【正文】 第 二 章 行政辦公室操作實(shí)務(wù)行政辦公室是酒店的行政管理機(jī)構(gòu)，其職責(zé)可概括為“三服務(wù)”和“四作用”，即為酒店領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、為員工服務(wù)；起到上傳下達(dá)、聯(lián)系協(xié)調(diào)、溝通信息、參謀咨詢的作用。行政辦公室由辦公室、《海天報(bào)》編輯部、醫(yī)療中心和員工美發(fā)室組成。行政辦公室主要負(fù)責(zé)酒店與地方政府、新聞機(jī)構(gòu)的對外聯(lián)絡(luò)；文件的領(lǐng)取、登記、送店領(lǐng)導(dǎo)傳閱、發(fā)送；政務(wù)的協(xié)調(diào)、督辦；酒店公章和介紹信的使用與管理；《海天報(bào)》的編輯、出版、內(nèi)部發(fā)行；為客人和員工提供醫(yī)療服務(wù)；酒店的計(jì)劃生育管理；員工美發(fā)室的管理。第一節(jié) 部門組織機(jī)構(gòu)圖行政辦公室主任 文書秘書行政管理員醫(yī)療中心主任海天報(bào)編輯總經(jīng)理秘書兼職訓(xùn)導(dǎo)員員工美發(fā)師員工 更衣櫥和勞保用品管理員醫(yī)療保險業(yè)務(wù)員主治醫(yī)師兼計(jì)生主治醫(yī)師 第二節(jié) 行政辦公室 行政辦公室是酒店的行政管理中心，主要負(fù)責(zé)酒店與地方政府、新聞機(jī)構(gòu)的對外聯(lián)絡(luò)；文件的領(lǐng)取、登記、送店領(lǐng)導(dǎo)傳閱、發(fā)送；政務(wù)的協(xié)調(diào)、督辦等工作。一、崗位工作說明（一） 行政辦公室主任【工作關(guān)系】直接上級：董事長、總經(jīng)理直接下級：秘書、醫(yī)療中心主任、行政管理員、海天報(bào)主編內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：中央、省、市各有關(guān)部門【崗位描述】對辦公室的工作負(fù)全責(zé)，確保董事長、總經(jīng)理及各公司領(lǐng)導(dǎo)的指令暢通和辦公室各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行?！竟ぷ鲀?nèi)容】 組織安排好董事會會議，根據(jù)董事長指令，督促董事會決議的實(shí)施。 做好上傳下達(dá)，左右協(xié)調(diào)工作。及時向各部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，并抓好催辦；同時向領(lǐng)導(dǎo)反映各部門的意見和建議，搞好信息反饋。 做好組織計(jì)劃工作，綜合情況，研究政策，積極提出改進(jìn)工作的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，組織安排好各種會議，并督導(dǎo)會議精神的貫徹、落實(shí)。 組織秘書草擬各類文稿，并負(fù)責(zé)文稿的審定。 主動與經(jīng)營部門保持經(jīng)常性聯(lián)系，掌握經(jīng)營情況，組織擬寫《經(jīng)營月報(bào)》，適時向公司董事會成員和各方股東通報(bào)情況。 根據(jù)酒店工作安排和領(lǐng)導(dǎo)的指示，負(fù)責(zé)組織對重點(diǎn)工作進(jìn)行調(diào)查研究，并及時口頭或書面向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 負(fù)責(zé)辦公室工作安排，制定、修訂辦公室的工作制度。負(fù)責(zé)所屬人員的調(diào)配，對其進(jìn)行思想教育，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好監(jiān)督、檢查、考核工作。 檢查辦公室人員考勤、工資、獎金、勞保福利用品的發(fā)放。 負(fù)責(zé)對外聯(lián)系，處理好酒店與各級政府部門和社會各界的關(guān)系。1 組織所屬人員做好《海天報(bào)》編輯、行政管理和衛(wèi)生防疫等工作。1 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男女不限 學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有五年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）具有較高的政治素養(yǎng)，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心；（3）熟悉酒店管理和接待服務(wù)工作；（4）掌握國家、地方的政策、法規(guī)；（5）具有較強(qiáng)的語言文字能力，可撰寫公文和報(bào)告；（6）具有一定的組織協(xié)調(diào)和整體控制能力。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）掌握酒店管理專業(yè)知識；（2）具有文秘學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等方面的知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)。（二） 總經(jīng)理秘書【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關(guān)部門【崗位描述】為總經(jīng)理服務(wù)，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。