【正文】 公文 （公文寫作與處理 0341） 公文概述 一、什么是公文 ： 公文，即公務(wù)文書，是國家機關(guān)及其它社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是進行公務(wù)活動的重要工具。 公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解： 1．公文形成的主體是國家機關(guān)和其他社會組織。 2．公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。 3．公文是具有法定效用與規(guī)范格的文件材料。 4．公文是進行公務(wù)活動的重要工具之一。 二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展 公文，是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。 它是隨著階級、國家、文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著生產(chǎn)與管理活動的發(fā)展而不斷發(fā)展的。在我國，文書的出現(xiàn)可上溯到夏、商、周三代，《周易系辭》中說：“上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書契，百官以洽，萬民以察?！边@里說的“書契”，就指的是用文字作為物質(zhì)載體而形成的文書。 在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期王室占卜活動的記錄文字，即“甲骨卜辭“。它是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最早的文書檔案。 到了西周，由于生產(chǎn)的向前發(fā)展，為了加強國家的行政 4 設(shè)有專門管理文書的機構(gòu)與起草文書的官吏了，這 說明，在：為國家管理工具的官文書的產(chǎn)生已經(jīng)有三四千年的歷史了。 秦、漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期。秦代出現(xiàn)的“書”、“奏”，是我國最早的上行公文。 秦、漢以后，以至明、清，在兩千多年的封建社會里，下行、下行、平行的公文種類不斷演變增多，據(jù)徐望之《公牘通論》所計，不下六、七十種。 辛亥革命以后，南京臨時政府為了適應(yīng)其資產(chǎn)階級政權(quán)需要，對沿襲已久的封建王朝的文書工作進行了全面改革，簡化文書種類，劃一公文程式。 1912 年元月，臨時政府內(nèi)務(wù)部奉大總統(tǒng)令：發(fā)了《公文程式》五條，規(guī)定行用公文分為：“ 令”、“咨”、“呈”“示”“狀”五種。廢除了封建王朝的多種舊的公文名稱。 應(yīng)當指出的是，在文書數(shù)千年的發(fā)展演變中，載體材料白文書的變化與發(fā)展影響是很大的。漢代以前，我國文書的主要載體材料一般為金石、甲骨、青銅、竹木、縑帛等。東晉末年，太尉桓玄下令公文統(tǒng)一用紙，紙張作為公文載體的廣泛應(yīng)用是我國古文書工作的突破。 三、文書、文件和公文 在機關(guān)的日常工作活動中，常常出現(xiàn)“文書”、“文件”和“三種概念同時使用的情況，三種名稱，有時可以通用，有時則強調(diào)不同的側(cè)面：文書，可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公也可 以指私人文書。文書還可以指一種職業(yè)。文件一詞，則有兩種解釋。一是指：同文書一樣，既可指公務(wù)文件，也可指私人文指文件材料的總稱。二是指：機關(guān)、組織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。至于公文的概念，則是指各機關(guān)單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。 此外，這三個概念出現(xiàn)的時期也有不同?！拔臅弊钤绯霈F(xiàn)與西漢時期。“公文”出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。“文件”大約在清末才出現(xiàn)。 第二節(jié) 公文的特點與作用 一、公文的特點： 公文有法定的作者。 2．公文有法定的權(quán)威。 3．公文有特定的效用 4．公文有規(guī)范 的體式。5．公文有規(guī)定的處理程序。 二、公文的作用 公文的作用主要表 現(xiàn) 在以下五個方面： 與指 導作用。 為規(guī) 范作用。 傳遞 信息作用。 公 務(wù)聯(lián) 系作用。 憑據(jù) 記載 作用。 第三節(jié) 公文的分類與文種 一、公文的分類 1．從公文的來源劃分 按照公文的來源，可將一個機關(guān)的公文分為三個部分：對外件、收來文件和內(nèi)部文件。 (1)對外文件。簡稱發(fā)文，是指本機關(guān) (或部門 )擬制的向外位發(fā)出的文件。 (2)收來文件。簡稱收文，是指由外機關(guān)擬制的，作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān) (或部門 )來的文件。 (3)內(nèi)部文件。是指 制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。 2．從公文的行文關(guān)系上來劃分 從一個單位的對外文件來說，可以按照他們的行文關(guān)系，文件去向，劃分為上行文、平行文和下行文三類。 (1)上行文。是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文。 (2)平行文。是指同級機關(guān)或者不相隸屬的；沒有領(lǐng)導與指導關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。 (3)下行文。是指上級領(lǐng)導機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。 3．從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分 可將公文分為秘密文件、普通文件和公布文件。 (1)秘密文件。是指內(nèi) 容涉及黨和國家的秘密，需要控制范圍和閱知對象的文件。 (2)普通文件。是相對秘密文件而言的。這類普通文件閱范圍比較寬，但一般說來，只限于本機關(guān)或本組織內(nèi)部，不對外公布。 (3)公布文件。是指向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。 4．從公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和作用來劃分可將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。 (1)法規(guī)文件。是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。法規(guī)文件一般分為三種：法律文件、法令文件和行政法規(guī)與規(guī)章文件。 (2)行政文件。主要是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和 使用的文件。 (3)黨的文件。是指由中國共產(chǎn)黨的機關(guān)、組織形成和使用的文件．反映黨的領(lǐng)導、黨的工作和黨的建設(shè)等活動。 5．從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分 可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。 (1)指揮性公文。是指上級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)用以領(lǐng)導和指導工作的公文。例如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。 (2) 范性公文。是指由機、組織、社會團體制定的要求員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，例如條例、規(guī)定、辦法、細則、 章程、規(guī)則等。 (3)報請性公文。是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。例如請示、報告等。 (4)知照性公文。是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守、以及各部門機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、知照性通知、通報、函等。 (5)記錄性公文。是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。 二、公文的名稱 現(xiàn)行機關(guān)的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用公 文名稱，不能濫用。 2020 年 8 月 24 日，國務(wù)院以國發(fā) [2020]23 號文件發(fā)布了新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，將公文文種調(diào)整為 13 種：命令 (令 )、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。 