企業(yè)行政辦公管理制度(已修改)
2025-04-27 22:32 本頁面
【正文】 行政辦公管理制度第一節(jié) 總 則 為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循，照章辦事，制定制度。 第二節(jié) 文件收發(fā)規(guī)定 第一條 公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會(huì)秘書核稿，屬公司文件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)文件。 第二條 已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按內(nèi)容編號(hào)后，打印。 第三條 文件由行政辦公室負(fù)責(zé)校對(duì)，并送擬稿人核稿人審查合格后，方能復(fù)印、蓋章。 第四條 文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。 第五條 經(jīng)簽發(fā)的文件原稿行政辦公室負(fù)責(zé)存檔。第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接后即時(shí)報(bào)送。第三節(jié) 文件傳閱批辦制度第一條 上級(jí)或外單位來文，首先由行政管理部統(tǒng)一編號(hào)，根據(jù)文件密級(jí)和內(nèi)容報(bào)送相關(guān)部門傳閱，待閱完有關(guān)負(fù)責(zé)人批示后，行政管理部負(fù)責(zé)督辦，最后根據(jù)需要統(tǒng)一編號(hào)整理歸檔。第二條 公司各部門向總經(jīng)理報(bào)告的工作材料、文件或建議意見等需總經(jīng)理批復(fù)的，首先交行政管理部統(tǒng)一報(bào)送總經(jīng)理，待總經(jīng)理批閱后交行政管理部督辦執(zhí)行。第三條 各部門因工作需要，涉及全局需有關(guān)部門協(xié)調(diào)配合以通告形式發(fā)文件時(shí)，首先報(bào)行政管理部統(tǒng)一發(fā)文或轉(zhuǎn)發(fā)下達(dá)，各部門不得自行隨意發(fā)文或下達(dá)通知等。第四條 由行政管理部發(fā)放的所有文件內(nèi)容，均代表公司的旨意。為統(tǒng)一規(guī)范，所有文件必須實(shí)行會(huì)簽制。首先由行政管理部部長簽署意見后報(bào)總經(jīng)理簽署準(zhǔn)發(fā)后方可發(fā)文。董事會(huì)發(fā)文必須由董事長最終簽發(fā)。第四節(jié) 文件材料打印復(fù)印管理規(guī)定第一條 公司各部門需打印、復(fù)印文件材料時(shí)，首先報(bào)行政管理部審核后打印、復(fù)印，否則行政管理部拒絕打印、復(fù)印。第二條 各部門需打印的文件材料，草稿必須經(jīng)過認(rèn)真修改審定后打印，應(yīng)在未打印前在電腦上校對(duì)，不允許打印出來后才校對(duì)。若確實(shí)需打印、傳閱修訂的，應(yīng)打印在廢紙反面，嚴(yán)禁浪費(fèi)辦公耗材。第三條 行政管理部的電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等由專人操作，任何人不得隨意操作，否則嚴(yán)肅處理。第四條 行政管理部要認(rèn)真做好各部門打印、復(fù)印文件材料的登記工作，要求當(dāng)事人必須簽字（110頁 本人簽字，1020頁部門經(jīng)理簽字，2050頁行政管理部部長簽字，50頁以上總經(jīng)理簽字），做好把關(guān)工作。第五條 公司給部分部門配備了電腦，打印設(shè)備其文件材料自行打印，但行政管理部負(fù)責(zé)控制監(jiān)督其紙張的領(lǐng)用，特殊情況需大量打印或復(fù)印的，報(bào)行政管理部審批。第六條 各部門在打印、復(fù)印材料時(shí)，必須本著勤儉節(jié)約每張紙的原則，反對(duì)任何形式的鋪張浪費(fèi)。第五節(jié) 檔案管理制度依據(jù)公司實(shí)際情況，為了使公司檔案合理有效利用，特制定本制度。第一條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司文書檔案由行政管理部集中統(tǒng)一管理，其它檔案（已交行政管理部的除外）分別由相關(guān)部門自行管理（但兩年以上的技術(shù)信息檔案必須交行政管理部管理），以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其及時(shí)整理歸檔。第二條 公司行政管理部設(shè)立專職檔案員負(fù)責(zé)的檔案工作，負(fù)責(zé)管理公司的文書及業(yè)務(wù)檔案。（一）檔案管理主要任務(wù)： 檔案管理員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理理論、技術(shù)和實(shí)際業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。 收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案； 積極開展檔案的提供利用工作； 進(jìn)行檔案鑒定； 進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)； 保管部門科技檔案；（二）檔案管理注意事項(xiàng)： 檔案管理員要防止和減少檔案的磨損，努力延長其使用壽命。 嚴(yán)格遵守保密制度，維護(hù)檔案的政治安全，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件發(fā)生。 檔案應(yīng)該分類編號(hào)、歸檔。 嚴(yán)防檔案潮濕、發(fā)霉、磨損、字跡模糊等事故。 定期修繕維護(hù)檔案完整。第三條 歸 檔（一）歸檔的文書包括： 公司與有關(guān)單位來往的重要信件、各種協(xié)議書、合同等。 公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲公告以及公司的規(guī)章制度等）。 公司制定的項(xiàng)目、經(jīng)營計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)、決算、工作總結(jié)。 公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件、會(huì)議總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要。 公司各部門的發(fā)文。 其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。第四條 歸檔要求 歸檔的材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。 在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列。 案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備查表。 全部案卷組成后，要對(duì)案
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