【正文】 秘書國家職業(yè)資格綜合輔導(dǎo)重點（技能部分） 第二部分 秘書實務(wù)技能第一章 會議管理考試題型示例一（一）單項選擇題示例小型會場內(nèi)座位安排，常以離會議主持人或主席位置近的座位為上座，而會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于DA、接近入口處、正對門 B、遠離入口處、背對門C、接近入口處、背對門 D、遠離入口處、正對門（二）多項選擇題示例要保證會議在安靜的環(huán)境中順利進行就需要考慮以下哪些因素ADA、會議擁有隔音設(shè)施 B、謝絕訪客參觀C、關(guān)閉場內(nèi)的手機、呼機 D、調(diào)整會場擴音器的音量提交會議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門事先要ABA、進行會商 B、廣泛征求意見 C、由各部門分別提出意見 D、由牽頭部門提出主要意見（三）案例分析題示例錄像 時間：某日上午 地點：公司經(jīng)理辦公室人物：宏遠公司總經(jīng)理助理高葉 宏遠公司王總經(jīng)理 美國朗格公司總經(jīng)理杰克生產(chǎn)部吳經(jīng)理 公關(guān)部馬經(jīng)理 保衛(wèi)處朱主任 電視臺劉記者 保安員小鄭物品：會議室、電話等情景一（某日，總經(jīng)理辦公室旁的高助理辦公室）（旁白）：宏遠公司是一家從事化工產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售的大型集團公司。現(xiàn)在正在和美國朗格公司洽談一項幾千萬美元的合作項目。（桌上電話鈴響）高秘書（著休閑裝，辦公桌不整潔，文件歸類不清楚）拿起電話：“喂！您好，這里是宏遠公司。啊……王總啊……我是小高……嗯……哈……沒問題……您放心好了……再見。（高放下電話，又給鐘秘書打電話）”高：（看了一下手表）鐘秘書，我是高助理，現(xiàn)在是9：30，請通知吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、朱主任在10：00到1號會議定開個碰頭會。鐘秘書：好的，我馬上通知。情景二：（9：50高助理提前達到會議室，檢查會議設(shè)備，發(fā)現(xiàn)多媒體有問題，用手機呼鐘秘書：“鐘秘書，1號會議室的多媒體有問題，請你通知行政部的有關(guān)技術(shù)人員馬上過來檢查一下。”當(dāng)技術(shù)人員檢查之時，與會人員陸續(xù)到齊。10：20會議開始）高：今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團公司和美國朗格公司正在談判的合作項目已經(jīng)進入了關(guān)鍵階段。這是我公司的美國朗格公司已有的一些合作項目和合作情況（用多媒體演示公司與美國公司已有的一些合作項目和情況）。下周一，王總就要陪同朗格公司亞太地區(qū)總裁杰克先生來我公司考察。王總委托我牽頭與各位一起用一周的時間籌備一個小弄的展覽會，這個展覽會一定要能展現(xiàn)出我們集團在高新產(chǎn)品方面的技術(shù)實用，突出集團特點。要讓外商留下深刻的印象，還要花費少，各位談?wù)劯咭姲?。馬：我有個建議，作為一個內(nèi)部的展覽會，我們沒有必要在外面租用場地?？墒窃蹅児居譀]有太大型的會場，所以我想，在廠區(qū)內(nèi)找一間通風(fēng)、采光都不錯的廠房，布置成展廳。這樣既節(jié)約開支，又能讓外商考察體驗到我公司實際的工作和管理氣氛，效果一定好。怎么樣？高：好的，大家看馬經(jīng)理的建議如何？吳經(jīng)理，您覺得呢？吳：不行！那正常的生產(chǎn)怎么辦？工人不用干活了？這可不是兒戲啊?。R表現(xiàn)出不屑，就要往起站。）高：（用手按住馬）好！吳經(jīng)理重視生產(chǎn)，體恤職工；馬經(jīng)理呢，開源節(jié)流，出奇制勝，都是為了公司。但這次展覽會牽涉到幾千萬美元的合作投資項目，這里面凝聚了王總和我們公司上下員工的一片心血，要是因為咱們內(nèi)部合作問題影響了談判，大家可誰也擔(dān)待不起呀！（吳張張嘴，欲言又止……）朱：那你說怎么辦吧？高：我覺得呀，馬經(jīng)理的意見還是比較有道理的。王總經(jīng)理也有這個意思，只是擔(dān)心實施起來有一定的困難。這樣做可使外商進一步了解我們集團的情況。吳經(jīng)理說的也是實際的困難，因此，我們布展就必須高效率。