【正文】 采購部經(jīng)理派單給采購執(zhí)行人員，采購執(zhí)行人員簽字確認并執(zhí)行采購。 辦公物資申購程序 行政人事部填寫申購單 部門負責(zé)人審核并簽字確認 總經(jīng)理審批并簽字確認 采購部經(jīng)理接收并簽字確認 采購部經(jīng)理派單給采購執(zhí)行人員，采購執(zhí)行人員簽字確認并執(zhí)行采購。 非常用材料申購程序 物資使用人填寫申購單 部門負責(zé)人審核并簽字確認 總經(jīng)理審批并簽字確認 采購部經(jīng)理接收并簽字確認 采購部經(jīng)理派單給采購執(zhí)行人員，采購執(zhí)行人員簽字確認并執(zhí)行采購。 第三章 物資采購及其規(guī)定第九條 詢價、比價、議價 經(jīng)辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。 凡是最低采購量超過申購量的，采購經(jīng)辦人員在議價后，應(yīng)在申購單中注明，經(jīng)主管簽字確認后上報。 采購經(jīng)辦人員接到“申購單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn)品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。 采購部門接到申購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 第十條 供應(yīng)商的選擇和審計　　　原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試，征得需求部門或分公司同意，并報有相關(guān)部門批準備案?！　　? 對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購時應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好業(yè)務(wù)記錄，會同相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計。　　　　固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。　　　　為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定，供應(yīng)商也應(yīng)相對穩(wěn)定?！　　　榇_保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產(chǎn)運營所必需的商品，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備 供應(yīng)商或在其間進行交互采購。大宗商品應(yīng)同時由兩家以上供應(yīng)商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。　　第十一條 采供作業(yè)方式： 重要性物資采供：對于重要性物資設(shè)備的采供，可由總經(jīng)理及采供部經(jīng)理與供應(yīng)商議價。必要時，由總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。 長期性報價采供：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的物資，采供部門應(yīng)事先選定供應(yīng)商，議定長期供應(yīng)價格，呈報批準后通知各申購部門依需提出申購。 突發(fā)性報價采供：根據(jù)突發(fā)的重要程度，采供部門可先進行滿足使用部門需要的采供。然后與使用部門確定突發(fā)性物資需求的需求程度，尋找并確定供應(yīng)商。第十二條 訂購 采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)審批通過的“申購單”后，方可通知供應(yīng)商供貨。 在采供合同上或電話、傳真上確定所采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、付款、開票、售后事宜。若屬于分批交貨的，應(yīng)在“申購單”上予以說明。采購經(jīng)辦人員需要及時跟進供應(yīng)商的交貨進度，避免延期。 采供經(jīng)辦人未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)第一時間向庫房說明，由庫房通知申購部門。第十三條 付款、報銷 現(xiàn)款采購：采購員必須憑有項目經(jīng)理/總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員持貨品、購貨發(fā)票或收據(jù)到庫房辦理入庫手續(xù)；由庫管員驗收并開入庫單，（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、庫管員、會計簽字后，隨同購貨發(fā)票或收據(jù)經(jīng)項目經(jīng)理/總經(jīng)理簽字后，方可到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。 訂單采購：供應(yīng)商貨到后，由采購員到庫房辦理入庫手續(xù)，由庫房庫管員驗收并開入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途）。入庫單必須通過采購員、庫管員簽字，并將第二聯(lián)傳遞會計作往來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時，應(yīng)憑入庫單，隨同購貨發(fā)票或收據(jù)由項目經(jīng)理/總經(jīng)理簽字后，方可到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。 財務(wù)部根據(jù)實際入庫的數(shù)量進行付款。一般的付款方式必須是銀行轉(zhuǎn)賬，并要求開具正式發(fā)票。 采購柴油的款項，必須每付一筆后開具本筆款的正式發(fā)票。第十四條 退貨、換貨或索賠：采供部接到庫房或直接使用部門（人員）的物資驗收或使用不合格報告后，根據(jù)實際情況，立即和供應(yīng)商聯(lián)系退貨、換貨事宜。如果因為這些物資影響了正常的生產(chǎn)，給公司造成了經(jīng)濟損失的，必須要求供應(yīng)商進行賠償。第四章 合同的簽訂及其規(guī)定第十五條 合同正文應(yīng)包含的要素 合同名稱、編號、簽訂時間； 采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分； 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 付款方式； 物資交付周期； 質(zhì)量保證期； 質(zhì)量要求及規(guī)范； 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。 第十六條 合同簽訂及其規(guī)定 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任； 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低； 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單； 遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點； 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 違約責(zé)任一定要詳細、具體； 合同審查通過后應(yīng)由相關(guān)人員簽字，加蓋公司合同章方可生效； 簽訂的所有合同應(yīng)按照合同管理制度規(guī)范存檔。第十七條 付款及合同執(zhí)行付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司公司《財務(wù)支出授權(quán)審批制度》及其他相關(guān)制度執(zhí)行采購付款； （2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）在合理例行完采購程序后，財務(wù)部門應(yīng)按照合同規(guī)定及時付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款