【正文】 科學(xué)的工作方法 提高您的工作效率 基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 2021年 10月 26日 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 2 第 1章 使你的工作系統(tǒng)化 在旁觀者看來(lái)，不整潔的工作場(chǎng)所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 3 你的工作需要系統(tǒng)化 辦公室的 5S運(yùn)動(dòng)： 5S起源于日本，就是整理（ SEIRI）、整頓（ SEITON）、清掃（ SEISO）、清潔（ SETKETSU）、素養(yǎng)（ SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目，因日語(yǔ)的羅馬拼音均以“ S”開(kāi)頭，簡(jiǎn)稱為 5S。 5S運(yùn)動(dòng)提出的目標(biāo)簡(jiǎn)單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境。 5S的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。 如果你的辦公室、辦公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 4 開(kāi)始系統(tǒng)化你的工作 提醒： 在我們?cè)囍淖児ぷ鞯倪^(guò)程中，常常會(huì)陷入這樣的困境： 試著解決復(fù)雜的問(wèn)題而忽略了基本的問(wèn)題。而基本的問(wèn)題卻是 任何一位工作者每天都要處理的，包括他的辦公桌、椅子、電 腦、訂書(shū)機(jī)、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東 西。 ■ 系統(tǒng)化你的工具 （ 1）基本工具。 （ 2）電腦。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 5 開(kāi)始系統(tǒng)化你的工作 ■ 系統(tǒng)化你的文件 （ 1）工作檔。 ?什么是工作檔？ 工作檔是用來(lái)整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作。 ?工作檔有什么？ 。 B.“待議”的項(xiàng)目。 。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 6 開(kāi)始系統(tǒng)化你的工作 教你一招： （ 1）要將文書(shū)工作處理得更好，就要根據(jù)使用的頻率來(lái)整 理你的文件。你最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手 可取。 （ 2）將所有不用的文件移走，不要讓它們占據(jù)你的工作檔。 （ 3）確定你為每一專案和活動(dòng)都建立了檔案。把每一個(gè)檔案 清楚地貼上標(biāo)簽。 （ 4）建立問(wèn)題檔，一部分編號(hào) 01—12，代表每年的每一個(gè) 月；另一部分編號(hào) 01—31號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 7 開(kāi)始系統(tǒng)化你的工作 ■ 系統(tǒng)化你的文件 （ 2）資料檔。 ?列出你的資料檔項(xiàng)目清單。 ?建立資料檔時(shí)需要考慮的兩件事： ？ ？ ?幫助你將自己資料檔結(jié)構(gòu)化的做法： ，例如：合約、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、預(yù)算等。這些可 以成為你資料檔的類別。 ，做清楚且適當(dāng)?shù)臉?biāo)示。 ，然后去掉沒(méi)用的檔案。 。 。 ，以方便查閱并方便歸檔。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 8 開(kāi)始系統(tǒng)化你的工作 讓你的檔案更加有效的小秘訣： （ 1）使用大寫(xiě)、清楚的字母標(biāo)示檔案。 （ 2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。 （ 3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同 顏色標(biāo)示。 （ 4）為大型的資料建立索引。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 9 本章小結(jié) 開(kāi)始系統(tǒng)化你的工作： （ 1）系統(tǒng)化你的工具； （ 2）系統(tǒng)化你的文件； （ 3）建立你的工作檔。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 10 第 2章 學(xué)會(huì)用 PDCA循環(huán)法 P D C A 它是一種很科學(xué)的管理程序，同時(shí)也是一種很科學(xué)的工作程序。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 11 認(rèn)識(shí) PDCA循環(huán)法 ? 什么是 PDCA？ 