【工作內(nèi)容】 記錄總經(jīng)理的指示，打印、復(fù)印各種文件、資料和信函。 按總經(jīng)理的意圖撰寫信函、電報(bào)、電話稿件，寫好并核對無誤后，交總經(jīng)理簽署、發(fā)出。 拆閱和處理總經(jīng)理的文電、信函，并進(jìn)行分類整理。 對總經(jīng)理批閱后的內(nèi)、外部文件及時上傳下達(dá)，并定期歸類整理、裝訂成冊。 參加總經(jīng)理辦公會議和行政會議，做好會議記錄并檢查議定事項(xiàng)的貫徹、執(zhí)行情況，及時了解和反饋信息。 及時承辦各部門遞交總經(jīng)理批閱的請示、報(bào)告等，并按批示的意見及時處理。 加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，掌握經(jīng)營管理和服務(wù)情況，以便迅速答復(fù)總經(jīng)理查詢。 匯集各部門的營業(yè)報(bào)表以報(bào)總經(jīng)理審閱。 經(jīng)常向行政辦公室主任匯報(bào)工作。 完成總經(jīng)理、行政辦公室主任臨時交辦的其它工作?！救温氋Y格】性別：男女不限 學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有一年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和部門之間的關(guān)系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務(wù)活動情況，能準(zhǔn)確反映情況；（5）有較強(qiáng)的判斷、理解及表達(dá)能力；（6）有一定的協(xié)調(diào)能力，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務(wù)知識和管理知識； （2）具有文秘學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)；（4）外語水平達(dá)到酒店標(biāo)準(zhǔn)A級。（三） 秘書【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市各有關(guān)部門【崗位描述】為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，及時完成各項(xiàng)工作任務(wù)。【工作內(nèi)容】 在行政辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)和組織下，草擬酒店工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡報(bào)、董事會文件及其它公文。 根據(jù)辦公室主任的安排，組織并參加酒店召開的大型或?qū)ｎ}會議，并做好會議記錄，寫出紀(jì)要，催辦會議決定事項(xiàng)的落實(shí)，做好信息反饋工作。 負(fù)責(zé)外聯(lián)和宣傳工作，與媒體和各協(xié)會保持聯(lián)系。 根據(jù)酒店領(lǐng)導(dǎo)的指示和辦公室主任的要求，辦理須上級或政府部門批準(zhǔn)的項(xiàng)目審批手續(xù)。 辦理營業(yè)執(zhí)照年檢。 負(fù)責(zé)酒店大事記的收集、記載。 負(fù)責(zé)酒店的報(bào)刊征訂和字畫交接。 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。【任職資格】性別：男女不限 學(xué)歷：大專以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有一年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）掌握秘書工作技能，熟練使用各種辦公軟件；（3）熟悉行政辦公室及各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和部門之間的關(guān)系；（4）熟悉酒店各部門的業(yè)務(wù)活動情況，能準(zhǔn)確反映情況；（5）有較強(qiáng)的判斷、理解及表達(dá)能力；（6）有一定的協(xié)調(diào)能力，善于與同事保持良好的工作關(guān)系。體能要求：身體健康，無傳染性疾病知識技能：（1）具有豐富的酒店業(yè)務(wù)知識和管理知識；（2）具有文秘學(xué)、社會學(xué)、管理學(xué)等知識；（3）熟悉酒店各部門的工作職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)；（4）外語水平達(dá)到酒店標(biāo)準(zhǔn)A級。（四） 兼職訓(xùn)導(dǎo)員【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任、質(zhì)量管理部主任、培訓(xùn)部主任內(nèi)部聯(lián)系：培訓(xùn)部、質(zhì)管部、各部門訓(xùn)導(dǎo)員、部門各級人員【崗位描述】負(fù)責(zé)協(xié)助行政辦公室主任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門經(jīng)理在部門內(nèi)貫徹、實(shí)施酒店培訓(xùn)體系、質(zhì)量體系、確保酒店培訓(xùn)體系、質(zhì)量體系的有效運(yùn)行；負(fù)責(zé)部門員工培訓(xùn)、質(zhì)量管理工作的監(jiān)督、檢查、組織、協(xié)調(diào)；作為溝通上下級的渠道和紐帶，對培訓(xùn)體系、質(zhì)量體系的保持和改進(jìn)起參謀作用?！