咱們的生產(chǎn)任務(wù)這么重，要說停產(chǎn)，也就只能一兩天，我想不如讓職工休息一兩天，再挑幾個精明能干的工人，協(xié)助朱主任搞好保安和接待工作，一定要做好安全和保密工作。吳經(jīng)理、馬經(jīng)現(xiàn)、朱主任，你們覺得怎么樣？朱：保證做得漂漂亮亮的。老吳，你放心，你派來的人手，我一定不會虧待他們。高：那您二位還有什么意見？馬搖搖頭，吳想了一會兒也搖搖頭。在座各位點頭表示同意。高：那就像往常一樣，馬經(jīng)理負責(zé)場地的布置和宣傳工作。吳經(jīng)理，請您幫助一下馬經(jīng)理，提供一下相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品的樣品。朱主任，您負責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作。大家還有什么意見嗎？（眾人紛紛說：“挺好，就這樣吧。”）高：好，事情就這么定了，還請各位精誠合作，咱們趕緊開始準(zhǔn)備吧。三人起身告辭，高起身送客。高：吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？吳：行。（關(guān)門坐回沙發(fā)）高：吳經(jīng)理，您別生氣，年輕人性子急，特別是剛畢業(yè)的研究生，血氣方剛，您也別當(dāng)回事。吳：小高啊，你是知道我的，我在這個公司20多年了，什么人沒見過，就沒見過這么自以為是的人，他眼里還有誰呀！高：吳經(jīng)理，您先喝水，馬經(jīng)理有時說話是比較沖，但話又說回來了，誰都年輕過，我剛來的時候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手教我技術(shù)，教我做人，哪有我的今天呀。吳：不愧是經(jīng)理助理了，都會拐彎抹角地做我的工作了。高：您是老同志，對我們年輕人還要多幫助，說得不到之處，您也別往心里去。咱別為一點兒小事影響了工作。吳：嘿，我要不懂這點道理，四十多歲都白活了。好了，我也該回車間去了！高：您走好，多注意身體，別把自己累著。（吳經(jīng)理樂呵呵地出門，高送吳至電梯口。）情景三高：王總啊……路上還順利……小鐘接上您了……我們都布置好了……兩小時后直接到會場？好好……您放心好了。（三負責(zé)人上）。朱：高助理，您看這會場布置得多好。（高點頭。大加夸贊。）保安忽然跑上來。保安：（慌張）朱經(jīng)理，不知怎么搞的，廠房的的墻角里發(fā)現(xiàn)了一窩貓。朱：怎么？……嘻，不就是幾只貓嗎，快把它們弄走。高：（急）這是怎么搞的，誰負責(zé)的會務(wù)？吳：（指馬）不是歸他管嗎？馬：（反駁）噯！你講不講道理??？會場是我布置的沒錯，可這車間是管你借的呀！要怪，也只能怪你的車間平時衛(wèi)生不好，連貓都隨隨便便跑進來了。吳：（大怒）：這個時候你還滿嘴是理，等王總回來，咱們找他評評理。高（把吳拉?。簞e生氣，大家都是為了工作。有事好好商量。朱：（對保安），你們還不快把這些貓都給處理掉。（保安轉(zhuǎn)身要下場）高：（叫住保安）等等。你們可以這樣……（聲音淡出）情景四王總經(jīng)理和杰克從車里走出，高上前迎接。高：王總，您辛苦了。王：小高，我已經(jīng)看過昨晚電視臺關(guān)于我們公司收養(yǎng)那窩小貓的報道，你很會應(yīng)變，安排得很不錯。高：謝謝王總，這都是馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、朱主任他們的功勞。王：（回頭向杰克）我來介紹一下，這位是總經(jīng)理助理高小姐，這位是我們的貴賓美國朗格公司總經(jīng)理杰克先生。高：（握手）您好，歡迎您的光臨。杰克：很高興認識你，昨天晚上我已經(jīng)在電視里看到了記者對你的采訪，你講得很好，我也非常喜歡小貓，我家里的貓媽媽和你們收養(yǎng)的那一只長得很像。王：我們公司已經(jīng)決定用這些小貓做我們公司產(chǎn)品的形象大使，來宣傳我們的企業(yè)形象。杰克：這太好了，我們有這么多的共同點，相信我們的合作一定能夠成功。（眾人掌聲響起。）高：（站在客人的外側(cè)，伸出右手，手心朝上）杰克先生，請隨我這邊走（眾人向展覽會走去）。參考答案：本題為三級秘書試題。著裝不規(guī)范，不符合禮儀要求。錯 辦公桌不整潔、干凈，文件歸類不清楚。錯對下屬下達口頭會議通知時，時間、地點具體準(zhǔn)確。