這是四個(gè)英文字母，分別代表計(jì)劃（ Plan）、執(zhí)行（ Do ）、檢查（ Check）、修正再執(zhí)行（ Action）。 計(jì)劃 （ Plan） 修正 再執(zhí)行 執(zhí)行 (Action) (Do) 檢查 (Check) P C D A 循環(huán) 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 12 PCDA循環(huán)法四大要素 計(jì)劃（ Plan） 執(zhí)行（ Do） 檢查（ Check） 修正再執(zhí)行（ Action） 在工作程序 Plan Do Check Action過(guò)程中： ? Plan即擬訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃目標(biāo)，制訂計(jì)劃做法； ? Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制； ? Check即確認(rèn)或評(píng)估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距； ? Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正 采取措施。 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 13 PDCA循環(huán)工作步驟表 階段 步驟 計(jì)劃階段（ P） ① 設(shè)定目標(biāo) ②搜索與目標(biāo)相關(guān)的信息 ③找出最佳方案 ④制訂計(jì)劃工作表 執(zhí)行階段（ D） ⑤ 按計(jì)劃工作表執(zhí)行工作 檢查階段（ C） ⑥ 檢查執(zhí)行情況 修正再執(zhí)行階段 （ A） ⑦ 對(duì)檢查結(jié)果做出修正 ⑧修正后再執(zhí)行 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 14 PDCA循環(huán)工作步驟圖 A P C D 修正后再執(zhí)行 對(duì)檢查結(jié)果 做出修正 設(shè)定 目標(biāo) 搜索 信息 擬定方案 制作計(jì)劃工作表 檢查執(zhí)行情況 按計(jì)劃工作表 執(zhí)行工作 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 15 礦泉水產(chǎn)品市場(chǎng)研究調(diào)查實(shí)施步驟 ? Plan: 本階段你要明確六個(gè)問(wèn)題。這六個(gè)問(wèn)題簡(jiǎn)稱為 5W1H。 （ 1）為何制定此計(jì)劃？ （ Why?） （ 2）計(jì)劃的目標(biāo)是什么？ （ What?） （ 3）何處執(zhí)行此計(jì)劃？ （ Where?） （ 4）何時(shí)執(zhí)行此計(jì)劃？ （ When?） （ 5）何人執(zhí)行此計(jì)劃？ （ Who?） （ 6）如何執(zhí)行此計(jì)劃？（ How?） ? Do:計(jì)劃做好之后，著手將項(xiàng)目一步一步向前推進(jìn)。 ? Check:在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研過(guò)程中，一定要記得檢查，看項(xiàng)目的推進(jìn)是否按原先的計(jì)劃進(jìn)行？當(dāng)中有無(wú)紕漏和出現(xiàn)偏差？ ? Action:針對(duì)你的檢查結(jié)果確定你的行動(dòng)。 ? 如果在市場(chǎng)調(diào)研過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)偏離原先的計(jì)劃了，或者發(fā)現(xiàn)原先的計(jì)劃考慮不夠周全，那你就要及時(shí)彌補(bǔ)、調(diào)整，以確保任務(wù)的圓滿完成。如果當(dāng)中并無(wú)紕漏或出現(xiàn)偏差，當(dāng)然是皆大歡喜，那你可以繼續(xù)一如既往地進(jìn)行。 實(shí)例實(shí)戰(zhàn) 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 16 本章小結(jié) 一切按“ PDCA”循環(huán)圖 P （ Plan）計(jì)劃 D （ Do）執(zhí)行 C （ Check）檢查 A （ Action）修正再執(zhí)行 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 17 第 3章 計(jì)劃化你的工作 他每天早晨都要計(jì)劃一天的具體事務(wù)，并認(rèn)真加以貫徹。這猶如一條紅線，引導(dǎo)他走出生活中繁忙的迷宮。有條理的時(shí)間安排就像一線光明，沖破他生活的樊籬。哪里沒(méi)有計(jì)劃，哪里的時(shí)間配置就不合理，混亂就會(huì)降臨到哪里。 ——維克多 雨果 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 18 鎖定工作的目標(biāo) 未了解目的港口的人無(wú)法一帆風(fēng)順。 ——塞內(nèi)卡 捷通基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn) 科學(xué)的工作方法 19 鎖定工作的目標(biāo) ■ 有效