【正文】 成功物業(yè)管理人！』 第 11 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 二、 請(qǐng)示報(bào)告制度 為規(guī)范公司請(qǐng)示、報(bào)告制度，保證公司的正常運(yùn)作，特制定如下規(guī)定。 第一條 請(qǐng)示是指向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位請(qǐng)求答復(fù)、詢問及審核事項(xiàng)。 報(bào)告是指向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、說明問題。 第二條 具有下列情況之一的，必須請(qǐng)示： 1．涉及公司原則和全局性的重要事項(xiàng)； 2．雖屬各部門、管理處職責(zé)范圍內(nèi)的問題，但本部門、管理處確實(shí)無法解決或難以解決，需上級(jí)指示的事項(xiàng)； 3．承辦部門或承辦人在經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批示事 項(xiàng)的過程中，遇到問題或執(zhí)行有困難的； 4．員工因業(yè)務(wù)需要必須外出。參加學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及辦理有關(guān)事務(wù)的； 5．凡購(gòu)買大件物品，經(jīng)費(fèi)開支超過 500 元。 第三條 具有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)報(bào)告： 1．涉及各部門、管理處專項(xiàng)業(yè)務(wù)問題； 2．領(lǐng)導(dǎo)批示處理文件的結(jié)果； 第四條 請(qǐng)示、報(bào)告程序 1．按分工負(fù)責(zé)的原則逐級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告，即下一級(jí)向上一級(jí)直接請(qǐng)示、報(bào)告；非特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告； 2．承辦公司領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)時(shí)，直接向批示者請(qǐng)示； 3．如情 況緊急或遇重大事項(xiàng)、特殊情況而上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不在，可越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告。 第五條 請(qǐng)示、報(bào)告可用口頭或書面方式 （附上《公司呈批單》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批） ，越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告的必須用書面形式。 第六條 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)下一級(jí)的請(qǐng)示予以答復(fù) （一般使用《公司文件承辦單》予以答復(fù)，總經(jīng)理審批答復(fù)文件使用《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》） ，如不屬職權(quán)范圍內(nèi) 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 12 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 的，應(yīng)在接到請(qǐng)示后一天內(nèi)轉(zhuǎn)呈其上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)，上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接到下一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈來的請(qǐng)示，應(yīng)在三天內(nèi)予以明確答復(fù)。 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示或轉(zhuǎn)呈的請(qǐng)示答復(fù)有困難的，應(yīng)及時(shí) 請(qǐng)示其上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作出處理意見。 第七條 下級(jí)接到上級(jí)的批復(fù)后，應(yīng)在三天內(nèi)完成相應(yīng)工作，并報(bào)告結(jié)果 （總經(jīng)理審批答復(fù)的文件使用《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》） 。如有困難的 ,應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)再請(qǐng)示，以保證工作的順利完成。 第八條 如發(fā)現(xiàn)下級(jí)工作報(bào)告中存在不足，應(yīng)及時(shí)指正，并責(zé)成下級(jí)迅速改正。 附：《公司呈批單》 《公司文件承辦單》 《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》 三、 公文管理規(guī)定 為 規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作 ，特制定本規(guī)定。 第一條 職責(zé)： 1. 總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有文件審批。 2. 行政人事部經(jīng)理 負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。 3. 行政人事部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審閱。 4. 行政人事部助理 負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 5. 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。 6. 管理處 經(jīng)理 負(fù)責(zé)管理處文件復(fù)核。 7. 管理處客服 助理負(fù)責(zé)管理處文件的打印及文號(hào)的管理工作。 第二條 程序要點(diǎn) 1. 公文格式 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 13 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 公文種類： A) 按《國(guó)家行政公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、令，決定，公告、通告，通知，通報(bào)，議案，請(qǐng)示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要； B) 根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引入以下文件類別： —— 上行文：請(qǐng)示，報(bào)告 ，總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)； —— 平行文：函，會(huì)議紀(jì)要。 文件標(biāo)題： A) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則； B) 公司內(nèi)部文件統(tǒng)一使用帶公司名稱的信箋紙打?。▽?duì)外文件除外）。 C) 標(biāo)題統(tǒng)一使用 二 號(hào)黑體字，放在公司名稱橫線以下，文號(hào)上方居中位置。 發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容： A) 根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)； B) 物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定： —— 發(fā)文文號(hào)： XX（字） XX 發(fā) [XXXXXXXX] XXX 號(hào) 文件序號(hào)（每年由 001 開始編號(hào)） 發(fā)文日期，前四位為年份 公司代號(hào) 公司及管理處簡(jiǎn)稱 如： 仁和（字） 物發(fā) [20210930]016 號(hào)，是 指仁和 物業(yè)管理有限公司 2021 年 9 月30 日所發(fā)的公司第 16 個(gè)文件； 國(guó)土（字） 物管發(fā) [20210506]026 號(hào)，是指 國(guó)土 家園 物 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 14 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 業(yè)管理處 2021 年 5 月 6 日所發(fā)的管理處第 26 號(hào)文件。 C) 文號(hào)統(tǒng)一使用小 4 號(hào)楷體字，放在文件標(biāo)題下一行的居中位置； D) 公司文號(hào)由 行政人事部 助理統(tǒng)一管理，管理處文號(hào)由 管理處 服務(wù)助理統(tǒng)一管理； E) 發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。 秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： A) 普通文件不加注明； B) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； C) 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； D) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2 號(hào)宋體字。 主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)： A) 應(yīng)放在文號(hào)下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號(hào)”； B) 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號(hào)”隔開； C) 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4 號(hào)或小 4 號(hào)楷體 字。 正文 是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚： A) 正文文字一律至左而右橫排； B) 要合理的劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開頭空兩個(gè)字； C) 正文字體與主 送機(jī)關(guān)保持一致 ； D）頁(yè)面設(shè)置采取統(tǒng)一格式：頁(yè)面距一般統(tǒng)一控制為 2 厘米，頁(yè)眉頁(yè)腳控制為 1 厘米。 