【正文】 序 阿爾創(chuàng)行政管理制度，規(guī)范了阿爾創(chuàng)公司主要行政工作開展的基本方法和要求，為各項(xiàng)工作的操作和實(shí)施提供行為準(zhǔn)則，以求減少在管理中的矛盾，保障整個(gè)行政管理工作能優(yōu)質(zhì)高效、正常有序的開展。本行政管理制度的最終解釋權(quán)歸屬行政人事部。一、辦公室紀(jì)律 目的 規(guī)范辦公室的工作秩序，樹立公司辦公形象，維持良好的辦公氣氛。 執(zhí)行范圍 全體公司員工 規(guī)定與紀(jì)律、下班后無急需或必須完成的工作應(yīng)按時(shí)離開辦公室。、儀表整潔。男職員不得留長指甲、長頭發(fā)。位置：懸掛前胸。、會(huì)議室、會(huì)客室內(nèi)不能吸煙。自備水杯。，愛護(hù)公共衛(wèi)生。剩飯盒及易發(fā)臭的垃圾自覺丟到寫字樓的大垃圾筒內(nèi)。，不得串崗，不帶與公務(wù)無關(guān)人員進(jìn)入工作場所。，特別是登陸無關(guān)的網(wǎng)站、下載無關(guān)的資料。，不能擅自挪動(dòng)、私用、外借公司辦公設(shè)備，節(jié)約使用公司資源。，關(guān)閉電腦及其它用電器電源，做好防盜、防火工作。、團(tuán)結(jié)互助、以禮相待。對違反公司規(guī)定的行為大膽指正，維護(hù)公司良好的辦公氣氛。 違規(guī)處理 ，罰款200元，其余視情節(jié)輕重，給予“書面警告”及以下的行政處分。二、內(nèi)部行文規(guī)定 目的 使公司辦公文書規(guī)范化，強(qiáng)化部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系，減少工作糾紛，為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道。 執(zhí)行范圍：各級行政領(lǐng)導(dǎo)及全體員工 規(guī)定與要求: 文書的種類及意義 決定或通報(bào)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或是由行政人事部代表公司向全體員工發(fā)布的重要事項(xiàng)、獎(jiǎng)懲、任免決定及紀(jì)律規(guī)定等具有強(qiáng)制性質(zhì)的指令。各代表處、各部門有同類的文書發(fā)布，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)后，由行政人事部統(tǒng)一頒發(fā)。 通知或通告適用于公司、代表處及部門對所屬員工以書面形式傳達(dá)工作信息、行為規(guī)范及計(jì)劃要求等。 報(bào)告適用于向上一級匯報(bào)工作，反映情況、意見，答復(fù)上級的詢問等。報(bào)告是下級向上級的信息表達(dá)，上一級可或不作出答復(fù)。 請示適用于向上一級請求批示、批復(fù)。上一級必需對請示作出答復(fù)。 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書是無直接從屬關(guān)系員工之間的來往、溝通及平行部門之間的工作聯(lián)系。 會(huì)議紀(jì)要適用于公司、辦事處、各部門的各類行政會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、技術(shù)專題會(huì)議等的記載，用以傳達(dá)會(huì)議情況和議定的事項(xiàng)，檢查下步工作的完成情況。 其它形式的行文包括有董事會(huì)決議、經(jīng)營決策報(bào)告等公司一級內(nèi)部機(jī)要文件及各部門的各種報(bào)表及單據(jù)。這些“內(nèi)部資料”是指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，規(guī)范企業(yè)行為，整理匯總、分析比較企業(yè)運(yùn)作的結(jié)果。 行文規(guī)則 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定，一般不能越級請示和報(bào)告。 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只有一個(gè)主送對象，其它應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不能抄送發(fā)文其下級的部門或人員 “報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。 任何行文的發(fā)出，都要經(jīng)過出文單位的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)審核、同意簽名才能發(fā)出。決定、通報(bào)、各種規(guī)章制度、工作流程應(yīng)有公司總裁的同意簽名或由公司總裁授權(quán)的職能部門負(fù)責(zé)人同意簽名才能發(fā)出。會(huì)議紀(jì)要需會(huì)議主持人/召集人簽名確認(rèn)才能發(fā)出。 行文編號及保密等級 行文編號 編號管理歸屬任何行文都應(yīng)有行文編號。以公司名義發(fā)出的行文應(yīng)到行政人事部職責(zé)人員處領(lǐng)取編號，以辦事處、聯(lián)絡(luò)處名義發(fā)出的行文，應(yīng)到辦事處、聯(lián)絡(luò)處的行政人事管理人員處領(lǐng)取編號。以部門名義或個(gè)人名義發(fā)出的行文，在所屬部門指定的職責(zé)人員處領(lǐng)取編號。 編號制定原則公司、辦事處行文編號由四部分組成英文（中）縮寫代碼+[年份]+文書類別縮寫+三位遞進(jìn)數(shù)字序號英文（中）縮寫代碼：AL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司GZAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部BJAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處SHAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處董 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司董事會(huì)文書類別縮寫：決 代表 決定通 代表 通報(bào)知 代表 通知告 代表 通告紀(jì) 代表 會(huì)議紀(jì)要規(guī) 代表 規(guī)章制度類年份：[2002] 代表 2002年[2003] 代表 