對能提前達到會議室檢查準(zhǔn)備情況，并調(diào)試會議設(shè)備。對未能督促負責(zé)會議室管理的秘書提前做好會議前的設(shè)備檢查工作，造成會議延時開始。錯能夠使用多媒體設(shè)備來輔助會議的發(fā)言內(nèi)容。對能夠提出一些開放式的問題，鼓勵與會者積極參與，積極引導(dǎo)會議的議程。對積極消除會議交流的障礙，限制挑釁性的行為，鼓勵和尊重不同的意見。對適時總結(jié)會議的發(fā)言，引導(dǎo)與會者形成會議的決議。對能夠明確具體地給團隊成員下達工作任務(wù)，注意分工明確，責(zé)任到人，并注意反饋。對1注意做好橫各的溝通協(xié)調(diào)，選擇有針對性的溝通形式，如：與馬經(jīng)理的談話。對1在溝通時，能夠引導(dǎo)被協(xié)調(diào)者學(xué)會換位思考。對1在溝通中，有“內(nèi)部客戶”的意識，關(guān)心尊重老同事。對1注意送客禮儀，能夠?qū)⒖腿怂椭岭娞菘?。?在部門之間發(fā)生了摩擦和沖突后，能夠做好橫向溝通，防止事態(tài)擴大。對1具有處理突發(fā)性事件的應(yīng)對能力，懂得隨機應(yīng)變，具有公關(guān)意識和環(huán)保意識。 對1握手禮儀規(guī)范。對 1引導(dǎo)客人的手式正確，符合禮儀的要求。對（四）工作實務(wù)題示例背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是總經(jīng)理助理高葉需要你完成的任務(wù)。備忘備至：秘書鐘苗自：總經(jīng)理助理高葉主題：公司準(zhǔn)備召開全國辦公用品展銷訂貨會，為了開好這次會議，公司已決定與麗都大酒店簽訂展銷訂貨會會場的協(xié)議。因該協(xié)議的內(nèi)容關(guān)系到會議能否成功舉辦，所以請你就該協(xié)議內(nèi)容應(yīng)注意的事項提出一些建議，以便于我們在明天和公司有關(guān)人員討論協(xié)議文本時作為參考。謝謝。 總經(jīng)理助理：高葉 2007年3月4日參考答案：與酒店簽訂協(xié)議應(yīng)注意的細節(jié)：確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其他設(shè)備的圖表都應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會者大多數(shù)人員的到達和離去日期、房費起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。確定由旅館提供的免費商品和服務(wù)（例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機場接機，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員）。確定任何特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負擔(dān)。確定預(yù)訂和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。指定可以取消預(yù)訂而不向參會單位收費的一段時間或最后期限。協(xié)議還應(yīng)規(guī)定酒店需及時通報重要變動信息的內(nèi)容。模擬試題一（一）單項選擇題一般會議議程的編制應(yīng)在BA、日程表編制之后 B、日程表編制之前C、會議籌備方案調(diào)整之前 D、會議籌備方案編制之前（二）多項選擇題選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點要綜合考慮以下因素ABCDA、交通便利 B、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符C、良好的設(shè)備配置 D、場地租借的成本合理考試題型示例一（一）單項選擇題示例會議成本公式2ABT中的A為 （D）A、召開會議的時間 B、參加會議的人數(shù)C、會議的直接成本 D、每小時與會者平均工資的3倍（二）多項選擇題示例會議應(yīng)急方案的特點應(yīng)做到ABCA、留有余地 B、有的放矢 C、預(yù)防為主 D、及時應(yīng)對（三）案例分析題示例情景一（公司會議室）（高葉主持一個協(xié)調(diào)會，后面掛著會標(biāo)，到會者有譚、劉、孫、陳、蘇）高：今天我們來開一個協(xié)調(diào)會，兩天前王總給我下達了一個任務(wù)單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應(yīng)公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫出采購方案，做出采購預(yù)算。