【正文】 四川祥和園裝飾工程有限公司 行政部管理制度匯編二OO三年一月目 錄第一章 職位說明書………………………………………… 第3頁(yè)行政部經(jīng)理………………………………………… 第4頁(yè)行政部文員………………………………………… 第7頁(yè)行政部采購(gòu)………………………………………… 第8頁(yè)行政部司機(jī)………………………………………… 第9頁(yè)第二章 管理規(guī)定 ………………………………………… 第10頁(yè)考勤管理制度…………………………………………第11頁(yè)會(huì)議管理制度…………………………………………第14頁(yè)辦公室規(guī)范管理制度…………………………………第17頁(yè)印章管理制度…………………………………………第19頁(yè)合同管理制度…………………………………………第20頁(yè)書籍管理辦法…………………………………………第23頁(yè)電話及傳真管理制度…………………………………第24頁(yè)物資采購(gòu)管理制度……………………………………第25頁(yè)物資入庫(kù)及庫(kù)存管理制度……………………………第27頁(yè)物品領(lǐng)用管理制度……………………………………第28頁(yè)司機(jī)行車及工作管理制度……………………………第30頁(yè)車輛肇事管理辦法……………………………………第32頁(yè)清潔衛(wèi)生管理制度……………………………………第34頁(yè)獎(jiǎng)懲制度………………………………………………第35頁(yè)檔案保密制度…………………………………………第28頁(yè)行政部管理制度匯編 第一章 職位說明書第一章 職位說明書行政部經(jīng)理一、基本資料職位名稱行政部經(jīng)理樊春梅定員人數(shù)1人直屬上司總經(jīng)理直接下屬行政部員工二、工作概要處理公司的行政事務(wù)和對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門、辦公室各職能主管之間以及公司外部與政府有關(guān)部門、社區(qū)有關(guān)方面之間的關(guān)系；負(fù)責(zé)公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級(jí)的指示決議，檢查督促各部門的工作落實(shí)情況；做好后勤服務(wù)工作。三、崗位職責(zé)1． 全面領(lǐng)導(dǎo)行政部工作并具體主持行政事務(wù)工作，制定本部門每年、每月和每周工作計(jì)劃。2． 管理行政部人員編制。3． 負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。4． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進(jìn)事例和存在問題，并向總經(jīng)理報(bào)告。5． 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢(shì)。6． 負(fù)責(zé)安排、督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項(xiàng)功能的有效發(fā)揮。7． 負(fù)責(zé)審批各部門采購(gòu)計(jì)劃，組織安排人中同按計(jì)劃實(shí)施物資采購(gòu)。8． 根據(jù)總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)安排公司的各類會(huì)議，做好會(huì)議記錄，安排并做好會(huì)務(wù)工作，組織編寫會(huì)議紀(jì)要或有關(guān)的決議，檢查會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況，并及時(shí)編寫公司的大事記。9． 負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請(qǐng)示、報(bào)告等。10． 指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作。11． 按照總經(jīng)理的指示搞好專項(xiàng)調(diào)查研究，擬寫調(diào)查報(bào)告，為總經(jīng)理提供決策依據(jù)。12． 負(fù)責(zé)擬寫公司的階段性工作總結(jié)和工作規(guī)劃，編制行政開支預(yù)算。13． 嚴(yán)格管理和使用印章、介紹信，需經(jīng)簽字批準(zhǔn)并進(jìn)行登記后方可用印。14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報(bào)刊征訂與保管工作。15． 負(fù)責(zé)對(duì)外合同的審核蓋章及對(duì)外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊。16． 管理公司車輛，合理調(diào)度使用，安排人員進(jìn)行年審，辦理車輛保險(xiǎn)事務(wù)。17． 組織與安排公司活動(dòng)。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的暫住證、保險(xiǎn)福利。 18． 管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。19． 安排外來賓客的住宿。20． 組織落實(shí)公司關(guān)于創(chuàng)建文明單位和文明班組的計(jì)劃和部署，抓好公司的兩個(gè)文明建設(shè)。21． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門和社區(qū)有關(guān)方面的關(guān)系，搞好對(duì)外合作，并根據(jù)總經(jīng)理的要求參與有關(guān)的社會(huì)活動(dòng)。22．認(rèn)真完成總經(jīng)理交辦的其它工作。四、職權(quán)規(guī)定1． 有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。2． 有權(quán)檢查督促對(duì)總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況。3． 有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。4． 有權(quán)催促各部門及時(shí)做好文件與資料的立卷、歸檔工作。5． 有權(quán)按總經(jīng)理的指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。6． 有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。7． 對(duì)各部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán)。8． 對(duì)不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。9． 對(duì)要求各部門主管參加的會(huì)議，有綜合平衡或精簡(jiǎn)壓縮的權(quán)力。，對(duì)辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。五、職責(zé)規(guī)定1． 對(duì)得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時(shí)向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)。2． 對(duì)總經(jīng)理辦公室行文的差錯(cuò)，收集與整理資料失實(shí)而造成的后果負(fù)責(zé)。3． 對(duì)機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負(fù)責(zé)。4． 對(duì)公文、函件、報(bào)刊傳遞不及時(shí)，或發(fā)生誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)。5． 對(duì)印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。6． 