【正文】 ，這包括： ? 運作的標(biāo)準(zhǔn)化； ? 公司決策，而不是部門決策； ? 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）； ? 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息； ? 消除或減少公司各門各派的數(shù)量； ? 運作更加高效、有效； ? 對重組的需求減少； ? 占用高級領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時間的會議次數(shù)減少； ? 工作優(yōu)先排序更加切合實際； ? 未來接班人的發(fā)展。 所有這些收益都直接或間接與項目管理知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項目管理知識產(chǎn)權(quán)，項目辦公室必須維持一些工具 ，用以收集信息和向各個干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項目管理局域網(wǎng)、項目網(wǎng)站、項目數(shù)據(jù)庫和項目管理信息系統(tǒng)。因為項目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。 項目管理信息系統(tǒng) 當(dāng)今的項目辦公室作為項目管理知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過程。這些信息可以通過四個信息系統(tǒng)收集，具體如圖 2 所示。每個信息系統(tǒng)都可以通過公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。 掙值測量信息系統(tǒng)幾乎是所有項目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個問題：項目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項目未來的結(jié)果。 該系統(tǒng)可以獲取或計算工作活動的計劃值和實際值、實際成本、成本和進(jìn)度偏差（以小時或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時間以及完工百分比和趨勢。 第二個信息系統(tǒng)為風(fēng)險管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險管理信息系統(tǒng)（ RMIS）儲存與風(fēng)險相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項目風(fēng)險相關(guān)的所有當(dāng)前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險識別文件（通過使用模板文件）、風(fēng)險定性和定量評估文件、合同可交付成果（如果適用）以及 其它風(fēng)險報告。項目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報告并檢索日常項目管理所需要的信息。通過使用風(fēng)險管理模板文件，每個項目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報告，用以定期匯報使用，并且能夠針對特殊要求編制特殊報告。該信息與失敗報告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗教訓(xùn)信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。 圖 2 項 目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃 (連載四 ) 執(zhí)行失敗信息系統(tǒng) 項目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（ PFIS）的職責(zé)。這里講的失敗可以是整個項目的慘敗，也可以是項目某些試驗的失敗。該系統(tǒng)必須識別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問題或由于與分包商的交互作用問題造成的。 項目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對失敗進(jìn)行驗證。失敗的驗證工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊成員的責(zé)任。失敗報告可能會暴露額外的更加嚴(yán)肅的問題。首先，人們擔(dān)心報告失敗情況可能會 對與失敗相關(guān) 的人員的形象造成不利影響，因此，會存在阻力。其次，一個大型企業(yè)的各個部門都有單獨的記錄失敗情況的程序，可能不愿意在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。第四，項目辦公室可能需要依賴其他部門及時提供準(zhǔn)確的完整信息。 失敗報告必須說明失敗的項目、征兆、失敗時的條件、以及采取糾正性措施所需要的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對項目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項目辦公室可以簡單的作為一個守門員，即：為匯報每個項目的結(jié)果，規(guī)范一個適用于 整個公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫。這可以成為項目完成時，經(jīng)驗教訓(xùn)審查會的一部分內(nèi)容。 下述的例子值得我們思考：一個航空企業(yè)內(nèi)的兩個部門經(jīng)常會因為投標(biāo)同樣的政府項目而互相競爭。