【正文】 27 / 27山谷藍/泰科曼公司商務管理制度北大縱橫管理咨詢公司2002年11月目 錄第一章 商務部門部門職責 3第二章 采購管理制度 4第三章 庫存管理制度 9第四章 發(fā)貨管理制度 14第五章 其他出庫管理 16第六章 樣品、樣機出入庫管理制度 20第七章 庫房的管理制度 26第一章 商務部門部門職責1． 采購管理：實行有計劃的采購管理，保證銷售所需商品的及時供應。2． 庫存管理：合理保管庫存商品，控制庫存積壓。3． 發(fā)貨管理：編制發(fā)貨計劃，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，按時準確發(fā)貨。4． 運輸管理：制定運輸商管理制度，選擇最優(yōu)化的運輸方式，合理控制各項產(chǎn)品的運輸費用。5． 統(tǒng)計管理：負責各類報表的制作、統(tǒng)計等。第二章 采購管理制度第一條 為規(guī)范山谷藍/泰科曼公司的采購管理，保證銷售所需商品的及時、合理采購，特制定本制度。第二條 采購計劃的制定：采購活動必須有計劃地進行，采購計劃的制定須遵從公司總體戰(zhàn)略性目標，并應根據(jù)生產(chǎn)廠家的進貨要求、根據(jù)公司總體的銷售業(yè)務計劃及策略產(chǎn)品的銷售計劃來確定公司總體的采購計劃。采購計劃分為年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。（一）年度采購計劃的制定：總經(jīng)理將廠家的年度進貨任務交商務部，同時銷售總監(jiān)助理將經(jīng)過總經(jīng)理辦公會討論通過的年度業(yè)務計劃交商務部，庫存管理員上報庫存狀況統(tǒng)計表，商務經(jīng)理根據(jù)業(yè)務計劃、廠家任務、歷史數(shù)據(jù)和庫存情況制定年度采購計劃，由財務總監(jiān)審核后報總經(jīng)理審批。（二） 季度采購計劃的制定： 每季度末，商務部必須制定下個季度的采購計劃，季度采購計劃主要適用于采購周期較長的商品。制定采購計劃之前，商務部須取得如下資料：1．各地區(qū)辦事處每季度末上報下個季度的商品訂貨預估。訂貨預估應包括商品種類、數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并注明需到貨日期，各地區(qū)由地區(qū)經(jīng)理審核簽字后，交銷售總監(jiān)助理，由銷售總監(jiān)審核后交商務部。（商品訂貨預估表見附表）2．市場部每季度末上報策略產(chǎn)品或重點產(chǎn)品的訂貨預估。訂貨預估應包括策略產(chǎn)品種類、數(shù)量、規(guī)格型號等信息，并注明需到貨日期，由產(chǎn)品經(jīng)理審核簽字后，交市場總監(jiān)審核后交商務部。3．商務經(jīng)理根據(jù)銷售部、市場部上報的產(chǎn)品訂貨預估，并結(jié)合庫存情況、歷史數(shù)據(jù)及廠家任務的完成情況，制定下個季度的采購計劃，報財務總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。（三） 月度采購計劃的制定 季度采購計劃不足的部分應以月度采購計劃作為補充，月度采購計劃的制定程序同季度采購計劃，月度采購計劃主要適用于采購周期較短的商品。（四） 山谷藍主機設備類產(chǎn)品的采購采取預訂方式進行，銷售訂單簽定并經(jīng)審核后，由醫(yī)院或經(jīng)銷商交付一定金額的訂金后，方可執(zhí)行采購。（五） 臨時性采購若有臨時性或緊急性的采購需求，由各地辦事處或市場部提出申請，地區(qū)經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理簽字后需交銷售總監(jiān)或市場總監(jiān)審核，再交總經(jīng)理審批后交與商務部執(zhí)行采購活動。 