【正文】 的總賬等） 。由此可見，從信息量來看，記賬憑證是賬簿、報表的數(shù)據(jù)源，所有憑證的信息量幾乎等于各種明細賬、總賬、報表所含信息量的總和，各步驟存儲的會計信息只不過是對記賬憑證的重復存儲而已。這種逐步轉抄，重復存儲，不僅浪費資源，而且極易導致數(shù)據(jù)的不一致性?？梢哉f，手工核算中經(jīng)常出現(xiàn)的賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象與這種同一信息的重復再現(xiàn)有密切關系，因而也就產(chǎn)生了賬證核對、賬表核算的需要。由于手工工作固有的缺陷，使得會計在財務處理部分不僅勞動強度大、重復數(shù)據(jù)多而且及時性、準確性差。 原始的手工處理方式為了使會計信息有清新的來龍去脈，需要將從憑證到報表的數(shù)據(jù)處理過程，分解為若干步驟，每一步都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù)。其實各步驟所形成并存儲的都是由記賬憑證派生出來的中間結果，只不過是對記賬憑證的重復存儲而已。這種逐步轉抄、重復存儲，不僅浪費資源，而且極易導致數(shù)據(jù)的不一致性。根據(jù)現(xiàn)行狀況中存在的問題，又從計算機的優(yōu)勢看，它具有根據(jù)原始憑證基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)2和記賬憑證按需要瞬時生成所需要的賬表的能力。只要有了原始數(shù)據(jù)和加工數(shù)據(jù)的程序指令，在此基礎上生成其他派生數(shù)據(jù)，對計算機來說是輕而易舉的事情。手工狀態(tài)下的財務管理主要是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工而展開的。而該系統(tǒng)的開發(fā)和引用將大量減少人力資源的浪費從管理和經(jīng)濟上都將提供莫大的幫助?；?Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)3第二章 財務管理系統(tǒng)開發(fā)的初步調查與分析在根據(jù)用戶提出建立新系統(tǒng)的要求，進行可行性分析，并經(jīng)有關主管部門批準系統(tǒng)可行后，下面對現(xiàn)行系統(tǒng)的狀況進行進一步的了解和分析。該初步調查是認識、了解現(xiàn)行系統(tǒng)狀況的過程。系統(tǒng)業(yè)務流程的調查是按照現(xiàn)行系統(tǒng)中信息流動過程，逐個調查分析所有環(huán)節(jié)的處理任務、處理內容、處理順序的要求，弄清各個環(huán)節(jié)需要的信息、信息來源、流徑去向、處理方法和信息形態(tài)（報告、報單、屏幕顯示）等。并將其用規(guī)范的業(yè)務流程圖表示。其完成業(yè)務如下：根據(jù)原始憑證編制原始憑證匯總表。根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。根據(jù)收款憑證和付款憑證登記現(xiàn)金日記賬和存款日記賬。根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或收款憑證、付款憑證、轉賬憑證登記明細賬業(yè)務臺賬。根據(jù)收款憑證、付款憑證、轉賬憑證形成科目匯總表并直接登記總賬?，F(xiàn)金日記賬、存款日記賬及明細賬業(yè)務臺賬定期同總賬核對。根據(jù)總賬和明細賬業(yè)務臺賬定期編制會計報表。如圖 3—1 所示。圖例如下： 單據(jù)、報表、賬目 數(shù)據(jù)流向（不含數(shù)據(jù)內容） 系統(tǒng)內的部門或人員（含處理過程） 系統(tǒng)外的實體（部門或人員）基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)4圖 2—1 系統(tǒng)業(yè)務流程圖原始憑證收款憑 證 轉賬憑 證付款憑 證會計報 表總 賬明細業(yè)務 臺賬科目匯 總表存款日 記賬現(xiàn)金日 記賬原始憑證匯 總表制證人 員數(shù)據(jù)登 錄人員 數(shù)據(jù)錄 入人員數(shù)據(jù)登 錄人員財務部 工作人 員財務部 核對人 員總賬會 計財務部 核對人 員有關單位 及領導基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)5有了業(yè)務流程圖，還需要對信息的流動、傳遞、處理、存儲等進行分析。這就要求把數(shù)據(jù)在現(xiàn)行系統(tǒng)內部的流動情況抽象的獨立出來，舍去具體的組織機構、信息載體、處理工具、物質、材料等，單從數(shù)據(jù)流動過程來考察實際業(yè)務的數(shù)據(jù)處理模式，即數(shù)據(jù)流程圖。如圖 3—2 所示。