附件 通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料： 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 15 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) A) 如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件： XXX”字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào) 3??末尾用分號(hào)，最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無附件的，無須注明； B) 要寫明附件的全稱； C) 附件字體與正文相同。 落款 指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： A) 落款一般 放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置； B) 如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“（此頁(yè)無正文）”字樣； C) 落款字體與正文相同。 日期： A) 一般應(yīng)寫發(fā)文日期； B) 會(huì)議通過的文件應(yīng)寫會(huì)議通過的日期； C) 重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期； D) 日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。 蓋章 是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章（單位經(jīng)理署名除外）： A) 蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行，由管 理印章的工作人員經(jīng)手并登記； B) 印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。 公文文尾。指落款以下的頁(yè)面部分，位于末頁(yè)下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容： A) 公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別； 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 16 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) B) 公文文尾字體與正文相同，另行頂格； C) 抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)； D) 打印時(shí)間指打印的時(shí)間，打印機(jī)關(guān)和打印時(shí)間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭 搖相呼應(yīng)； E) 打印份數(shù)指的是打印的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。 2. 發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作： 交擬或擬議：經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員； A) 擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思： —— 深入領(lǐng)會(huì)意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì)； —— 注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料； —— 安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架； —— 如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自作主。 撰寫和審核（正規(guī)文件須打 印，一般情況下，有管理部或服務(wù)助理負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對(duì)）： A) 擬稿人在擬議得基礎(chǔ)上，按照擬議得設(shè)計(jì)撰寫文稿，撰寫時(shí)應(yīng)注意： —— 不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背； —— 把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法； —— 堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。 B) 交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核： 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 17 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) —— 審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法； —— 所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行； —— 所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)； —— 主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)； —— 文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語(yǔ)是否正確。 C) 行政人事部主管 和管理處 經(jīng)理 審核文件以下內(nèi)容： —— 文稿體式和格式是否完備、規(guī)范； —— 所用文種和名義是否恰當(dāng)； —— 文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng)； —— 文件表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報(bào)總經(jīng)理審批；不符合的退回?cái)M稿部門。 簽發(fā)：總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是的擬寫批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還 行政人事部 或管理處重新撰寫。 蓋章和發(fā)放： A) 蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的 意見加?。? —— 總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章； —— 蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章； —— 須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特殊約定的按約定處理）； —— 對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。 B) 發(fā)放。發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要迅速、準(zhǔn)確、安全： —— 發(fā)文登記：由文件管理人員將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)放范圍（包括：主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門）填寫《發(fā)放記錄》； 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 18 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) —— 采用快捷方式發(fā)放文件，并落實(shí) 收 到情況； —— 將發(fā)放情況記錄在《發(fā)放記錄》中； —— 次年 2 月底將當(dāng)年的《發(fā)放記錄》與所發(fā)文 件底稿移交檔案室保管； —— 重要文件接收方需簽收。 3. 收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。 收拆 指文書的收進(jìn)和拆封： A) 公司 行政人事部 或管理處 客戶服務(wù) 部為收拆工作的主要部門； B) 凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或管理部收訖的文件由管理部拆封；寫明由管理處或 客戶服務(wù) 部收訖的由 客戶服務(wù) 部拆封；寫明為具體部門或具體人收訖的信，由收信部門 /人拆封，拆封時(shí)應(yīng)注意： —— 檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時(shí)處理； —— 取凈封內(nèi)文件及附件，注意保持信封和文件的完 好； —— 急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門主管拆信。 登記： A) 凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文，都要登記； B) 以下文件無須進(jìn)行登記： —— 各種無機(jī)密性的出版物 —— 一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料； —— 告之性的廣告； —— 事務(wù)性的便函等。 C) 文書管理人員將文件登記在《收文記錄》內(nèi)。 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松龀晒ξ飿I(yè)管理人！』 第 19 頁(yè)，共 53 頁(yè) 中國(guó)物業(yè)服務(wù)教育網(wǎng) 第三條 相關(guān)文件與記錄 《發(fā)放記錄》 《收文記錄》 《發(fā)文審批表》 四、 印章管理規(guī)定 為了加強(qiáng)印章管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，明確印章的使用范圍、使用權(quán) 限及有關(guān)責(zé)任，特制定本規(guī)定。 （一）印章管理范圍 第一條 本文所指印章包括公司的公章、合同專用章、管理處專用章、財(cái)務(wù)專用章、銀行留用負(fù)責(zé)人印鑒等。 （二）印章的保管 第二條 公司公章、合同專用章由 行政人事部主管 或指定專人負(fù)責(zé)保管； 部門專用章、管理處專用章由各部門負(fù)責(zé)人、管理處主任保管；銀行留用負(fù)責(zé)人印章由出納保管。 第三條 各種公章印鑒由保管人員簽收，保管人必須妥善保管，如有遺失，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登報(bào)聲明作廢。若因此而導(dǎo)