1996 年 5月 3 日中共中央辦公廳發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定了黨的機關(guān)公文文種有 14 種：決定、決議、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。 以上黨政領(lǐng)導機關(guān)用規(guī)范性文件的形式發(fā)布的主要的公文文種都具有法規(guī)、規(guī)章的嚴肅性，其所屬的有關(guān)部 門的各級機關(guān)組織在行文時都應(yīng)當嚴格遵守、不能違犯，因而被稱為法定公文文種。都具有獨立對外行文的資格，可以用套紅的文件版頭行文，通常稱為“紅頭文件”；而計劃、總結(jié)、方案等，則屬于機關(guān)常用應(yīng)用文種。 名詞解釋： 1．甲骨文書是 書刻在甲骨上的商代后期王室占卜活動的記錄：字，即“甲骨卜辭”。 2．公務(wù)文書是 國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管；的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。 3．對外文件簡稱發(fā)文， 是指本機關(guān) (或部門 )擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關(guān)的意 圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關(guān)的文件。 4．簡稱收文， 是指由外機關(guān)擬制的，作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān) (或部門 )來的文件。 5．內(nèi)部文件 就是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。 6．上行文 就是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)的公文，是自下而上的行文。 7．平行文 就是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導與指導關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。 8．下行文 就是指上級領(lǐng)導機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。 9．指揮性公文是 指上級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導和指導工作的 公文。 10．規(guī)范性公文 是指由機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強的規(guī)范性和強制性。 11．報請性公文 是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。 12．知照性公文 是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以各機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。 簡答題 1．怎樣理解公文的基本含義？ 公文是國家機關(guān)及其它社會組織在行使職權(quán)和實施管理中形成的具有法定效用和規(guī)范格式的文件，是辦理公務(wù)的重要工 具。 公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解： 公文形成的主體是國家機關(guān)及其它社會組織；公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理；公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料；公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。 2．比較文書、文件、公文三個概念的異同？ 文書、文件和公文這三個概念的含義基本上是一致的，都是指國家機關(guān)及其它社會組織在工作活動中形成和處理的文件材料。但是在實際工作中，這三個概念在不同的場合往往強調(diào)不同的側(cè)面，有著不同的稱呼和用法。文書既可以指公務(wù)文書，也可以指公文文書，是一個整體概念，文書還可以指一種職業(yè) 和職務(wù)名稱。文件一詞主要是指機關(guān)、組織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。至于公文的概念，是指各機關(guān)單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。 3．公文的主要特點是什么？ 公文是在機關(guān)公務(wù)活動中形成的，是各機關(guān)與組織行使法定職權(quán)、實施有效管理的重要工具，具有很強的現(xiàn)實效用性。它主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 公文有法定的作者，所謂法定的作者，就是指依據(jù)憲法和關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定職權(quán)和擔負一定的任務(wù)、義務(wù)的機關(guān)、組織或代表機關(guān)組織的領(lǐng)導人。 公文有法定的權(quán)威，公文既然是黨政機關(guān)、社會團 體、企事業(yè)單位為了傳達意圖、辦理公務(wù)、記載工作活動而制成的。這就必公文以機關(guān)喉舌的地位，即公文可以代表機關(guān)發(fā)言，代表制發(fā)法定權(quán)威。 公文有特定的效用，公文的特定效用是指公文的現(xiàn)實效用，是公文制發(fā)機關(guān)的法定地位所賦予的，公文所具有的特定的效用是有特定的時間限制的，任何公文都不是永遠有效的。 公文有規(guī)范的體式，各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位制發(fā)文件都應(yīng)當按照規(guī)定的體式辦理不能隨心所欲。 公文有規(guī)定的處理程序，公文的制發(fā)和辦理都必須經(jīng)過規(guī)定(處理程序，才能維護公文的嚴肅性與權(quán)威性，才能實現(xiàn)機關(guān)文書工作的科學化 、規(guī)范化、制度化和提高機關(guān)工作效率。 4．機關(guān)公文作用有哪些？ 具體地說，公文的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 領(lǐng)導與指導作用。行文規(guī)范作用。傳遞信息作用。公務(wù)聯(lián)系作用。憑據(jù)記載作用。 6．常見的公文分類方法主要有：從公文的來源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點等方面來劃分的。 從公文的來源劃分可將一個機關(guān)的公文分為三部分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件。 從公文的行文關(guān)系來劃分可分為上行文、平行文、下行文。 從公文的機密程度和閱讀范圍來劃分可分為秘密文件、普件文件、公布文件。 從公文制發(fā)機 關(guān)的性質(zhì)和作用來劃分可分為法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。 從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分可分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。 公文寫作 第一節(jié)公文寫作概述 一、公文寫作是代機關(guān)立言 公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。 一般說來，公文起草的組織可以分別采用以下三種形式： 1．由一人準備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。 2．由多人共同討論、構(gòu)思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。3．由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文。 二、發(fā)揮公文效用，把好質(zhì)量關(guān) 公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容和文字表達兩個方面。 1．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學性強。 2．在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。 三、機關(guān)領(lǐng)導要親自動手撰寫重要公文 公文是代機關(guān)立言，代表了機關(guān)的政策水平、業(yè)務(wù)水平乃至整個領(lǐng)導水平