圖例如下： 外部實體 數(shù)據(jù)存儲 數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)流基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)6 原始 原始憑證或原 憑證 始憑證匯總表 記賬憑證 收付款憑證 科目匯總表 明細賬及業(yè)務臺賬 日記賬 總賬 經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人P1審核匯總財務部P2編制記賬憑證財務部D1 D2P3登記明細賬及業(yè)務臺賬財務部P4編制科目匯總表財務部P7登記日記賬財務部D3D6D4D5P5登記總賬財務部基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)7 會計報表圖 2—2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖數(shù)據(jù)流程圖構造出了財務管理信息系統(tǒng)的組成和各部分間的關系，但沒有說明各部分的具體內容，它僅是一個框架，據(jù)此還不足以準確充分地了解系統(tǒng)，無法根據(jù)此圖進行程序設計，因此還需要編制數(shù)據(jù)字典。數(shù)據(jù)字典將對數(shù)據(jù)流程圖中的各種文件和數(shù)據(jù)流進行詳細的描述和確切的解釋。即定義文件和數(shù)據(jù)流由哪些更小的單位組成（這些單位一般稱為字段或數(shù)據(jù)項） ，并描述每個數(shù)據(jù)項的數(shù)據(jù)類型、長度、取值范圍等具體內容。有了數(shù)據(jù)字典就便于隨時查閱和修改，所以它是數(shù)據(jù)流程圖的輔助資料，起注解的作用。臨時記賬憑證 序號數(shù)據(jù)項名稱內容舉例 數(shù)據(jù)類型取值范圍 長度小數(shù)位數(shù)備注1 憑證號 030001 C 010001~ 1299996 前 2 位為月份號，后4 位為當月流水號2 日期 01/23/2004D 8 存儲時用 8 位，顯示時轉換成 10 位3 摘要 預付工資 C 304 科目名稱銀行存款 C 40 可用 5 級科目5 借方金額 N 0≤，10億14 26 貸方金額N 14 27 借方外 N 14 2 用于形成復幣賬P6編制報表財務部D5基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)8幣額8 貸方外幣額N 14 29 匯率 N 9 610 附件張數(shù)2 N 311 錄入員姓名張三 C 至多 5 個漢字1012 審核員姓名C 1013 審核標志T C T、F、空格1 T：已通過審核、F：未能通過審核、空格：還未審核14 輸出頁碼N 2 產(chǎn)生一張憑證分成幾頁打印時的頁碼15 科目編號101 C 3 C：表字符型數(shù)據(jù) D：表日期型數(shù)據(jù) N：表數(shù)值型數(shù)據(jù)圖 2—3 臨時記賬憑證主表操作員字段名 字段類型字段長度小數(shù)位數(shù)備注操作員編號 C 3 以該字段建立索引標記“操作員編號”的主索引操作員姓名 C 10 以該字段建立索引標記“操作員編號”的候選索引操作員口令 C 6 可取值“y”或“n” ，默認值“n”憑證錄入權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”憑證修改權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”憑證查詢權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”憑證審核與修改權C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”憑證匯總權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)9過賬權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”科目維護權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”總賬權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”明細賬權 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”科目匯總權 C 1數(shù)據(jù)庫查詢權 C 1報表處理權 C 1桌面背景顏色 N 8 0 默認值 RGB（ 60，120， 180）桌面背景圖片 C 50 默認值“”桌面背景類型 C 4 默認值“顏色”圖 3—4 主表操作員運行環(huán)境字段名 字段類型字段長度小數(shù)位數(shù)備注建賬起始年份 C 4建賬起始月份 C 2當前年份 C 4當前月份 C 2當前月份憑證順序號N 4 0 默認值 0月終結賬標志 