息，此處可上傳員工的照片。 部門機(jī)構(gòu)設(shè)置通過(guò)公司體系結(jié)構(gòu)設(shè)置可以設(shè)置您公司的各級(jí)部門，從而形成您公司的部門結(jié)構(gòu)體系；如果是首次進(jìn)入機(jī)構(gòu)配置頁(yè)面，還沒(méi)有設(shè)置公司頂級(jí)機(jī)構(gòu)（公司最高組織） 在此版塊中，分別可以輸入機(jī)構(gòu)名稱、機(jī)構(gòu)主管、備注、操作口令以及確認(rèn)口令。這個(gè)口令非常重要，建議既要牢記該口令，也要封閉該口令，因?yàn)樵摽诹畹扔谑桥渲孟到y(tǒng)的一把鑰匙，任何人得到了，都可以更改機(jī)構(gòu)的任何信息。一旦設(shè)置完以后是不能刪除的，只能修改。在這里的職位主要是指，由用戶自己設(shè)定一職位名稱，然后從系統(tǒng)所有的功能模塊中選擇一個(gè)或多個(gè)模塊賦予這個(gè)職位。在每個(gè)大功能模塊的名稱前面有一個(gè)復(fù)選框，選中的表示該大功能模塊下至少有一個(gè)子功能模塊被選中了。在增加和編輯職位時(shí)，職位名稱的輸入是不能為空的。這些事務(wù)通常需要事先提出申請(qǐng)，按照一定的審批流程，交由具有某種審批權(quán)限的部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審批，才能最終落實(shí)。分析這個(gè)審批流程，共有三個(gè)審批點(diǎn)，分別是：組長(zhǎng)審批，部長(zhǎng)審批和總經(jīng)理審批。這時(shí)一個(gè)最簡(jiǎn)單的審批流程。此外，每個(gè)審批點(diǎn)的審批職位可以對(duì)應(yīng)多個(gè)，因此對(duì)每個(gè)審批點(diǎn)又設(shè)計(jì)了兩個(gè)選項(xiàng)，第一個(gè)選項(xiàng)決定多人全部審批后再進(jìn)入下級(jí)審批還是多人中只要有一人審批后即可進(jìn)入下級(jí)審批。這個(gè)流程的如圖二所示。從這個(gè)處理流程可以看出，審批流程是整個(gè)辦公事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，因此，在啟用辦公事務(wù)之前，必須事先設(shè)置各類辦公事務(wù)的審批流程。. 信息欄目管理信息欄目管理是使用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)的信息發(fā)布欄目，同時(shí)可對(duì)每個(gè)信息欄目指定相應(yīng)的信息發(fā)布權(quán)限和信息審核修改（刪除）權(quán)限，如設(shè)置：新聞、公告、大事記、組織機(jī)構(gòu)介紹、規(guī)章制度、產(chǎn)品介紹等欄目，并可為這些欄目指定不同的信息發(fā)布管理人員和審核修改人員?？蓪?duì)某個(gè)欄目選擇是否為系統(tǒng)默認(rèn)欄目、指定同級(jí)欄目的顯示順序。. 信息中心本版塊顯示系統(tǒng)默認(rèn)欄目下的信息，如果系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置默認(rèn)欄目，則將顯示首頁(yè)下個(gè)欄目的最新（按日期）的頭幾條信息。. 常用鏈接管理常用鏈接為員工提供快速登錄常用WEB站點(diǎn)的功能，在這里，管理員可設(shè)置一些與公司業(yè)務(wù)有關(guān)及常用的Internet/Intranet站點(diǎn)供員工方便訪問(wèn)。. BBS欄目管理本模塊具有權(quán)限限制，由指定的公司BBS管理員對(duì)公司BBS欄目和內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。員工可進(jìn)入相應(yīng)的欄目中發(fā)表自己的意見(jiàn)和見(jiàn)解。. 郵編區(qū)號(hào)查詢使用本功能查詢各地的郵編區(qū)號(hào)信息。. 離職人員管理使用本功能查看離職人員的信息，并可將該員工復(fù)職。. 顯示系統(tǒng)當(dāng)前在線人員情況顯示‘當(dāng)前有XX用戶在線’，即可顯示系統(tǒng)中當(dāng)前在線人員情況。其中審批請(qǐng)假單、加班申請(qǐng)審批在辦公事務(wù)里完成。點(diǎn)擊[修改]可修改請(qǐng)假單信息，對(duì)審批不同意的請(qǐng)假單修改后保存可重新審批。（注：事后填寫請(qǐng)假單，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成銷假、銷假核準(zhǔn)）. 銷假核準(zhǔn)銷假核準(zhǔn)是對(duì)員工填寫的實(shí)際請(qǐng)假情況進(jìn)行核查處理。l 刪除（修改）加班申請(qǐng)l 增加加班申請(qǐng)注：加班申請(qǐng)審批在審批登記模塊由負(fù)有該權(quán)限的人員完成。l 可查詢單位所有部門指定月的出勤、缺勤、簽到、簽退、加班、請(qǐng)假等考勤信息。. 考勤參數(shù)維護(hù)使用本功能設(shè)置本單位的考勤參數(shù)，如考勤起始時(shí)間、上班時(shí)間、下班時(shí)間等。管理人員可以使用本功能制訂整個(gè)機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃、部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目工作計(jì)劃，同時(shí)將這些計(jì)劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況。在計(jì)劃類別管理頁(yè)面，可進(jìn)行新增、修改、刪除計(jì)劃類別處理。. 工作計(jì)劃管理通過(guò)工作計(jì)劃管理，計(jì)劃的制訂人（發(fā)布人）可以制訂相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)計(jì)劃、部門計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等，同時(shí)將這些計(jì)劃進(jìn)行分解、落實(shí)到具體的員工（計(jì)劃執(zhí)行的負(fù)責(zé)人）。