竟ぷ鲀?nèi)容】 根據(jù)公司的培訓(xùn)計(jì)劃、質(zhì)量活動以及部門的經(jīng)營情況、員工素質(zhì)，制定部門的中、長期培訓(xùn)計(jì)劃和年度質(zhì)量活動方案，并組織實(shí)施。 接受部門經(jīng)理、培訓(xùn)部主任、質(zhì)管部主任的指示，負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量文件、操作標(biāo)準(zhǔn)、管理制度及相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。 根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃和質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)部門各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃的落實(shí)和質(zhì)量體系運(yùn)行的監(jiān)督、檢查工作。 協(xié)調(diào)和配合各崗位開展培訓(xùn)活動，監(jiān)督和控制各崗位培訓(xùn)活動的進(jìn)展情況。 定期檢查部門員工執(zhí)行酒店標(biāo)準(zhǔn)、制度的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見、開展針對性的培訓(xùn)，并對糾正預(yù)防措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)證。 負(fù)責(zé)部門工作質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、日常培訓(xùn)的監(jiān)督、檢查，編寫每日檢查記錄，形成績效考核資料。 負(fù)責(zé)收集部門賓客信息，并按照《賓客信息管理系統(tǒng)》的要求對收集的賓客信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、開發(fā)、利用及做好客戶檔案的管理工作。 與部門各崗位管理人員密切配合，在部門內(nèi)推行管理的PDCA循環(huán)活動，實(shí)現(xiàn)部門工作的持續(xù)改進(jìn)。 參加酒店人員培訓(xùn)、質(zhì)量管理方面的分析會議，及時、全面的了解酒店在培訓(xùn)、管理方面的新思路、新動態(tài)。 定期收集部門培訓(xùn)體系、質(zhì)量體系運(yùn)行記錄的收集、分類、整理和保管工作。1 負(fù)責(zé)承接外來人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的接待、聯(lián)系及實(shí)施，確保外來人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的質(zhì)量和培訓(xùn)效果。1 適時征詢員工對質(zhì)量管理、人員培訓(xùn)方面的意見、建議和要求，向部門、酒店反映，并及時向員工傳達(dá)和解釋領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于質(zhì)量方面的方針、政策和意圖。1 按照酒店的要求負(fù)責(zé)本部門各崗位工作程序、操作標(biāo)準(zhǔn)、管理制度等方面文件的編寫、修訂及相關(guān)組織、協(xié)調(diào)工作。1 完成部門經(jīng)理、培訓(xùn)部主任、質(zhì)管部主任交辦的其它工作和任務(wù)?！救温氋Y格】性別：男女不限 學(xué)歷：高中以上工作經(jīng)驗(yàn)：（1）具有兩年以上酒店管理工作經(jīng)驗(yàn)；（2）了解工作部門設(shè)備設(shè)施、服務(wù)功能及各崗位工作狀況；（3）具有員工培訓(xùn)、質(zhì)量管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)。體能要求：身體健康知識技能：（1）接受過酒店管理方面的專業(yè)知識培訓(xùn)；（2）熟悉并掌握本部門各崗位的職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)；（3）熟悉并掌握有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、酒店質(zhì)量文件；（4）具有較好的文字處理能力和語言表達(dá)能力；（5）外語水平達(dá)到酒店標(biāo)準(zhǔn)B級以上；（6）熟練使用計(jì)算機(jī)，熟悉各種辦公軟件的操作。其它：勤奮好學(xué)、品行端正、作風(fēng)正派、原則行強(qiáng)。（五）文書【工作關(guān)系】直接上級：行政辦公室主任內(nèi)部聯(lián)系：酒店各部門外部聯(lián)系：市委市府辦公廳、市僑辦、市旅游局【崗位描述】為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，及時完成各項(xiàng)工作任務(wù)。【工作內(nèi)容】 負(fù)責(zé)上級文件、酒店內(nèi)部文件及經(jīng)營報(bào)表的送閱、呈批、傳遞。 負(fù)責(zé)接聽和轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話，處理領(lǐng)導(dǎo)文電、信函等。 負(fù)責(zé)董事會成員、股東和酒店領(lǐng)導(dǎo)來客的迎送、接待，做好禮品、紀(jì)念品的準(zhǔn)