對(duì)下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé)。7．對(duì)未及時(shí)根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要求，編制好本室方針目標(biāo)或未及時(shí)檢查和落實(shí)負(fù)責(zé)。六、注意事項(xiàng)1． 要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府有關(guān)建筑裝飾、房地產(chǎn)管理的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內(nèi)容，掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)管理知識(shí)。2． 在對(duì)外關(guān)系中要處處注意維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象，在涉外活動(dòng)中要嚴(yán)格遵守涉外紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家的尊嚴(yán)。3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調(diào)、語言文字和應(yīng)變處理等方面的能力。行政部文員一、基本資料職位名稱行政部文員定員人數(shù)1人直屬上司行政部經(jīng)理直接下屬二、工作概要根據(jù)行政部經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管及文書打印工作，完成辦公室日常事務(wù)工作。三、崗位職責(zé) 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、登記、引見、接送來訪賓客。 負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄。 負(fù)責(zé)公司書籍、電子文件、報(bào)刊的整理、收集、分類、編號(hào)、保管工作。要求收集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。負(fù)責(zé)書籍、刊物資料借閱登記，及時(shí)督催促歸還。 負(fù)責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。 負(fù)責(zé)請(qǐng)假及加班申報(bào)單的保管、匯總、造表。 熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價(jià)，掌握庫(kù)存物品的使用情況。 負(fù)責(zé)辦公用品、電腦耗材等物品的庫(kù)存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價(jià)，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領(lǐng)用簽字登記手續(xù)。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。 管理飲水，登記、發(fā)放水票。1 負(fù)責(zé)維護(hù)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動(dòng)程序等資料，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。1 負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡和匯總考勤。1 每月對(duì)公司物品、書籍刊盤進(jìn)行一次盤點(diǎn)，將盤存情況以書面形式上報(bào)。1 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，做好其它部門的協(xié)助工作。六、注意事項(xiàng)1． 在工作中要謙虛謹(jǐn)慎，勤備踏實(shí)。要堅(jiān)持原則，秉公辦事，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守公司機(jī)密。行政部采購(gòu)一、基本資料職位名稱司機(jī)定員人數(shù)1人直屬上司行政部經(jīng)理直接下屬二、工作概要 負(fù)責(zé)各類辦公用品、勞動(dòng)保護(hù)用品和工程部備品備件的日常采購(gòu)。三、崗位職責(zé)1． 匯總各部門主管和倉(cāng)庫(kù)保管員填制的《采購(gòu)計(jì)劃清單》，經(jīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。2． 嚴(yán)格執(zhí)行貨物驗(yàn)收入庫(kù)制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與請(qǐng)購(gòu)要求相符，與發(fā)票內(nèi)容相符。3． 嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。采購(gòu)后及時(shí)辦理結(jié)帳手續(xù)，做到單據(jù)清、帳款清、手續(xù)清。4． 認(rèn)真做好采購(gòu)記錄，對(duì)計(jì)劃表上采購(gòu)不到的物資要及時(shí)向需用部門、倉(cāng)庫(kù)保管員說明情況，提出解決的辦法。5． 廣泛收集與本公司有關(guān)的各類產(chǎn)品信息（包括收集各類材料供應(yīng)商、辦公用品、電腦耗材廠商價(jià)格表等），及時(shí)提供給工程部、設(shè)計(jì)部及有關(guān)的使用部門參考。6． 堅(jiān)持“貨比三家”和“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，既保證質(zhì)量又節(jié)省支出。7． 經(jīng)常主動(dòng)了解庫(kù)存情況，及時(shí)做好各類物品的補(bǔ)缺，避免供應(yīng)中斷。8．對(duì)于管理上急需的物品，即需即購(gòu)，確保供應(yīng)，但采購(gòu)手續(xù)要完備。9．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作。六、注意事項(xiàng)1． 工作要認(rèn)真細(xì)致，要有為各部門服務(wù)、做好后勤保障的精神。2． 以公司利益為重，不利用職務(wù)之便謀取私利。3．要熟悉商品市場(chǎng)，通過比較選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系。行政部司機(jī)一、基本資料職位名稱司機(jī)定員人數(shù)1人直屬上司行政部經(jīng)理直接下屬二、工作概要保證公車的正常、合理使用與出行安全。三、崗位職責(zé) 保證公司業(yè)務(wù)部門用車的及時(shí)出行與安全。 按要求用車，用車人在出行前認(rèn)真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原因、預(yù)計(jì)時(shí)間、返還時(shí)間等項(xiàng)。經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，司機(jī)方能出行（臨時(shí)、緊急情況除外）。 車輛返回或出車前半小時(shí)，司機(jī)人員需認(rèn)真檢查車輛安全狀況（油、水、電），以確保車輛正常運(yùn)行。 對(duì)自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時(shí)一定保證證件齊全。 外出行車時(shí)，如不能及時(shí)返回，行車司機(jī)需及時(shí)通知公司行政部，以利調(diào)度。 認(rèn)真填寫每日行車日志，經(jīng)使用者簽認(rèn)實(shí)際使用時(shí)間及里程后，于次日交行政部審核，行車日志作為油費(fèi)、路橋費(fèi)、餐費(fèi)報(bào)銷的依據(jù)，否則費(fèi)用不予報(bào)銷。 保證公司用車及時(shí)及來賓接送用車。 負(fù)責(zé)使用車輛的保管及日常清洗、維護(hù)、保養(yǎng)工作。 具全辦理車輛的年檢、年審、保險(xiǎn)、維修并與管理部門聯(lián)系。六、注意事項(xiàng)1． 司機(jī)人員