事先我已請行政部和總經(jīng)理辦公室廣泛征求公司各部門的意見，現(xiàn)在我們將情況匯總一下。我先提醒大家?guī)c，我們需要采購的物品要充分考慮實際的需求和與原來設(shè)備的匹配，同時要考慮到公司財務(wù)承受的能力，以及售后服務(wù)等問題。誰先談?wù)?？蘇：公司要對接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎來訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應(yīng)建立來訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報刊架。高：非常好，請你們將需要訂購的物品寫成書面報告提交上來，為制定整體的采購計劃提供資料。孫：我們在制定采購預(yù)算之前需要對多家供貨商進行比較，要充分比較設(shè)備的性能、價格、付費方式。高：還要考慮交貨時間和有關(guān)售后服務(wù)問題。公司考慮將公司的采購項目參與到由市政府采購中心主持的公開采購的活動中去。蘇：昨天我已經(jīng)將準(zhǔn)備提交采購中心的任務(wù)書上報給了總理經(jīng)辦公室。高：我看了，但是中間還有一些問題，比如你沒有寫清招標(biāo)文件發(fā)售的具體時間和地點，詢標(biāo)的具體時間與地點。蘇：是嗎，那可能是鐘秘書他們疏忽了。我讓他們重做一份盡快報總經(jīng)理辦公室。高：請你們同時將政府采購的招、投標(biāo)程序?qū)懗鲆环輬蠼o我。陳：關(guān)于辦公設(shè)備和用品的采購經(jīng)費事先一定要做出詳細的預(yù)算，公司最近流動資金比較緊張，因此，接待區(qū)的重新裝飾和布局應(yīng)該立求簡潔、實用，有些一時達不到的功能不必強求。蘇：我們既然重新裝修一次還是應(yīng)該力求功能齊全，跟上時代，要不還有什么意義。陳：我的意思是說，要簡潔務(wù)實，像你們說的什么展式架、錄像探頭有必要嗎？蘇：怎么沒有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。陳：反正花的不是你自己的錢，沒人知道心疼。高：大家都是為了把公司的事情做得更好，并不是為個人的利益，所以簡樸務(wù)實和與時俱進都是很必要的，什么一定要買，什么可以量力而行過一段再買，等我們預(yù)算出來大家可以再協(xié)商討論。下面大家議一議財務(wù)預(yù)算的具體細節(jié)。（淡出）情景二（在公司的倉庫房，高正在帶著采購人員對所購的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗貨）高：小孫，你那邊檢查的進貨的型號、數(shù)量、規(guī)格都沒有什么問題吧？孫：沒問題，我逐一清點，而且開包抽查了幾個箱子，質(zhì)量還不錯。高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財務(wù)，把這個后續(xù)的貸款支票開出來交給廠家。情景三（高葉辦公室，電話鈴響）高：喂，你好，我是高葉。陳總監(jiān)嗎？你說前兩天采購的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問題。哪出問題了？是貨物的單價和原來的不一樣，我審的時候沒太注意。那怎么辦呀？好吧，我讓采購部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。（重新拿起電話給鐘秘書打電話）高：鐘秘書，請你幫我找出前幾天設(shè)備購買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復(fù)印件盡快給我送過來。什么？你沒有將這些東西復(fù)印，我沒告訴你？難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎？連這么點基