【正文】 ∨ ） 21．如果會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門(mén)。（ ） 17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接 待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。（ ∨ ） 13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（ ） 10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。（ ） 6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ∨ ） 2．辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。如問(wèn)函與復(fù)函等用（ A ）。 A．有共同利益的話題 64．將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。 C. 未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) 60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（ A ）。 D．查證消息的可靠性 54．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（ D D．有無(wú)休息室 55．以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（ C ）。 D． 各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)（ D ）。 B．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。D． 如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì) 42．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ D ）。 A．只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（ C ）。 C．作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話 34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（ ）。 D．感謝信 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié) ，不正確的是（ C ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好 并退回去 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致 ？（ D ）。 B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái) 22． 以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要 意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn) 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 D．可 以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ ON”位置 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的 ？（ D ） 。 B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 A．審查功能 文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免 ( D )D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 (C)C、姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名 有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（ B ）B、發(fā)表意見(jiàn) 郵件送到單位所租 的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（ D ）Ｄ、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 以下哪些接打電話的行為是不正確的（ A ） Ａ、受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)? 、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（ D ） Ｄ、如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì) 、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（ D ） Ｄ、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書(shū)資料是（ A ） Ａ、下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 、值班人 員不應(yīng)該做以下哪類事情（ A ）Ａ、簽發(fā)文件 、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（ D） Ｄ、切勿事感用事 、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ B ） B、決策性 1． 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B ） 。 C．作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話 以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的 ( B)。 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(B )。 B． 決策性 2．辦公室布置要注意（ D ） 。 D．靠近窗戶 6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（ B ）。 D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的 職 責(zé) ？ （ B ） B．制 11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。 B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 B．打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 D． 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（ D ）。 C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手 31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A ）。 A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便 B．什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度 C．會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定 D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作 35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（ C ）。 C．圓桌型 39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ A ）。 D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會(huì)者的心理。 D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明 47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（ D ）。 D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？” 51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（ D ）。 C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可 56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（ D ）。 A．通知上司家人把衣服送達(dá) 61．以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（ B ）。 A. 騎邊章 65． 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 ？（ A ）。 A. 按通訊者特征立卷 一定的制度，包括以下方面（ B ）。（ ） 3．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ ） 7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（ ∨ ） 14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ） 18．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（ ∨ ） 22．介紹地 位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ∨ ） 26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ∨ ） 30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 59．文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ） 67．文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（ 2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。（ 7）讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對(duì)方的自尊心。但要防止把上司醞 釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。（ 2）密級(jí)、緊急程度。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 辦公室管理小炒 4 4 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。（ 4）編號(hào)。（ 6）校對(duì)。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。看場(chǎng)合；（ 8）適度。 1 來(lái)信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。 1 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的， 有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（ 3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完 整不歪斜、更不能顛倒。 1提高會(huì)議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。可使氣氛輕松。 7．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。 (P161) 答：（ 1）