維修備件的采購由維修部根據(jù)維修備件銷售需求并結(jié)合備件的庫存狀況制定備件采購計劃，交銷售總監(jiān)審核后，總經(jīng)理審批，再交商務部執(zhí)行。第三條 采購程序及說明 （一）采購訂單審核1． 采購管理員根據(jù)采購計劃情況制作采購訂單，商務經(jīng)理根據(jù)相關的信息分析并對采購訂單進行初步審核并簽字。2． 商務經(jīng)理審核后，將采購訂單交財務總監(jiān)審核后交總經(jīng)理審批。3． 總經(jīng)理審批后交商務經(jīng)理，商務經(jīng)理根據(jù)實際情況指導采購管理員執(zhí)行。（二）采購訂單跟蹤及發(fā)貨采購管理員須密切跟蹤供貨商對訂單的備貨情況，適時、合理地安排訂單的發(fā)貨，并根據(jù)訂單的實際情況選擇合適的運輸方式，既要保證庫存和銷售合同的交貨期，又要降低所有產(chǎn)品的采購成本。（三）采購訂單到貨及驗收1. 采購訂單發(fā)貨后，采購管理員應認真審核發(fā)貨商提供的進口單據(jù)，審核無誤后交與外貿(mào)公司，并督促報關行在最短時間內(nèi)完成清關，將貨送到庫房或是指定的地點。，以便其做好接貨、入庫準備。，并在到貨后，及時將采購的相關單據(jù)（包括發(fā)票、箱單、關稅和增值稅稅單、報關雜費清單）遞交給財務部門相關人員，以便財務及時入帳，同時留一份存檔備案。，出現(xiàn)到貨與箱單不符或是損壞等任何不能入庫的問題時，倉庫管理員應及時書面通知采購管理員，并按相應的程序處理。（四）采購相關款項支付1． 進口關稅、增值稅支付：商務部須提前一周書面通知財務經(jīng)理預計所需關稅、增值稅金額，以便財務部門做好準備；需交納進口稅款時，由采購管理員根據(jù)稅單填寫付款申請，交商務經(jīng)理審核后，交財務部門審核，總經(jīng)理審批后，出納開出支票，交采購管理員去銀行交納。2． 報關雜費的支付：采購管理員應認真核對當月所有報關雜費的清單，確認無誤后，填寫付款申請，交商務經(jīng)理審核，再交財務部門審核，總經(jīng)理審批后，由出納開出支票，交采購管理員支付，所有當月報關雜費須在每月月底前支付完畢。3． 需要支付采購貨款時，由財務部門書面提前一天通知商務部支付金額和要求付款日期；采購管理員接財務部門通知后填寫貨款支付申請單，交由商務經(jīng)理審核簽字后，交財務經(jīng)理核對、審查，再交財務總監(jiān)進行審核簽字，之后，交總經(jīng)理審批。審核完畢，出納開出支票，交采購管理員支付。4． 采購付款后，采購管理員須于財務部門當月結(jié)帳之前，將貨款發(fā)票返回財務部。 訂貨預估單地區(qū)/部門____________ 編號____________季度/月份____________序號產(chǎn)品號品名數(shù)量單位單價總價預計到貨日期1　　　　　　　2　　　　　　　3　　　　　　　4　　　　　　　5　　　　　　　6　　　　　　　7　　　　　　　8　　　　　　　9　　　　　　　10　　　　　　　11　　　　　　　12　　　　　　　13　　　　　　　14　　　　　　　15　　　　　　　16　　　　　　　合 計　　　　　　　備 注　地區(qū)經(jīng)理___________ 銷售總監(jiān)___________產(chǎn)品經(jīng)理___________ 市場總監(jiān)___________ 采購計劃表序號產(chǎn)品號品名數(shù)量單位單價（USD）總價（USD）采購周期預計訂貨日期庫存量（個）季度平均銷售量（個）備注1　　　　　　　　　　　2　　　　　　　　　　　3