每個部門都單獨進(jìn)行研發(fā)工作，而且很少交流信息。其中一個部門在一項研發(fā)項目上工作了六個月時間，但是最終以失敗告終。之后不久，該部門得知一年前與自己競爭的兄弟部門也進(jìn)行過同一個項目，最后也沒有取得好的成果。因為沒有交換失敗信息，所以導(dǎo)致例子內(nèi)所述的關(guān)鍵資源的浪費。 每個人都意識到需要在整個企業(yè)范圍內(nèi)建立一個儲存失敗信息的信息系統(tǒng)。 但是，總會存在一些風(fēng)險，即：有些人會將此視為權(quán)利的喪失。其他人擔(dān)心自己的名字會與失敗聯(lián)系在一起。將該職責(zé)劃歸項目辦公室管理的總體風(fēng)險水平為低或中等水平。 事后分析（項目完成之后的總結(jié)分析） 經(jīng)驗教訓(xùn)的記錄 如果項目知識產(chǎn)權(quán)需要集中匯總在一個地方，則項目辦公室必須形成和掌握事后分析的技能。召開項目完成之后的總結(jié)分析會時，必須考慮四個關(guān)鍵問題： ? 哪些作對了？ ? 哪些做錯了？ ? 可以針對未來提出什么建議？ ? 何時，向誰，如何分發(fā)信息？ 必須 詢問的問題可以參照圖 3 內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。項目的目標(biāo)自上而下確定，而用以評估項目衡量指標(biāo)的事后分析卻按照相反的方向自下而上進(jìn)行。在底層，即基層，從時間、成本、質(zhì)量和范圍角度評估可交付成果。從客戶的角度而言，這些約束條件通常被視為是關(guān)鍵成功因素（ CSF）。 圖 3 每個公司都會針對每層的每項活動形成自己的一套問 題清單，用于識別關(guān)鍵成功因素。例如：關(guān)于時間的關(guān)鍵成功因素，一般會考慮的典型問題包括： ? 進(jìn)度計劃切合實際嗎？ ? 詳細(xì)程度適當(dāng)嗎？ ? 容易按照進(jìn)度計劃衡量績效嗎？ ? 容易進(jìn)行監(jiān)測跟蹤嗎？ 圖 3 金字塔的第二層包含的是關(guān)鍵績效指標(biāo)（ KPI），這些指標(biāo)是公司內(nèi)部共享的信息，能夠幫助公司在糾正錯誤的同時最大程度獲取正確程序的收益。 KPI 是公司內(nèi)部的最好實踐做法，能夠幫助公司實現(xiàn)關(guān)鍵成功因素。成功一般從 CSF 和 KPI兩個角度界定。 圖 3 金字塔的第三層是業(yè)務(wù)單位的 評估。該評估過程著重兩個層面：客戶滿意度和未來的業(yè)務(wù)機(jī)會。 真正失敗的項目是我們從中未獲得任何收獲的項目。與成功項目相比，企業(yè)也可以從失敗項目上學(xué)到同樣多的東西，甚至更多。因此，在項目完成之后的金字塔分析中應(yīng)該既包括好消息也包括壞消息。 另外，失敗信息的記錄工作可能會受到抵制，特別是在公司將失敗與特定人員聯(lián)系在一起的情況下（無論是以正式的方式還是非正式的方式）。此處涉及的風(fēng)險水平為低至中等水平。 項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃 (連載五 ) 信息分發(fā) 許多公司都面臨的一個普遍問題是如何確保 關(guān)鍵信息（例如： KPI 和 CSF）在公司內(nèi)部為人所知。信息共享的一種方式是通過以局域網(wǎng)為依托的經(jīng)驗教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)。然而，更好的一種方法是在每個項目完成之后由項目辦公室牽頭準(zhǔn)備經(jīng)驗教訓(xùn)案例分析。這些案例分析可以用作未來培訓(xùn)的資料并以局域網(wǎng)為依托實現(xiàn)共享。 在此可以舉例說明。一個公司執(zhí)行的一個項目十分成功。在項目結(jié)束之后，項目團(tuán)隊向管理層作了總結(jié)匯報。公司在項目中使用的多個制造工藝取得了重大突破，高層管理層希望確保這些新知識也能夠被所有其他部門借用。 當(dāng)時決定解散項目團(tuán)隊并將人員重新分配到組織的各 個部門。 6 個月之后，發(fā)現(xiàn)原上述團(tuán)隊成員向其它部門傳授的知識微乎其微。最后，又將這些人員匯集在一起，要求他們起草一份經(jīng)驗教訓(xùn)案例分析，以便用于項目管理培訓(xùn)課程。 雖然這種方法十分有效，但是，也會存在不利的后果，會使該方法很難執(zhí)行。另外一個公司也采用了必須準(zhǔn)備經(jīng)驗教訓(xùn)案例分析的方法。雖然它們執(zhí)行的一個項目最終結(jié)果很成功，但是在項目執(zhí)行期間由于缺乏風(fēng)險管理知識和決策不力，犯了幾個嚴(yán)重錯誤。在項目辦公室準(zhǔn)備案例分析資料時，考慮到經(jīng)驗教訓(xùn)案例分析內(nèi)不僅僅要包括成功因素而且也要包括失敗因素，所以案例分析內(nèi)包括了 所有信息。 雖然已經(jīng)采取措施隱瞞了出錯人員的名字，但是，企業(yè)內(nèi)部每個人都知道誰在項目上工作過，并且最終還是掌握了出錯人員是誰。參與項目的幾名員工針對這些信息的披露向高層管理層提出了投訴。之后，企業(yè)從培訓(xùn)課程中取消了這個案例分析的內(nèi)容。在吸取教訓(xùn)的同時又能保護(hù)相關(guān)人員不受攻擊，這需要一個企業(yè)具有強(qiáng)有力的企業(yè)文化。項目辦公室執(zhí)行此項職責(zé)的風(fēng)險水平為中等至高風(fēng)險水平。 指導(dǎo) 項目管理指導(dǎo)工作是一項關(guān)鍵的項目辦公室活動。多數(shù)人似乎都認(rèn)為項目管理的最好培訓(xùn)方法是通過在職培訓(xùn)。其中一種方法是安排 一個沒有經(jīng)驗的項目經(jīng)理在經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理的直接指導(dǎo)下工作（特別是在大型項目上）。如果公司的大型項目不是很多，這種方法可能會使公司付出很大的代價。