2003年數(shù)字序號：每年1月1日開始從001遞增編號舉例1：2003年北京辦事處行文發(fā)出的第3號通報(bào)編號為：BJAL[2003]通003號舉例2：2003年財(cái)務(wù)部重新修訂了崗位職責(zé)，因在這之前，行政人事部和商務(wù)部已發(fā)出過此類文件，則其出文編號為：AL[2003]規(guī)003號部門、聯(lián)絡(luò)處行文編號由五部份組成[年份]+地區(qū)（縮寫代碼）＋部門（英文縮寫代碼）＋文書類別縮寫＋三位遞進(jìn)數(shù)字序號年份：[2002] 代表 2002年[2003] 代表 2003年地區(qū)縮寫代碼：粵 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部京　代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處滬　代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處深　代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司深圳聯(lián)絡(luò)處汕 代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司汕頭聯(lián)絡(luò)處南 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司南京辦事處津 代表　阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司天津聯(lián)絡(luò)處部門英文縮寫代碼：TS　代表　通信系統(tǒng)事業(yè)部項(xiàng)目部SD　代表　通信系統(tǒng)事業(yè)部營銷部IT　代表　信息系統(tǒng)部DB　代表　軟件開發(fā)中心SA　代表　商務(wù)部F　 代表　財(cái)務(wù)部AP　代表　行政人事部P　 代表　產(chǎn)品與技術(shù)發(fā)展中心PM　代表　市場部文書類別縮寫：知 代表 通知告 代表 通告報(bào)　代表　報(bào)告請　代表　請示聯(lián)　代表　內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書紀(jì)　代表　會(huì)議紀(jì)要數(shù)字序號：每年1月1日開始從001遞增編號舉例1：2003年上海商務(wù)人員行文發(fā)出的第2號工作請示編號為：[2003]滬SA請002號舉例2：2003年深圳聯(lián)絡(luò)處項(xiàng)目技術(shù)人員行文發(fā)出的第9號內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書的行文編號為：[2003]深TS聯(lián)009號 保密等級公司文件的保密等級界定為三個(gè)檔次，即“絕密”、“機(jī)密”、“一般”，并同時(shí)按下面二個(gè)原則由行文部門去權(quán)衡、確認(rèn)文件的保密等級。 根據(jù)文件可讀人員的行政職務(wù)去劃分，如全體員工內(nèi)部可讀文件的保密等級應(yīng)為“一般”；主管或以上人員可讀文件的保密等級可定為“機(jī)密”；董事會(huì)人員及確認(rèn)的有關(guān)職能人員可讀文件的保密等級為“絕密”。 根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容去劃分。如董事會(huì)決議、工資與分配方面的文件、有關(guān)公司經(jīng)營決策的文件、財(cái)務(wù)分析報(bào)告，供應(yīng)商、客戶信息資料等的有關(guān)保密文件應(yīng)列為“絕密”，而對于通知、通告、通報(bào)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程等可列為“一般”，界于這兩者之間的行文可考慮為“機(jī)密”；對沒有作出行文保密等級界定的文件一律視為保密等級為“一般”。 行文基本格式 （見附件） 通知行文參照本 報(bào)告行文參照本 請示行文參照本內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書行文參照本 發(fā)文及管理 文件的分發(fā)應(yīng)由文件編號管理部門或文件的起草人進(jìn)行。除了通知、通告等面向全體員工的文件外，一切分發(fā)到部門、個(gè)人手上的文件都應(yīng)在歸檔的正本上簽收。 因發(fā)文的需要可制作文件文本多份，其中批復(fù)或有簽收的正本原件為歸檔文件。 公司、代表處、聯(lián)絡(luò)處、各部門根據(jù)工作的需要設(shè)立檔案、資料管理人員負(fù)責(zé)文號的編發(fā)及文件的分類歸檔。 歸檔的文件資料，管理人員應(yīng)進(jìn)行歸檔登記，并建立借閱、查找登記手續(xù)。 每年的二月份，各部門根據(jù)公司文檔管理的要求，將本規(guī)定所屬的文件資料整理移交給公司、代表處文檔管理人員。屬于“絕密”的文件應(yīng)用大號信封封好，并在信封面注明文件編號，保密等級及文件名。 對于歸入公司、辦事處檔案室的文件，根據(jù)公司有關(guān)文檔管理的規(guī)定進(jìn)行保存、查閱及管理。 違規(guī)處理 違反本規(guī)定的內(nèi)部行文視為無效行文，收文單位或個(gè)人應(yīng)拒絕簽收，退回發(fā)文部門重新行文。 附件： 通知行文參照本 報(bào)告行文參照本 請示行文參照本內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書行文參照本附件1關(guān)于對通知編號：[2003]粵AP知（005）號　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（正文內(nèi)容） 　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　行政人事部（出文部門或人員）2003年月日（出文日期）同意 　?。ǔ鑫牟块T領(lǐng)導(dǎo)審核同意簽名）附件2關(guān)于工作的報(bào)告編號：[2003]粵AP報(bào)（003）號保密等級：一般：（主送部門或人員）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　?。ㄕ膬?nèi)容）　　　　　　　附件　行政人事部（出文部門或人員）2003年月日（出文日期）同意　 　 （出文部門領(lǐng)導(dǎo)審核同意簽名）抄送：　　　附件3關(guān)于工作的請示編號：[20