在工作計(jì)劃管理中，管理人員可以隨時(shí)掌握計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度情況，便于及時(shí)進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整和修訂。在工作計(jì)劃管理主頁(yè)面中，點(diǎn)擊某一計(jì)劃的‘費(fèi)用’時(shí)，可顯示該計(jì)劃已發(fā)生（已報(bào)銷）的費(fèi)用情況. 計(jì)劃的分解在工作計(jì)劃管理主頁(yè)面中，點(diǎn)擊列表中某一計(jì)劃的‘分解’鏈接時(shí)，可顯示、增加、修改、刪除該計(jì)劃下的子計(jì)劃信息。. 全體日志查詢管理人員使用本功能，可隨時(shí)查詢指定部門員工的工作日志情況，及時(shí)了解員工每天的工作情況。公文管理模塊相對(duì)傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡(jiǎn)便易行。輸入公文相關(guān)屬性信息編輯（新增）公文正文定制工作流程. 收文登記收文登記用于外部來(lái)文的簽收、登記處理，包括：新增公文、錄入、編輯公文信息、導(dǎo)入外部文件作為公文正文，上傳公文附件，定制公文流轉(zhuǎn)工作流。. 公文跳轉(zhuǎn)此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。. 公文查詢使用此功能，可以通過(guò)設(shè)置相應(yīng)的查詢條件，查詢顯示公文信息。 密級(jí)權(quán)限設(shè)置使用此功能設(shè)置公文的密級(jí)和公文查閱權(quán)限。 公文類別設(shè)置 使用本功能設(shè)置公文類別及其銷毀歸檔權(quán)限。可以向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。. 查詢、發(fā)送、打印會(huì)議通知使用本功能對(duì)單位內(nèi)召開(kāi)的會(huì)議發(fā)送相應(yīng)的會(huì)議通知可以對(duì)同一個(gè)會(huì)議發(fā)送多次會(huì)議通知，同時(shí)可以查看會(huì)議信息和每次發(fā)送的會(huì)議通知情況，可以打印指定的會(huì)議通知. 會(huì)議紀(jì)要管理使用本功能對(duì)單位內(nèi)召開(kāi)的會(huì)議增加或修改會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容. 查詢會(huì)議信息使用本功能查詢顯示已登記的會(huì)議及其相關(guān)信息，如會(huì)議紀(jì)要，發(fā)過(guò)的會(huì)議通知等10. 辦公事務(wù)審批登記辦公事務(wù)審批登記為相關(guān)管理人員對(duì)員工提出的辦公申請(qǐng)進(jìn)行審批和登記處理。目前可以在辦公事務(wù)審批中進(jìn)行的審批包括：請(qǐng)假申請(qǐng)、用款申請(qǐng)、報(bào)銷申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、用車申請(qǐng)、會(huì)議室申請(qǐng)、辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)、辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、公務(wù)接待申請(qǐng)、車輛維修申請(qǐng)以及用戶自定義的其它申請(qǐng)，所有這些申請(qǐng)都集中在一起進(jìn)行審批。辦公事務(wù)登記模塊包括對(duì)日常辦公事務(wù)的申請(qǐng)自動(dòng)登記和非申請(qǐng)的手工登記兩部分。. 辦公事務(wù)申請(qǐng)類別維護(hù)系統(tǒng)管理人員可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，在此自定義有關(guān)的申請(qǐng)類別，然后即可在‘審批流程設(shè)置’模塊中定義行應(yīng)的審批流程。. 車輛油耗登記車輛管理人員使用本功能對(duì)各個(gè)車輛在指定時(shí)期內(nèi)的油耗情況進(jìn)行登記處理。12. 辦公用品管理辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫(kù)存、采購(gòu)、庫(kù)存報(bào)警功能以及庫(kù)存、采購(gòu)、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購(gòu)和領(lǐng)用申請(qǐng)?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。在新增辦公用品登記的時(shí)候，可一次同時(shí)登記多個(gè)品種。. 資料信息維護(hù)資料采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑧?yīng)及時(shí)由單位的指定人員進(jìn)行資料信息入庫(kù)登記。. 借閱登記 具有借閱登記管理權(quán)限的人員登記所有員工資料借閱情況。. 缺庫(kù)登記 員工在資料列表中沒(méi)有看到所需資料時(shí)，可以使用缺庫(kù)登記功能，向資料管理員提出申請(qǐng)，資料管理員可以根據(jù)系統(tǒng)的資料缺庫(kù)情況進(jìn)行統(tǒng)一的資料采購(gòu)。在文檔管理中，管理員可對(duì)文檔進(jìn)行分類，對(duì)各個(gè)文檔類別指定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。員工只能在具有發(fā)布權(quán)的分類中發(fā)布相應(yīng)的文檔信息。. 用款申請(qǐng)員工辦事需要用款時(shí)，首先向有關(guān)主管提出用款申請(qǐng)。顯示需要當(dāng)前用戶審批的員工用款申請(qǐng)。. 個(gè)人用款查詢本功能用于查詢、顯示員工本人的用款明細(xì)。16. 報(bào)銷管理