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”月備份標志 C 1 可取值“y”或“n” ，默認值“n”單位名稱 C 40圖 3—5 運行環(huán)境運行日志字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備注時間 T 8操作員編號 C 3操作員姓名 C 10執(zhí)行操作 C 10進退 C 2 可以取值“進”或“退”圖 3—6 運行日志主表科目字典基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)10字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注科目編號 C 3 以該字段建立索引標記為“科目編號”的主索引助記符 C 7一級科目名 C 18二級科目名 C 18三級科目名 C 18四級科目名 C 18五級科目名 C 18賬別 C 4輸出標志 L 1 當要打印輸出科目字典時確定記錄是否輸出。默認值“F”科目全名 C 40 設計該字段將避免為獲得科目全名進行復雜的計算圖 3—7 主表科目字典主表摘要字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注摘要編碼 C 10摘要 C 30圖 3—8 主表摘要已過賬記賬憑證字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù)備 注憑證號 C 6日期 D 8摘要 C 30科目名稱 C 40借方金額 N 14 2貸方金額 N 14 2借方外幣額 N 14 2貸方外幣額 N 14 2基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)11匯率 N 9 6附件張數(shù) N 3錄入員姓名 C 10審核員姓名 C 10審核標志 C 1恢復標志 C 1 可取值“Y”或“N”默認值“N”科目編號 C 12圖 3—9 已過賬記賬憑證科目發(fā)生額及余額字段名 字段類型字段長度 小數(shù)位數(shù)備 注科目編號 C 12 先以該字段建立索引標記為“科目編號”的普通索引，再以該字段取值前 4 位建立索引標記為“一級編號”的普通索引。月初余額方向 C 2月初余額 C 14 2本月借方合計 N 14 2本月貸方合計 N 14 2本年借方累計 N 14 2本年貸方累計 N 14 2月末余額方向 C 2月末余額 N 14 2圖 3—10 科目發(fā)生額及余額登錄許可字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注登錄 C 1 可取值“T”或“F” ，默認值“T”圖 3—11 登錄許可登錄操作員字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注操作員編號 C 3 以該字段建立索引標記為“操作員基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)12編號”的普通索引操作員姓名 C 10 以該字段建立索引標記為“操作員姓名”的普通索引圖 3—12 登錄操作員外幣科目發(fā)生額及余額字段名 字段類型字段長度小數(shù)位數(shù)備 注科目編號 C 12 先以該字段建立索引標記為“科目編號”的普通索引，再以該字段取值前 4 位建立索引標記為“一級編號”的普通索引。外幣名稱 C 10月初余額方向 C 2月初外幣額 N 14 2月初匯率 N 9 6月初人民幣額 N 14 2本月借方外幣額 N 14 2本月借方人民幣額 N 14 2本月貸方外幣額 N 14 2本月貸方人民幣額 N 14 2本年借方外幣累計 N 14 2本年借方人民幣累計 N 14 2本年貸方外幣累計 N 14 2本年貸方人民幣累計 N 14 2月末余額方向 C 2月末外幣額 N 14 2月末匯率 N 9 6月末人民幣額 N 14 2按月末匯率折算的人民幣N 14 2圖 3—13 外幣發(fā)生額及余額賬簿結構基于 Delphi 的財務管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)13字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注總賬名稱 C 18總賬編號 C 12憑證號 C 6科目編號 C 12科目編號備份 C 12科目名稱 C 40往來戶編號 C 9摘要 C 30日期 C 10 為輸出的需要將以字符形式顯示日期借方 N 14 2借方人民幣額 N 14 2借方外幣額 N 14 2本月借方合計 N 14 2本月借方累計 N 14 2貸方 N 14 2貸方人民幣額 N 14 2貸方外幣額 N 14 2本月貸方合計 N 14 2本月貸方累計 N 14 2借減貸 C 2余額 N 14 2月初余額方向 C 2月初余額 N 14 2月末余額方向 C 2月末余額 N 14 2結余外幣額 N 14 2匯率 N 9 6結余人民幣額 N 14 2欄目