亨仕通商貿(mào)公司總部管理制度與記錄表格-文庫吧
2025-05-04 10:21 本頁面
【正文】 技術(shù)水平和積累行車經(jīng)驗。 （ 10） 駕駛員要衣著整潔、禮貌待人、熱情服務，不藐視公司其他普通 員工。 （ 11） 單獨為企業(yè)領(lǐng)導出車時，兼有駕駛員和警衛(wèi)員、服務 員職責。 （ 12） 出車送達時，未經(jīng)乘車人允許不得離開車輛，應聽從乘車人安排。 （ 13） 駕駛員在工作中不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說，不散傳播消息，保守機密，守口如瓶。 （ 14） 完成行政部部長臨時交辦上的其他任務。 七 、前臺崗位職責 （ 1） 負責對進入企業(yè)辦公場所的所有不定期客人的招呼、接待、登記、引導，對無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者，應拒絕其進入企業(yè)辦公場所或協(xié)助保安人員加以處理。 （ 2） 負責企業(yè)郵件的收取、分發(fā)工作。 （ 3） 負責企業(yè)電話總機的接線工作。對來往電話駁接準確及時、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語；對未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并 及時轉(zhuǎn)告；對緊急電話設(shè)法接通，未通者速報行政領(lǐng)導處理。 （ 4） 定期維護、保養(yǎng)電話，并保持前臺環(huán)境清潔、安靜。 （ 5） 協(xié)助打字員、文秘兼做部分計算機打字、復印等行政工作。 （ 6） 完成行政部部長臨時交辦的其他任務。 第二節(jié) 總部管理制度 一 、行政辦公紀律管理制度 （ 1）企業(yè)員工要佩戴員工卡上班。 （ 2）上班時間員工要堅守工作崗位不能串崗。 （ 3）上班時間不能看報紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情。 （ 4）辦公桌上應保持整潔，并注意辦公室的安靜。 （ 5）上班時穿西裝或職業(yè)裝，不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，不能在辦公室化妝。 （ 6）接待來訪和業(yè)務洽談應在會議室進行。 （ 7）不能因私事長期占用電話，不能因私人事?lián)艽蜷L途電話。 （ 8）未經(jīng)批準不得隨意上網(wǎng)，不得在電腦上發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天。未經(jīng)允許，不 要使用其他部門的電腦。 （ 9）所有電子郵件發(fā)出，必須經(jīng)經(jīng)理批準，以企業(yè)名義發(fā)出的郵件需經(jīng)總經(jīng)理批準。 （ 10）未經(jīng)總經(jīng)理批準和部門經(jīng)理授意，不能索取、打印、復印其他部門的資料。 （ 11）不能遲到、早退，否則酌情罰款。 （ 12）請假需經(jīng)部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理或經(jīng)理書面批準，到辦公室備案；如假條未在辦公室及時備案，以曠工論處，扣 減工資。 （ 13）加班必須預先由部門經(jīng)理批準后再向辦公室申報，反加班后申報的，辦公室將不予認可，不發(fā)加班費。 （ 14）不論任何原因不得代他人刷卡，否則將被開除。 （ 15）因工作原因未及時打卡，必須及時請部門經(jīng)理簽字后于次日報辦公室補簽，否則作曠工處理。 （ 16）在月末統(tǒng)計考勤時，辦公室對任何空白考勤不予補簽，如因故未打卡，要到辦公室及時辦理。 （ 17） 吸煙應該在衛(wèi)生間或其他規(guī)定的場所，否則將被罰款。 （ 18）請病假如無醫(yī)院證明，一律認同為事假，請假條應于事前交辦公室，否則將視為曠工。 （ 19） 因當日外勤而 不能回企業(yè)打卡的員工，請部門第一負責人在當日 8 時 30分以前統(tǒng)計出名單，由辦公室經(jīng)辦人打卡。 （ 20）對于出遠勤達 1 天以上的員工，需先填報經(jīng)領(lǐng)導批準的出差證明單。 （ 21）因故臨時外出，必須請示部門經(jīng)理；各部門全體外出，必須向總經(jīng)理辦公室請假。 （ 22）不 得 將煙灰缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用。 （ 23）無工作需要不要進入總經(jīng)理辦公室、計算機房、客戶服務中心、檔案室、打字室、財務部以及會議室、接待室。 二 、辦公室檔案管理制度 檔案資料是指連鎖企業(yè) 各 部門及個人在從事公務活動時所形成的具有保存價值的各種文 字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。 企業(yè)需要進行歸檔處理的資料主要有：基建工程項目檔案、文檔檔案、財務檔案、銷售業(yè)務檔案等。根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定，各業(yè)務檔案由各職能部門整理、立卷保管，涉及企業(yè)全局性、綜合性的文書和檔案資料由總經(jīng)理室立卷歸檔。具體內(nèi)容包括： （ 1） 企業(yè)及各部門召開的專業(yè)會議和研討會，包括會議籌備、召開時間、地點、出席人員、文件資料、會議程序、領(lǐng)導講話、簡報總結(jié)等。 （ 2）各部門專題研究報告、調(diào)研資料等。 （ 3）以企業(yè)名義的發(fā)文。 （ 4）上級主管單位和行政管理機關(guān)的文件。 （ 5）各種基建 施工圖紙、合同。 （ 6）重要的照片、錄音資料、題字、提詞等。 企業(yè)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理、分級負責保管的原則，由總經(jīng)理辦公室主管企業(yè)檔案工作，對企業(yè)檔案實行統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一調(diào)度，并對其他職能部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。 立卷按永久、長期、短期分別組卷。 卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復一起存放。卷內(nèi)頁號位置統(tǒng)一。 案卷厚度要適中，一般在 2 厘米左右，超過者可立分卷。 根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，進行系統(tǒng)安排，編號，抄寫案卷題目和案卷封面，確定保管期限，裝訂案卷，編制案卷目錄等。 案卷按年份、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管。保管箱上要編上順序號及證明存放案卷年號與卷號。 準確做好文件索引，以方便查找。 檔案資料的收集、立卷和保管工作由各部門秘書或資料員負責。每天要及時將文件和資料歸檔，以免散失、積壓。 確保檔案安全。每年清理一次檔案資料，對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施補救。
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